RGS: waardevol of nutteloos?

door: Frank Grootemaat op: 20 november 2018 9:30:00 CET

RGS: waardevol of nutteloos?

Heeft het zin om te gaan werken met RGS of niet? Die vraag speelt momenteel nadrukkelijk bij veel administratie- en accountantskantoren. De één ziet het belang van dit schema in, de ander vindt het wellicht overbodig omdat de eigen administratie al naar behoren is ingericht. In dit artikel geven we graag uitleg over nut en noodzaak van het referentie grootboekschema.

Het referentie grootboekschema (RGS) is enkele jaren geleden voortgekomen uit een al langer bestaande wens vanuit de markt om eenvoudiger en transparanter te kunnen rapporteren. Boekhoudingen zijn vaak heel verschillend opgebouwd, wat het maken van rapportages en het uitwisselen van gegevens lastig kan maken.

Opbouw van de administratie

Meestal is het zo dat een boekhouder of accountant het rekeningschema van grootboeken en (sub)rubrieken voor de ondernemer inricht. Vaak is de basis van dit schema gelijk, maar veel administratie- en accountantskantoren kiezen voor een eigen invulling. Ook de ondernemer kan er vervolgens nog een draai aan geven, waardoor er heel veel verschillende schema’s in omloop zijn. Die verschillen kunnen een obstakel zijn bij het delen van informatie. Onhandig, omdat vanuit de boekhoudsoftware regelmatig gegevens worden uitgewisseld met andere softwarepakketten en instanties zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Het is wenselijk om op een eenduidige manier te communiceren. RGS helpt hierbij.

Standaardschema

RGS is een algemene standaard om grootboekrekeningen en (sub)rubrieken in onder te brengen. In RGS staan alle grootboekrekeningen die nodig zijn om te rapporteren aan overheden, banken en andere publieke en private organisaties. Daarnaast zijn er grootboekrekeningen opgenomen die veel gebruikt worden voor interne rapportages. RGS bestaat uit de velden referentiecode, referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving en omslagcode. De kern van RGS is de referentiecode. De referentiecode is een unieke lettercode die is gekoppeld aan een omschrijving.

Vaste codes

Elk onderdeel van de boekhouding krijgt een eigen code. Door te werken met die vaste codes verloopt de gegevensuitwisseling veel makkelijker en efficiënter, omdat een ingewikkelde vertaalslag (nu nog vaak noodzakelijk) achterwege kan blijven. Een kantoor dat met RGS werkt, is in staat om gegevens eenvoudig uit de bronadministratie te halen en te delen met andere systemen of op te nemen in rapportages. Handmatige bewerkingen zijn dan niet meer nodig. Ook maakt werken met RGS het mogelijk om de eigen financiële cijfers op betrouwbare wijze te vergelijken met die van anderen.

Minder tijd, meer efficiency

Hoe meer softwarepakketten RGS ondersteunen, hoe beter de uitwisselbaarheid van gegevens wordt. Een brede implementatie van RGS levert veel gebruiksgemak en een grote tijdsbesparing op. Kort samengevat: werken met RGS verhoogt de kwaliteit van administraties, versnelt en verbetert de rapportages en geeft een ‘boost’ aan de mogelijkheden om gegevens te delen. Kom meer te weten over RGS op referentiegrootboekschema.nl en lees volgende week hoe RGS wordt toegepast door SnelStart.