Van black box naar inzicht in je cashflow: een kwestie van de juiste software

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 15 maart 2021

Van black box naar inzicht in je cashflow: een kwestie van de juiste software | SnelStart

Wendy Huijs – Van den Ham startte in 2017 met haar bedrijf Little Trophy. De sjaals en andere ambachtelijke fashion & home accessoires van Little Trophy staan bekend om de unieke, limited-edition designs en de prachtige stoffen, met aandacht voor mens en milieu. Wendy verkocht de producten in verschillende boetieks in Nederland. Ze had ook een webshop, maar daar besteedde ze in eerste instantie nauwelijks aandacht aan. Totdat het coronavirus uitbrak.‘In maart waren mijn verkooppunten dicht. Opeens had ik alleen nog een drie jaar oude webshop waar ik nog nooit echt aandacht aan had besteed.’ Wendy zag nieuwe mogelijkheden en startte met de verkoop van luxe mondkapjes aan consumenten in heel Europa via haar webshop. ‘Ik begon als textieldesigner, maar ben nu ook ondernemer, boekhouder en ICT’er’, lacht ze. Hoe ze dat doet? Dat is een kwestie van de juiste software gebruiken.

Verkoop via boetieks

Wendy kreeg bij de start van haar bedrijf het advies zich te richten op het zoeken van verkooppunten. ‘Ik kreeg vanuit de branche in een coachingstraject over internationaal ondernemen steeds te horen dat ik verkooppunten moest zoeken om mijn naamsbekendheid te vergroten.’ Toch had ze vanaf het begin ook een webshop, omdat ze wel inzag dat verkopen via het web de toekomst zou zijn.

Het bedrijf groeide snel en producten lagen in boetieks in het zuiden en oosten van Nederland, toen door de lockdown de verkooppunten moesten sluiten. Wat nu?

Corona creëerde vraag voor een nieuw product

Kledingbedrijven begonnen met het verkopen van mondkapjes, passend bij de kleding die ze verkochten. Wendy zag kansen: mondkapjes sloten naadloos aan op haar bestaande productportfolio.

In april had ze haar eerste mondkapjes klaar. De stoffen voor de mondkapjes komen uit Nederland en worden gemaakt met aandacht voor mens en milieu. Zo zijn ze vrij van formaldehyde en worden ze bedrukt met inkt op waterbasis. Daarnaast vindt Wendy het belangrijk dat mensen in de kledingindustrie genoeg betaald krijgen voor wat ze doen. Ze wil de wereld een stukje mooier maken en daarom zeker weten dat haar product klopt. ‘Ik noem het pure luxe: mooie stoffen met een goed verhaal, een product met een idee erachter, dat met zorg en aandacht is gemaakt.’

Focus op de webshop

De eerder vergeten webshop vormde nu een cruciale factor in het succes van Little Trophy. ‘Oorspronkelijk was ik van plan om ieder jaar vijf verkooppunten toe te voegen, maar dat heb ik nu volledig losgelaten. De focus ligt nu in de eerste plaats op mijn webshop.’

En die webshop bleek best een hoop werk met zich mee te brengen. Wendy deed alles zelf; van SEO tot productcategorieën aanmaken. ‘Ik moet nadenken hoe mensen zoeken zodat ik mijn webshop logisch inricht. Ik moet bedenken wat mijn klanten willen zien, zodat ik de juiste foto’s kan plaatsen.’

Wendy koos destijds na veel research voor een webshop bij Lightspeed. ‘Ik wil het beste voor mijn klanten, waarom zou ik voor mijn bedrijf zelf met minder genoegen nemen? Het is niet toevallig dat ik voor de webshop ook voor een product van Nederlandse makelij heb gekozen.’

