Aftrekposten: welke kosten mag je zakelijk aftrekken?

Wat bedoelen we met zakelijke kosten en aftrekposten?

De omzet van je bedrijf minus je zakelijke kosten is je winst. Je bedrijf betaalt belasting over die winst. Doordat je zakelijke kosten mag aftrekken van je omzet, wordt je winst lager. Zo betaal je dus minder inkomstenbelasting!

Om dat goed te doen moet je:

Zakelijke kosten of bedrijfskosten zijn kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst zegt: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’. Stel jezelf steeds de vraag: als ik geen bedrijf zou hebben, zou ik deze kosten dan maken?

Voorbeelden van zakelijke kosten zijn je inschrijving bij de KVK, de huur van een bedrijfsruimte en marketingkosten voor je onderneming.

Veel zakelijke kosten mag je rechtstreeks aftrekken van je omzet, maar er zijn ook kosten die je niet in één keer of niet volledig mag opvoeren. Op de site van de Belastingdienst vind je hier meer informatie over. Vraag je accountant of boekhouder om advies en bespreek hoe je deze informatie in je administratie verwerkt.

Tip: Houd je bedrijfskosten en privé-uitgaven goed gescheiden en gebruik een zakelijke rekening.

Mag je alle kosten in één keer aftrekken?

Sommige kosten mag je niet in één keer aftrekken, bijvoorbeeld als je investeert in bedrijfsmiddelen. Je koopt dan machines, een bedrijfswagen of een laptop die je meerdere jaren voor je onderneming gebruikt.

Als je een investering doet van meer dan €450 gaat de Belastingdienst er vanuit dat je het aangekochte bedrijfsmiddel meerdere jaren gebruikt. De kosten verdeel je over de verwachte gebruiksjaren. Je trekt elk jaar een deel af en houdt daarbij ook rekening met de restwaarde. In dit artikel vind je meer informatie over investeren in bedrijfsmiddelen.

In het pakket SnelStart Accountant kan jouw boekhouder of accountant de bedrijfsmiddelen invoeren en de afschrijvingen heel precies berekenen. Zo weet je zeker dat het goed geregeld is.  

Gebruik je sommige spullen zowel zakelijk als privé?

Soms heb je zelf (of een ander, bijvoorbeeld je partner) privé voordeel van bepaalde kosten. Je gebruikt bijvoorbeeld je mobiel niet alleen voor je bedrijf, maar ook privé. In dat geval hebben deze kosten dus een gemengd zakelijk en privékarakter. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Stel dat je jouw telefoon 60% van de tijd privé gebruikt. Je mag dan alleen het zakelijke gedeelte, dus 40% van de abonnementskosten aftrekken. Je moet de verhouding tussen privé- en zakelijk gebruik natuurlijk wel aan kunnen tonen.

Kosten die je niet mag opvoeren

Als het persoonlijke voordeel overheerst, zijn de kosten niet aftrekbaar. De fiscus geeft bijvoorbeeld aan dat het behalen van je rijbewijs, het bezoeken van een kapper en de zorgverzekering niet aftrekbaar zijn. Kleding is alleen aftrekbaar als je deze privé echt niet kunt dragen of wanneer het bedrijfslogo er groot op staat. En wist je dat je verkeersboetes ook niet mag aftrekken? Zelfs niet de boete voor die keer dat je te hard reed om op tijd bij een zakelijke afspraak te zijn. Hier geeft de Belastingdienst een lijst met kosten die je 100%, gedeeltelijk of niet kunt opvoeren.

Je kennis vergroten

Kosten voor bijscholing of vakliteratuur mag je aftrekken. De cursus of vakliteratuur moet wel passen bij het vak dat je uitoefent. Wil je jouw kennis uitbreiden, omdat je in de toekomst wilt veranderen van beroep of functie? Dan zijn dit scholingskosten en deze privé-investering mag je niet aftrekken van de winst. Je mag ze wel opgeven als aftrekpost tijdens je aangifte voor de inkomstenbelasting. Vraag je boekhouder of accountant om advies.

Eten en drinken met een zakenrelatie

Ga je wel eens wat eten of drinken met zakelijke relaties buiten de deur? Deze kosten mag je gedeeltelijk opvoeren. Heb je een eenmanszaak of een VOF? Dan mag je 80% van de kosten voor eten ten drinken opvoeren. BV's mogen 73,5% van deze kosten opgeven als aftrekpost. Je kunt er ook voor kiezen om de kosten voor eten en drinken tot € 4500 niet af te trekken en alle kosten na het bereiken van deze ‘drempel’ voor de volle 100% op te voeren. De praktijk leert echter dat door de hoge drempel de meeste zzp’ers en kleine ondernemers hier niet voor kiezen.

