5 tips voor het bewaren van bonnetjes en inkoopfacturen

Bonnetjes en inkoopfacturen, best een lastig onderdeel van je administratie, maar ook een belangrijk onderdeel. Alle uitgaven die je doet voor je bedrijf, moeten goed verwerkt worden in je boekhouding. In dit blog lees je waarom je dit doet. Daarnaast geven we je 5 tips hoe je al je bonnetjes en inkoopfacturen het beste kunt bewaren en bijhouden in je administratie.

Waarom moet je al je uitgaven bijhouden?

Voor je onderneming doe je uitgaven. Sommige vallen onder kosten, andere onder inkopen en soms is een uitgave een investering. Wat is nu eigenlijk het verschil?

Inkopen: je koopt iets en verkoopt dat (eventueel na verwerking) door aan je klanten. Bijvoorbeeld grondstoffen of handelsgoederen.
Kosten: alle goederen en diensten die je koopt om zelf te gebruiken in je bedrijf. Denk aan kantoorartikelen, telefoonkosten, reiskosten, de huur van je kantoor en eventueel energiekosten.
Investeringen zijn kosten die je maakt voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Bedrijfsmiddelen zijn bijvoorbeeld machines, computers, een bedrijfswagen of onroerend goed. Je gebruikt ze langere tijd voor je bedrijf.

In je boekhouding gebruik je deze uitgaven voor het berekenen van je resultaat (de winst of het verlies) na afloop van het boekjaar. Aan de hand daarvan reken je uit hoeveel inkomsten- of vennootschapsbelasting je moet betalen. Daarnaast mag je bij de btw-aangifte voor veel uitgaven de betaalde btw terugvragen.

5 tips om bonnetjes en inkoopfacturen te bewaren

Het kost tijd om al je bonnetjes en inkoopfacturen te verzamelen, bewaren en op de juiste manier in je administratie te zetten, maar je bespaart er veel kosten mee. Met deze tips wordt de klus wat gemakkelijker:

1. Kies een vast moment

Stress vlak voor de btw-aangifte, want je kan dat ene bonnetje niet meer vinden.  Of je brengt op het laatste moment alle bonnetjes in een grote tas naar je boekhouder, die ze nog snel moet uitzoeken en invoeren. Sommige bonnetjes zijn inmiddels helemaal vervaagd en je kunt niet goed meer lezen wat erop staat. Je hebt geen idee meer waarvoor ze waren. Herkenbaar?

Laat het je bonnetjes daarom niet tot het laatste moment liggen. Kies een vast moment in de week om alle bonnetjes en inkoopfacturen te verzamelen en te scannen. Bijvoorbeeld op het eind van de vrijdagmiddag. Na een tijdje wordt zo’n moment een gewoonte en gaat het meer ‘vanzelf’. Zo ligt er geen enorme berg bonnetjes op je te wachten vlak voor de btw-aangifte.

2. Check inkoopfacturen en bonnen voldoen aan de factuureisen

De inkoopfacturen en bonnetjes moeten wel voldoen aan de eisen die de Belastingdienst aan facturen stelt. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet kun je de uitgaven niet opnemen in je administratie.

3. Maak een kopie van je bonnetjes

Een bonnetje van het tankstation of de kantoorboekhandel is er eigenlijk niet op gemaakt om lang te bewaren. Na een jaar is de opdruk vaak al zo verbleekt dat je hem niet meer kunt lezen. Maar jij moet van de Belastingdienst je hele administratie, dus ook papieren bonnen, 7 jaar bewaren. Maak daarom een kopie van de bon en bewaar die samen met het originele bonnetje. Wacht er niet te lang mee, dan is het bonnetje nog goed leesbaar.

4. Maak het jezelf gemakkelijk met een boekhoud-app

Sommige boekhoudprogramma’s, zoals SnelStart, hebben een app waarmee je een foto van een bon kunt maken. Die wordt dan bij de boeking in het boekhoudprogramma opgeslagen en dat komt eigenlijk overeen met een kopie. De app ‘leest’ bovendien de bon en neemt automatisch alle informatie over. Je hoeft de informatie alleen nog te controleren en eventueel aan te vullen. Dat scheelt een hoop overtypen. Doordat je bonnen digitaal in je boekhouding staan, voldoe je gemakkelijk aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.

Houdt je accountant of boekhouder je administratie bij en maak je zelf geen boekingen? Op deze manier lever je je bonnetjes ook makkelijk digitaal aan bij je boekhouder of accountant.

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart boek je niet alleen heel gemakkelijk je uitgaven, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

5. Maak goede afspraken met je boekhouder of accountant

Spreek met je accountant of boekhouder af wie de verwerking van je inkopen doet in je boekhouding. Sommige ondernemers leveren alleen alle bonnetjes en inkoopfacturen (digitaal) aan en de accountant of boekhouder houdt de boekhouding bij. Heb je afgesproken dat je zelf de inkopen verwerkt? Dan zet je boekhouder of accountant een administratie met een grootboekrekeningschema voor je op. Hij of zij geeft je instructies waar je welke uitgaven moet boeken en kan je helpen met vragen.

In SnelStart kun je eenvoudig online samenwerken met een accountant of boekhouder. Je spreekt samen af wie wat doet in de administratie en je accountant kijkt over je schouder met je mee.

In minder tijd makkelijk boekhouden?

Het kan met SnelStart. Bekijk nu hoe je in no-time controle over je boekhouding en inzicht in je cijfers krijgt. Ondek welk pakket bij jou past. Bekijk meer
Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud is met de grootste zorg samengesteld.