De boekhouding: het grootste pijnpunt

Vóór de coronacrisis werkte Wendy met een boekhouder, aan wie ze de hele verwerking van haar administratie overliet. Ze leverde haar bonnen en facturen aan per e-mail en hoorde vervolgens wat ze aan de Belastingdienst moest betalen. Wendy: ’Het was echt een black box. Ik checkte wel mijn bankafschriften, of alles betaald werd, maar ik had totaal geen controle of overzicht.’

Het ontbrak haar aan inzicht in haar bedrijfsresultaten en zonder real-time cijfers kon ze niet sturen op financiën. Boekhouden was niet haar passie, maar Wendy zag in dat het anders moest. ‘De boekhouding is mijn grootste pijnpunt, maar: nieuw jaar, nieuw begin. Dus sinds januari 2021 gebruik ik SnelStart.’

Het werken met SnelStart geeft Wendy inzicht in haar financiën: “Ik heb meer controle, ik kan dingen terugpakken of nog even herbekijken. Ik moet nog van alles leren hoor, maar ik vind dat een ondernemer ook moet weten wat er financieel speelt en SnelStart geeft me heel precies inzicht in mijn cashflow.”

En dan wordt ze echt enthousiast: “Het is echt heel leuk: ik zie al mijn kas- en bankstromen. Ik zie wat erin komt, wat eruit gaat. Ook heel handig gevisualiseerd met grafiekjes. Een soort Google Analytics voor je financiën zeg maar. En dat is waar ik behoefte aan had: ik weet precies wat er gebeurt.”

Een koppeling tussen de boekhouding en de webshop

De volgende stap is al gezet: het verder automatiseren van de boekhouding door deze te koppelen met de webshop. Lightspeed en SnelStart zijn aan elkaar gekoppeld met een koppeling van een andere Nederlandse partij: Combidesk. ‘Dat werkt als een tierelier! Ik kon de koppeling zelf installeren en alles ging heel smooth: alle facturen van mijn verkopen worden automatisch SnelStart ‘ingeslurpt’. Ik zie gelijk de naam van de consument en het ordernummer staan en de transactie krijgt automatisch het juiste grootboeknummer mee.'

'SnelStart voert dus alle klantgegevens automatisch in op basis van het verkoopformulier in mijn Lightspeedwebshop. Dat scheelt mij een hoop handmatig werk. In SnelStart zie ik ook per klant wat er gekocht is en ik kan zien hoe ‘groot’ die klant is ten opzichte van alle verkopen. Handig, als ik mijn top 10 klanten een presentje wil geven bijvoorbeeld.’

Daarnaast is de administratie, doordat die online staat, altijd en overal toegankelijk. Ook online samenwerken met haar boekhouder is nu heel eenvoudig, de administratie is altijd up-to-date en de boekhouder kijkt op afstand in de administratie mee. De tijdsbesparing en het inzicht in haar cijfers zorgen ervoor dat Wendy de focus kan leggen op de ontwikkeling van nieuwe producten en de webshop, zodat haar bedrijf blijft groeien.

Meer weten over het automatiseren van je administratie?

Gegevens overtypen in je boekhouding kost veel tijd. En een foutje is zo gemaakt. Automatiseer het overnemen van data met koppelingen voor jouw boekhoudpakket. In dit blog lees je er meer over. 

Meer tijd besparen?

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart maak je niet alleen gemakkelijk koppelingen tussen je webshop en je boekhouding in samenwerking met onze softwarepartners, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

Meer weten over de boekhouding voor je webshop?

Download het e-book 'Boekhouding voor je webwinkel' via onderstaande knop. Hierin vind je antwoorden op de volgende vragen:

  • Waar moet je aan denken bij het opzetten van een webwinkel?
  • Hoe krijg je meer inzicht in je cashflow en resultaten?
  • Wat zijn de 11 grootste voordelen van het koppelen van je webshop aan je boekhouding?
  • Hoe regel ik een koppeling tussen mijn webwinkel en mijn boekhouding?

Download het e-book 'Boekhouding voor jouw webwinkel'