Incasseren: een kwestie van overzicht!

door: Marco Hage op: 2 juni 2015

Incasseren: een kwestie van overzicht!
Incasseren: een kwestie van onverzicht!

Een goed debiteurenbeheer is van levensbelang voor uw bedrijf. Ik denk dat ik daarmee de ondernemers in hart en nieren niets nieuws vertel. De inkomende geldstroom van uw klanten moet, als het even kan, gelijklopen met uw uitgaande. U zult immers ook de rekeningen van uw leveranciers op tijd moeten voldoen. Het is dus van belang dat uw klanten hun facturen betalen en liefst nog een beetje op tijd ook.

Een goede manier om te zorgen dat uw facturen op tijd worden betaald, is gebruik te maken van automatische incasso’s. Het enige wat u hiervoor moet doen, is zorgen dat uw klant een machtiging afgeeft. Hiermee geeft hij u toestemming om factuurbedragen zelf af te schrijven van de rekening van uw klant. Dit afschrijven gebeurt op een door uzelf gekozen moment. U weet dus precies wanneer u kunt beschikken over welk bedrag.

Volledige zekerheid… of toch niet?

Hoewel u met het automatisch incasseren van facturen al veel meer zekerheid creëert, is het nog geen feilloze manier om uw geld binnen te krijgen.

Wel als u werkt met een zakelijk incassocontract. Dan is de keten eigenlijk direct rond. Uw zakelijke klant geeft u een machtiging en meldt dit bij de bank. Daarna kan het bedrag worden geïncasseerd en weet u zeker dat u het binnen heeft. Maar ja, voor particuliere klanten gebruikt u een standaard incassocontract en dan gaat die vlieger niet op.

Bij een standaard incassocontract heeft de klant de mogelijkheid om binnen 56 dagen te storneren. Zonder opgaaf van reden kan uw klant de bank opdracht geven het door u geïncasseerde bedrag terug te halen. Bovendien wordt de bank niet ingelicht over de verstrekte machtiging. Dit heeft tot gevolgd dat er nog legio andere redenen zijn waarom een bedrag niet geïncasseerd kan worden. Het IBAN van de klant kan fout zijn, een rekening kan zijn opgeheven of er is niet voldoende saldo om te kunnen incasseren.

U voelt inmiddels de bui al hangen natuurlijk. Incasseren geeft nog geen 100% zekerheid dat u uw geld ontvangt. U kunt er echter wel voor zorgen dat het aantal storno’s zo klein mogelijk blijft. En dat bereikt u met goed overzicht en adequaat debiteurenbeheer.

Overzicht in SnelStart

Na het verwerken van een incasso-opdracht ontvangt u het volledige bedrag in een keer op uw rekening. Daarna worden alle incasso’s die niet gelukt zijn weer afzonderlijk van uw rekening afgeschreven. Op uw bankafschrift, maar ook in afschriftbestanden in MT940 structured- en CAMT-formaat, wordt met een afkeurcode aangegeven waarom deze incasso niet is gelukt. Vanaf het pakket inKaart maakt SnelStart handig gebruik van deze afkeurcodes om het broodnodige overzicht te verschaffen. Hoe gaat dit in zijn werk?

Het spreekt voor zich dat u in SnelStart eerst een incasso-opdracht maakt met facturen van klanten die u gemachtigd hebben. Die incasso-opdracht stuurt u naar de bank om hem te laten verwerken. Als het geld is bijgeschreven downloadt u een afschriftbestand bij uw bank en laat dit door SnelStart verwerken. Maar wat gebeurt er daarna?

1Machtigingshistorie wordt bijgewerkt

Als u van een klant een incassomachtiging heeft ontvangen, dan voert u deze in op de klantenkaart. Op dat moment is de historie nog leeg. Elke factuur voor deze klant waarvan de incasso niet gelukt is, wordt vermeld in de machtigingshistorie. Zo ziet u precies hoe vaak bij deze klant incasso’s niet gelukt zijn en, misschien nog wel belangrijker, waarom ze niet gelukt zijn.

2Helder overzicht bij het incasseren van nieuwe facturen
Naast het bijwerken van de incassohistorie wordt bij het mislukken van een incasso ook de machtiging op de achtergrond gemarkeerd. Zodra u een incasso-opdracht met nieuwe facturen vult, dan geeft SnelStart automatisch alle facturen die onder zo’n gemarkeerde machtiging vallen een rode kleur. U ziet dus in één oogopslag bij welke klanten de vorige incasso is mislukt.

Omdat ook de reden van afkeuren wordt vermeld, kunt u direct actie ondernemen. Als de vorige incasso is afgewezen omdat het IBAN niet klopte, dan zal een nieuwe incasso ook niet lukken. Deze factuur kunt u dus uit de opdracht verwijderen en pas opnieuw aanbieden als u heeft geïnformeerd naar het juiste IBAN en een nieuwe machtiging heeft doorgevoerd.

Zodra u een factuur, die onder een gemarkeerde machtiging valt, daadwerkelijk klaarzet in een incasso-opdracht, dan wordt de markering op de machtiging weer gewist.

3Gestorneerde facturen simpel opnieuw klaarzetten
Tenslotte krijgt elke factuur die niet geïncasseerd kon worden ook een markering. Bij het maken van een nieuwe incasso-opdracht kunnen alle facturen met deze markering in één keer opnieuw worden toegevoegd.

Het mag duidelijk zijn dat we allemaal streven naar een ideale wereld, waarin iedereen netjes op tijd zijn facturen betaalt. Of dat ideaal ooit bereikt wordt? Persoonlijk denk ik van niet, maar tot die tijd kunnen we met de juiste hulpmiddelen wel tot een, voor onszelf, acceptabel compromis komen. Wellicht dat SnelStart voor u het hulpmiddel is voor een beter debiteurenbeheer.

Bent u nog geen klant van SnelStart, maar wel nieuwsgierig? U kunt het gemak van SnelStart 30 dagen gratis uitproberen!

Probeer SnelStart 30 dagen gratis


Dit blog is geschreven door Marco Hage, Kennisbeheerder bij SnelStart

Volg Marco op social media!