Je auto

Als je voor jouw onderneming in de auto rijdt, maak je zakelijke kilometers en het maakt niet uit of je dat in je privé- of bedrijfsauto doet. Bij een bedrijfsauto mag je alle gemaakte kosten opvoeren. Rijd je in je privéauto? Dan mag je € 0,19 per zakelijke kilometer van de winst aftrekken. De Belastingdienst vertelt je er hier meer over.

Met behulp van een rittenregistratie kun je aantonen hoeveel je zakelijk en privé rijdt. Een rittenregistratie heb je nodig als je een kilometervergoeding wilt claimen voor je zakelijk gebruikte privéauto. Of als je aan wilt tonen dat je minder dan 500 privékilometers in een bedrijfsauto hebt gereden (als je meer privé rijdt, dan betaal je voor een zakelijke auto bijtelling, die bij de winst van jouw bedrijf wordt opgeteld). Je leest er meer over op de site van de Belastingdienst. We raden je aan om te checken met je boekhouder of accountant of je het goed aanpakt.

Als jij als ondernemer iets verkoopt, moet je daar btw over berekenen. Die btw draag je af aan de Belastingdienst. Jouw leveranciers rekenen ook btw over de goederen en diensten die jij inkoopt voor je bedrijf, dit heet de voorbelasting. Die btw voorbelasting mag je meestal aftrekken van de btw die je betaalt.

De goederen of diensten die aan jou geleverd zijn, moeten wel belast zijn met btw (21%, 9% of 0%) en de inkoopfactuur van de leverancier moet aan de eisen voor een btw-factuur voldoen.

De btw voorbelasting over ‘gewone’ zakelijke kosten en de btw over investeringen kun je in één keer aftrekken van de btw die je betaalt. Maar voor kosten met een gemengd karakter gelden andere regels.

Btw bij gemengd zakelijk en privégebruik

Er zijn verschillende mogelijkheden als je spullen gemengd zakelijk en privé gebruikt, zo kun je bijvoorbeeld helemaal geen btw aftrekken, of alleen btw aftrekken voor het gedeelte wat je zakelijk (gaat) gebruiken of alle btw aftrekken en aan het einde van het jaar de btw voor het privégebruik terugbetalen.

Sommige boekhoudprogramma’s, zoals SnelStart, berekenen het te betalen btw-bedrag per jaar voor de goederen die je ook privé gebruikt. Dit komt dan automatisch in je btw-aangifte terecht. Daarnaast moet ook je boekhouding bijgewerkt worden. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie en overleg de btw-privé boekingen altijd met je accountant of je boekhouder. Zij zijn hierin gespecialiseerd.

Deze btw mag je niet aftrekken

Bij bepaalde kosten mag je de btw niet aftrekken, bijvoorbeeld voor eten en drinken in de horeca. Voor die kosten mag je bij de winstberekening de kosten aftrekken inclusief btw. Op deze pagina van de Belastingdienst vind je meer informatie.

Tijd besparen op je boekhouding

Alle uitgaven die je doet voor je bedrijf, of het nu kosten, inkopen of investeringen zijn, verwerk je in je administratie. Een boekhoudprogramma, zoals SnelStart, kan je daarbij veel tijd besparen. In deze artikelen lees je meer over hoe je inkopen verwerkt in SnelStart.

Vraag je accountant of boekhouder om advies en bespreek hoe je informatie over uitgaven in je administratie verwerkt. Ben je op zoek naar een administratie- of accountantskantoor? Hier vind je alle kantoren bij jou in de buurt.

Werk je nog niet met SnelStart? Met SnelStart kun je niet alleen gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen toevoegen aan je boekhouding, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

5 tips voor het bewaren van bonnetjes en inkoopfacturen

Je moet dus voor de Belastingdienst alle bonnen en inkoopfacturen van zakelijke kosten goed bewaren, zodat je kunt bewijzen dat je deze kosten gemaakt hebt.

In dit blog geven we je 5 tips hoe je al je bonnetjes en inkoopfacturen het beste kunt bewaren en bijhouden in je administratie.