Webshop administratie? Zo voorkom je fouten in de boekhouding

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 8 maart 2021

Zo voorkom je fouten in de boekhouding van webshops | SnelStart

Een webshop zorgt voor een meer complexe administratie. En ondernemers die liever ondernemen dan zich bezighouden met hun boekhouding, raffelen de administratie soms af. Dan krijg je als boekhouder of accountant een administratie aangeleverd met veel fouten erin, die je vervolgens weer moet rechttrekken.

Door de administratie te automatiseren kun je veel fouten voorkomen. Hoe kun je jouw klanten met een webwinkel helpen om hun administratie meer te automatiseren?

Stap 1: Vertel klanten over de voordelen

Er zijn verschillende softwarepakketten beschikbaar waarmee je een webwinkel koppelt aan een boekhoudpakket zoals SnelStart. Ondanks alle voordelen die zo’n koppeling met zich meebrengt, zijn er nog heel veel ondernemers die er geen gebruik van maken. Met de onderstaande voordelen overtuig je jouw klanten om hun boekhouding te koppelen aan hun webshop:

Foutloos webshopbestellingen en –gegevens verwerken

Klant-, artikel- en ordergegevens hoef je niet langer over te typen. Dat bespaart tijd en voorkomt dat de ondernemer en zijn klanten voor vervelende verassingen komen te staan als er verkeerde klant- of ordergegevens worden doorgevoerd. Als na de bestelling de betaling binnenkomt, gaat de software automatisch op zoek naar de bijbehorende online verkoop.

De webshop geeft actuele voorraden weer

Bestellingen in de webshop worden direct ingeboekt in de administratie. Ook als de ondernemer meer webwinkels runt of daarnaast één of meerdere fysieke winkels heeft, worden alle voorraden op één plek in de administratie bijgehouden. Zo verkoop je geen producten die je niet kunt leveren. Omdat alle voorraden real-time worden bijgewerkt, kan de webshop steeds de actuele voorraden tonen. Daarnaast ziet de ondernemer ook direct welke producten hij moet inkopen.

Houd artikelcodes automatisch up-to-date

Stuurt de ondernemer de facturen vanuit de boekhouding en staan de bestelde artikelen nog niet in zijn administratie? Dan worden deze automatisch aangemaakt inclusief alle belangrijke informatie, zoals klantgegevens, artikelen, omschrijvingen, status van de order, verzendadressen en opmerkingen. Zo blijft de boekhouding altijd up-to-date.

Up-to-date cijfers en financieel inzicht

In de webshop kun je zien hoeveel verkopen er hebben plaatsgevonden, maar niet wat de winst is en welke producten het beste lopen. Als de webshop bestelling direct verwerkt wordt tot een order in de administratie, dan kun je deze informatie wel real-time volgen. Je ziet elke dag wat de winst is, hoeveel marge er is gedraaid en welke producten goed of minder goed lopen.

Eenvoudiger btw- en ICP-aangifte doen

Verkoopt je klant ook buiten Nederland? De koppeling tussen de webshop en de boekhouding zorgt voor boekingen op de juiste grootboekrekeningen waarbij de correcte btw-codes worden gebruikt. In een boekhoudprogramma zoals SnelStart valideer je bovendien eenvoudig het btw-nummer wanneer het om business -to -business verkopen gaat.

Nadat de btw goed is ingesteld, wordt deze automatisch correct verwerkt bij bestellingen met korting en bij verzendkosten. Dit maakt het doen van btw- en ICP-aangifte weer een stukje gemakkelijker.

Overal toegang tot de administratie

Bij SnelStart staan online administraties veilig in de cloud. De gegevens zijn opgeslagen op een beveiligde server in een Nederlands datacenter van Microsoft. Bij een online administratie loop je daardoor niet langer het risico je gegevens te verliezen door bijvoorbeeld brand of diefstal. Iedere dag worden back-ups in het datacenter gemaakt. De ondernemer kan bovendien altijd en overal ter wereld bij zijn boekhouding en kan eenvoudig online samenwerken met zijn boekhouder of accountant.

