Niels Hoorn
Geüpdatet: 17 december 2025
Voor veel ondernemers is januari één van de drukste maanden van het jaar. Voor een groot deel door de jaarafsluiting. Of je nu zelf je administratie doet of samenwerkt met een boekhouder: met de 8 concrete stappen in dit blog houd je in januari meer tijd over.
De start van een nieuw jaar is hét moment om de boekhouding van het oude jaar af te ronden en je administratie gereed te maken voor de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Als je in december slim vooruitwerkt, win je in januari tijd, overzicht en rust. Welke van deze stappen pas jij al toe? Eerst leggen we kort uit wat je jaarafsluiting inhoudt.
Wat is een jaarafsluiting en waarom doe je hem?
Voor je belastingaangifte heb je duidelijke cijfers nodig. Denk aan je omzet, winst en banksaldo op 31 december. De jaarafsluiting legt deze cijfers vast. Je sluit het jaar af, zodat je administratie vanaf 1 januari met een schone lei verdergaat.
Ook als je in december bent gestart, hoort hier een volledige afsluiting bij. De Belastingdienst wil altijd kunnen zien wat de stand van zaken was aan het eind van het kalenderjaar. Je bewaart je administratie daarna 7 jaar.
Een jaarafsluiting geeft je ook inzicht. Was 2025 winstgevend? Hoe ontwikkelde je omzet? Zie je seizoenspatronen? Met die inzichten bepaal je je koers voor 2026.
Wie doet de jaarafsluiting?
Een jaarafsluiting is een zorgvuldig proces. Je legt belangrijke financiële cijfers vast en zet de basis voor de aangiften die volgen. Het is belangrijk dat de afsluiting klopt. Kun je dit als ondernemer zelf doen? Ja, als je administratie op orde is en je precies weet wat je moet controleren. Denk aan het verwerken van alle facturen, het bijwerken van je bank, het controleren van je btw-aangiften en het vastleggen van je eindstanden.
Veel ondernemers doen de jaarafsluiting echter samen met hun boekhouder of accountant. Dat is verstandig als je twijfelt, weinig tijd hebt of als er bijzonderheden in je administratie zitten. Je boekhouder kan controleren of alles klopt, voorkomt fouten en zorgt dat je aangiften aansluiten op de cijfers. Werk je al samen? Maak dan duidelijke afspraken over wie welke onderdelen oppakt. Zo voorkom je dubbel werk en heb je zekerheid dat de afsluiting netjes gebeurt.
De 8 voorbereidingsstappen
Boek inkoopfacturen en zakelijke kosten op tijd
De jaarafsluiting geeft inzicht in hoe je bedrijf heeft gepresteerd en vormt de basis voor je aangifte inkomstenbelasting of de vennootschapsbelastingaangifte. Bij de jaarafsluiting zie je precies wat je omzet in het jaar was, hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt en hoe je vermogen zich heeft ontwikkeld. Je maakt eigenlijk een momentopname van de financiële situatie op 31 december: dit is de eindstand van het afgelopen jaar en hiermee begin je op 1 januari het nieuwe boekjaar.
Controleer investeringen (vanaf € 450)
Investeringen schrijf je af over meerdere jaren. Denk aan een laptop, gereedschap, machines of inrichting. Koop je in december een laptop van € 900? Dan moet die worden afgeschreven over meerdere jaren. Door nu al te controleren welke zakelijke aankopen onder investeringen vallen en je bon en specificaties in te scannen, voorkom je correcties achteraf.
Privé betaald? Leg het meteen vast
Betaal je kleine zakelijke kosten soms privé? Je bent niet de enige. En het is ook geen enkel probleem, als je het maar goed vastlegt. Betaal je onderweg even een tankbeurt met je privépas? Upload de bon direct, zodat je boekhouder deze correct kan verwerken. Bonnetje kwijt of twijfel over hoe je dit verwerkt? Je boekhouder kan je hierbij helpen.
