Incasseren: een kwestie van overzicht!

Incasso's uitvoeren is belangrijk voor elke onderneming, maar het kan een uitdaging zijn. Gelukkig is het mogelijk om incasso's efficiënt en effectief uit te voeren. Lees hier hoe je incasso's kunt stroomlijnen en verbeteren.

Het enige wat je hiervoor moet doen, is zorgen dat je klant een machtiging afgeeft. Hiermee geeft hij jou toestemming om factuurbedragen zelf af te schrijven van de rekening van je klant. Dit afschrijven gebeurt op een door jouzelf gekozen moment. Je weet dus precies wanneer je kunt beschikken over welk bedrag.

Voor je onderneming is het belangrijk dat je klanten hun facturen betalen en het liefst op tijd ook. De inkomende geldstroom van je klanten moet, als het even kan, gelijklopen met je uitgaande geldstroom. Je zult immers ook de rekeningen van je leveranciers op tijd moeten voldoen. Je maakt hiervoor gebruik van automatische incasso's en dat is makkelijker dan je denkt.

Volledige zekerheid… of toch niet?

Een goed debiteurenbeheer is van levensbelang voor je bedrijf. Hoewel je met het automatisch incasseren van facturen al veel meer zekerheid creëert, is het nog geen feilloze manier om je geld binnen te krijgen.

Wel als je werkt met een zakelijk incassocontract. Dan is de keten eigenlijk direct rond. Je zakelijke klant geeft je een machtiging en meldt dit bij de bank. Daarna kan het bedrag worden geïncasseerd en weet je zeker dat je het binnen hebt. Maar ja, voor particuliere klanten gebruik je een standaard incassocontract en dan gaat die vlieger niet op.

Bij een standaard incassocontract heeft de klant de mogelijkheid om binnen 56 dagen te storneren. Zonder opgaaf van reden kan je klant de bank opdracht geven het door jou geïncasseerde bedrag terug te halen. Bovendien wordt de bank niet ingelicht over de verstrekte machtiging. Dit heeft tot gevolg dat er nog legio andere redenen zijn waarom een bedrag niet geïncasseerd kan worden. Het IBAN van de klant kan fout zijn, een rekening kan zijn opgeheven of er is niet voldoende saldo om te kunnen incasseren.
Incasseren geeft nog geen 100% zekerheid dat je je geld ontvangt. Je kunt er wél voor zorgen dat het aantal storno’s zo klein mogelijk blijft. En dat bereik je met goed overzicht en adequaat debiteurenbeheer.

Overzicht in SnelStart

Na het verwerken van een incasso-opdracht ontvang je het volledige bedrag in één keer op je rekening. Daarna worden alle incasso’s die niet gelukt zijn weer afzonderlijk van je rekening afgeschreven. Op je bankafschrift, maar ook in afschriftbestanden in MT940 structured- en CAMT-formaat, wordt met een afkeurcode aangegeven waarom deze incasso niet is gelukt.

Vanaf het pakket inKaart maakt SnelStart handig gebruik van deze afkeurcodes om het broodnodige overzicht te verschaffen. Hoe gaat dit in zijn werk?

In SnelStart maak je eerst een incasso-opdracht met facturen van klanten die jou gemachtigd hebben. Die incasso-opdracht stuur je naar de bank om hem te laten verwerken. Als het geld is bijgeschreven, download je een afschriftbestand bij je bank en laat dit door SnelStart verwerken. Maar wat gebeurt er daarna?

1Machtigingshistorie wordt bijgewerkt

Als je van een klant een incassomachtiging hebt ontvangen, dan voer je deze in op de klantenkaart. Op dat moment is de historie nog leeg. Elke factuur voor deze klant waarvan de incasso niet gelukt is, wordt vermeld in de machtigingshistorie. Zo zie je precies hoe vaak bij deze klant incasso’s niet gelukt zijn en, misschien nog wel belangrijker, waarom ze niet gelukt zijn.

2Helder overzicht bij het incasseren van nieuwe facturen
Naast het bijwerken van de incassohistorie wordt bij het mislukken van een incasso ook de machtiging op de achtergrond gemarkeerd. Zodra je een incasso-opdracht met nieuwe facturen vult, dan geeft SnelStart automatisch alle facturen die onder zo’n gemarkeerde machtiging vallen een rode kleur. Je ziet dus in één oogopslag bij welke klanten de vorige incasso is mislukt.

Omdat ook de reden van afkeuren wordt vermeld, kun je direct actie ondernemen. Als de vorige incasso is afgewezen omdat het IBAN niet klopte, dan zal een nieuwe incasso ook niet lukken. Deze factuur kun je dus uit de opdracht verwijderen en pas opnieuw aanbieden als je hebt geïnformeerd naar het juiste IBAN en een nieuwe machtiging heeft doorgevoerd.

Zodra je een factuur, die onder een gemarkeerde machtiging valt, daadwerkelijk klaarzet in een incasso-opdracht, dan wordt de markering op de machtiging weer gewist.

3Gestorneerde facturen simpel opnieuw klaarzetten
Tenslotte krijgt elke factuur die niet geïncasseerd kon worden ook een markering. Bij het maken van een nieuwe incasso-opdracht kunnen alle facturen met deze markering in één keer opnieuw worden toegevoegd.

Ontdek of SnelStart ook voor jou het hulpmiddel is voor een beter debiteurenbeheer.

Werk je nog met het juiste SnelStart-pakket?

Check met een ervaren productspecialist of je SnelStart-pakket nog past bij je administratie. Plan je gesprek en laat je gratis en vrijblijvend adviseren.