Stap 2: Help je klanten de boekhouding aan de webshop te koppelen

Wil je klant zijn webshop graag koppelen met de boekhouding? Dan kan hij jouw hulp en advies daar goed bij gebruiken. Denk hierbij aan:

Verwerken van online betalingen

In webwinkels worden aankopen online betaald via Payment Service Providers, zoals bijvoorbeeld Mollie. Payment Service Providers maken deze betalingen aan het eind van de periode in één keer over naar de klant en houden daar hun kosten op in. Dit moet administratief goed worden verwerkt.

ICP- aangifte en internationale leveringen

Webwinkels zijn vaak internationaal georiënteerd. Zo verkoopt een klant bijvoorbeeld al snel producten in België, daar hoeft hij niet eens de tekst op zijn website voor te vertalen. Dit betekent dat de klant te maken krijgt met ICP -aangifte, internationale leveringen en een andere btw-regelgeving.

Inrichten van btw

In de webwinkel moet de btw goed ingericht worden, ook als het bijvoorbeeld gaat over kortingen en verzendkosten. Er zijn veel verschillende softwarepakketten waarmee je klanten een webwinkel kunnen bouwen, denk bijvoorbeeld aan Magento, Shopify, CCV Shop, WooCommerce en Mijnwebwinkel. En ieder pakket werkt weer net even anders.

SnelStart werkt samen met een aantal koppelingspartners die een SnelStart -administratie aan de meeste webwinkels kan koppelen. Hier vind je een overzicht van de producten van partners (filter links op de pagina op Webshop).

Online samenwerken met je klanten

Je werkt eenvoudig samen met je klanten in SnelStart Accountant, het complete boekhoudprogramma voor iedere boekhouder of accountant. Je werkt samen met klanten op de manier die jij prettig vindt. De ene klant levert zijn hele administratie bij jou aan, terwijl de ander voor een groot deel zelf de boekhouding bijhoudt. Voor elk type klant is er een passend boekhoudpakket in SnelStart. Bepaal samen met je klant hoe jullie de administratie verdelen.

Gebruik je nog geen SnelStart? Hier vind je meer informatie over het pakket Accountant.

Pakketkeuze: voor iedere ondernemer een passend pakket

Hier vind je meer informatie over de functionaliteiten van de verschillende SnelStart-pakketten. Deze informatie helpt je om het juiste pakket voor iedere ondernemer te kiezen.

Heeft je klant een webshop en wil hij de voorraden volledig via de boekhouding beheren? Wil hij werken met deelleveringen en backorders als producten niet op voorraad zijn? Dan raden we het pakket inControle aan, het meest uitgebreide boekhoudpakket van SnelStart. Je klant bestelt inControle via een van onze implementatiepartners. Zij helpen de administratie op de juiste manier in te richten en te koppelen aan de bedrijfsprocessen. Vaak ben je als accountant hier nauw bij betrokken. Hier vind je meer informatie over de implementatiepartners.

Jij kunt je klant helpen door samen de gewenste integraties in kaart te brengen tussen de boekhouding en andere software die te maken heeft met bedrijfsprocessen. Je brengt je klant in contact met een SnelStart implementatiepartner die kan helpen bij het opzetten van de volledige administratie. Je spreekt vervolgens met je klant af welke administratieve handelingen zij zelf doen en welke werkzaamheden je uit handen kunt nemen.

Informatie voor ondernemers met webshops

Heb je klanten met een webwinkel? We hebben een handig e-book dat je met deze klanten kunt delen. Download het e-book via onderstaande knop.

Dit boekje voor jouw klanten geeft praktische informatie over koppelingen tussen een webwinkel en de boekhouding. Door het automatisch overnemen van data zijn ondernemers minder tijd kwijt en worden gegevens uit de webwinkel goed verwerkt in de administratie. 

In dit e-book vinden jouw klanten antwoorden op de volgende vragen:

  • Waar moet je aan denken bij het opzetten van een webwinkel?
  • Hoe krijg je meer inzicht in de cashflow en resultaten?
  • Wat zijn de 11 grootste voordelen van het koppelen van de webshop aan de boekhouding?
  • Hoe regel je een koppeling tussen de webwinkel en de boekhouding?

    Download het e-book 'Boekhouding voor jouw webwinkel'