Zakelijk en privé gebruik: bepaal de verhouding
Gebruik je spullen zowel privé als zakelijk (bijvoorbeeld je telefoon of laptop)? Dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Stel dat je jouw telefoon 60% van de tijd privé gebruikt, dan mag je alleen het zakelijke gedeelte aftrekken (dus 40% van de abonnementskosten). Je moet de verhouding tussen privé- en zakelijk gebruik natuurlijk wel aan kunnen tonen. Noteer nu al hoe de verhouding ligt, dat scheelt zoekwerk en discussie achteraf.
Je auto: ritten en kosten goed bijhouden
Gebruik je je privéauto zakelijk, dan mag je in € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken. Rijd je 3.000 zakelijke kilometers per jaar? Dan trek je € 690 van je winst af. Een goede rittenregistratie maakt dat eenvoudig én voorkomt fouten bij controle. Rijd je in een zakelijke auto? Zorg dat je kunt aantonen dat je minder dan 500 privékilometers hebt gereden om bijtelling te voorkomen.
Werk alle bankmutaties bij
Controleer of alle bij- en afschrijvingen van het oude jaar verwerkt zijn. Ontving je op 31 december nog een betaling? Die hoort bij 2025. Staat deze nog niet in je administratie? Verwerk hem meteen, dan klopt je jaaromzet. Alles wat je nu al afrondt, scheelt in januari tijd. Een automatische bankkoppeling helpt hierbij: transacties komen dan direct in je administratie binnen en je ziet snel wat nog bijgewerkt moet worden.
Check openstaande verkoopfacturen
Staan alle facturen in je administratie? Kijk ook kritisch naar facturen die mogelijk niet meer worden betaald. Staat een factuur bijvoorbeeld al maanden open en krijg je geen reactie? Overleg met je boekhouder of afboeken nodig is en je de btw mag terugvragen.
Ontvangen subsidies goed verwerken
Heb je subsidie gekregen voor verduurzaming, scholing of groei? Verwerk deze op de juiste manier in je administratie. Een verkeerde verwerking kan je winst en belastingaangifte beïnvloeden. Ontving je bijvoorbeeld subsidie voor zonnepanelen of isolatie? Vaak moet je deels verantwoorden hoe je dit hebt besteed. Leg het daarom meteen vast.
Kleineondernemersregeling (KOR): slim om nú te checken
Het einde van het jaar is een goed moment om te bekijken of de kleineondernemersregeling (KOR) iets voor je is. Blijft je omzet per kalenderjaar onder de 20.000 euro? Dan mag je kiezen voor de KOR. Je rekent dan geen btw aan je klanten, maar krijgt ook geen btw terug op je inkopen.
- Je meldt je uiterlijk 4 weken voor de nieuwe btw-periode aan.
- De regeling geldt een volledige periode en werkt niet terug.
- Kom je boven de omzetgrens? Dan moet je jezelf direct weer aanmelden als btw-plichtig.
In dit artikel van de Belastingdienst lees je meer over de KOR. Twijfel je of het gunstig is? Vraag je boekhouder om advies.
Waarom dit ook belangrijk is als je met een boekhouder werkt
Veel ondernemers denken: “Mijn boekhouder regelt toch alles rondom de administratie en jaarafsluiting?”. Dat kan heel goed kloppen, maar je boekhouder kan alleen goed en snel werken als jij de juiste informatie tijdig aanlevert. Door nu voorwerk te doen, voorkom je (extra) vragen op momenten dat jij én je boekhouder het druk hebben. Bovendien houdt een goede voorbereiding je eigen inzicht scherp: je weet precies hoe je jaar financieel eindigt.
Start fris aan 2026
Een soepele jaarafsluiting begint niet in januari, maar in december. Door nu al kleine stappen te zetten, start je 2026 met overzicht, grip en rust. Met het juiste boekhoudpakket wordt veel werk automatisch voor je gedaan én blijft de jaarafsluiting overzichtelijk en haalbaar.
Werk je al met SnelStart en wil je weten hoe de jaar afsluiting in jouw software werkt? Op deze pagina vind je alle informatie bij elkaar
