Hoe je nooit meer uren aan je webshop-boekhouding besteedt

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 23 maart 2021

Hoe je nooit meer uren aan je webshop-boekhouding besteedt | SnelStart

E-commerce is in het afgelopen jaar enorm gegroeid. Zelfs mensen die vroeger nooit online iets bestelden hebben nu het gemak van online shoppen ontdekt. En fysieke winkels hebben tegenwoordig vaak een webshop ernaast. Maar naarmate de drukte in je digitale winkel toeneemt, wordt het steeds belangrijker om de processen achter de schermen zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Daarom is het handig om je webshop en je boekhouding aan elkaar te koppelen. In dit blog vertellen we je daar meer over.

Voordelen koppelen webwinkel en boekhouding

Ben je veel tijd kwijt aan het overtypen van orders en inboeken van betalingen? En raak je het overzicht kwijt over welke producten nu wel en welke niet goed verkopen? Breekt het zweet je uit als je iets verkocht hebt wat je eigenlijk niet meer op voorraad had? Een koppeling tussen je webwinkel en je boekhoudsoftware scheelt je enorm veel tijd en geeft meer grip op de zaak.

Handmatig gegevens overnemen wordt een vage herinnering

Gegevens in de boekhoudsoftware en webwinkelsoftware worden automatisch gesynchroniseerd. Je hoeft niet langer bestellingen over te typen of klantgegevens in te voeren. Naast dat je veel tijd bespaart, helpt dit ook om typefouten of fouten door een dubbele invoer van gegevens te voorkomen.

Je boekhoudpakket neemt klant- en bestelgegevens over uit de webshop. Zo maak je gemakkelijk de facturen aan. Heb je nieuwe artikelen toegevoegd aan je webshop? Dan worden deze automatisch aangemaakt in je administratie.

Sorry, dat product hebben we niet meer!

Doordat al je voorraden in je boekhouding staan, ‘ziet’ de software van je webshop precies hoeveel producten je nog op voorraad hebt. Ook als je meerdere webwinkels en/of fysieke winkels hebt. Omdat al je voorraden steeds realtime worden bijgewerkt, toont je webwinkel de actuele voorraden. Zo voorkom je dat je producten verkoopt die je niet meer hebt. En je ziet meteen welke producten je moet inkopen.

Show me the money

In de webshop zie je hoeveel producten je verkocht hebt, maar je ziet niet in één oogopslag wat de winst is en welke producten het beste lopen. Door je webwinkel te koppelen aan je boekhouding, zodat elke bestelling direct verwerkt wordt als order in je administratie, krijg je inzicht in hoe je ervoor staat. Zo zie je elke dag wat de winst is, hoeveel marge er is gedraaid en welke producten goed of minder goed lopen.

Is je cashflow een black box?

Cashflow is de Engelse term voor kasstroom. Het is het verschil in geld dat je ontvangt en geld dat je uitgeeft in een bepaalde periode (bijvoorbeeld deze maand).

Stel dat je de laatste twee maanden wat minder verkoopt en er minder geld binnenkomt op je bankrekening. En je moet wel hoge rekeningen betalen, bijvoorbeeld voor de inkoop van producten voor een zomeractie over twee maanden. Dan heb je een negatieve cashflow, waarbij er meer geld uitgaat dan dat er binnenkomt. Als je cashflow niet in orde is, krijg je te maken met betalingsproblemen. Je moet dan geld lenen. Als die situatie te lang duurt, ga je failliet.

Met een koppeling tussen je boekhouding en je webshop zijn je cijfers altijd up-to-date. Zo zorg je dat je cashflow niet langer een black box is, maar dat je precies weet hoe je er financieel voorstaat.

Wil je weten hoe Wendy van Little Trophy dit aanpakte? Je leest het in dit blog.

Katsjing! Eenvoudig betalen via Payment service providers

In de meeste webshops kan de klant direct online betalen via iDEAL, creditcard, PayPal of Afterpay. Payment service providers (PSP) als Mollie, Adyen of Buckaroo hebben hier goedwerkende oplossingen voor. De PSP verzamelt alle betalingen op een tussenrekening. Via je account bij deze provider regel je hoe vaak binnengekomen bedragen aan jou worden uitbetaald. Je ontvangt het totaalbedrag van alle verzamelde betalingen ineens. De kosten voor het gebruik van de service worden daarop ingehouden.

Deze betalingen, die bestaan uit zowel omzet als kosten, kun je heel gemakkelijk verwerken in SnelStart. Je leest er meer over in dit artikel.

Je hoeft het niet helemaal zelf in te regelen

SnelStart werkt samen met een aantal koppelingspartners die een SnelStart-administratie aan andere software koppelen. Hier vind je een overzicht van de producten van partners (om alleen de koppelingspartners voor webshops te zien filter je links op de pagina op Webshop).

Wil je nu graag zo snel mogelijk je webwinkel koppelen aan je boekhouding? Maar heb je geen idee hoe je dit aan moet pakken? Gelukkig hoef je het niet helemaal zelf in te regelen. Je boekhouder of accountant kan je helpen bij het inrichten van je boekhoudpakket en de koppeling. Werk je nog niet samen met een accountants- of administratiekantoor? Zoek met de accountantzoeker een SnelStart-boekhouder of -accountant bij jou in de buurt.

Wil je in je webshop de voorraden volledig via de boekhouding beheren? En wil je werken met deelleveringen en backorders als producten niet op voorraad zijn? Dan raden we het pakket inControle aan, het meest uitgebreide boekhoudpakket van SnelStart. Je bestelt inControle via een van onze implementatiepartners. Zij helpen de administratie op de juiste manier in te richten en te koppelen aan de bedrijfsprocessen. Je accountant of boekhouder is hier nauw bij betrokken. Hier vind je meer informatie over de implementatiepartners.

Meer weten over de boekhouding voor je webshop?

Download het e-book 'Boekhouding voor je webwinkel' via onderstaande knop. Hierin vind je antwoorden op de volgende vragen:

  • Waar moet je aan denken bij het opzetten van een webwinkel?
  • Hoe krijg je meer inzicht in je cashflow en resultaten?
  • Wat zijn de 11 grootste voordelen van het koppelen van je webshop aan je boekhouding?
  • Hoe regel ik een koppeling tussen mijn webwinkel en mijn boekhouding?

Download het e-book 'Boekhouding voor jouw webwinkel'

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel dit artikel met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, raden we je te allen tijde aan om één en ander inhoudelijk met je boekhouder of accountant af te stemmen.