Het versturen van facturen en herinneringen, het bijhouden van betalingsregelingen, de correspondentie met klanten via de mail over (openstaande) facturen: het debiteurenbeheer van uw organisatie is een tijdrovende bezigheid, maar wél een hele belangrijke. Niet zelden legt ten minste één medewerker zich volledig toe op het debiteurenbeheer. Maar wist u dat het bijhouden van uw debiteuren ook een stuk eenvoudiger kan? Lees snel verder en ontdek hoe!
Structuur en duidelijkheid
Een gestructureerd en strak debiteurenbeheer is van groot belang voor uw organisatie. Op het moment dat u zich soepel opstelt ten opzichte van (slecht betalende) debiteuren, ervaart de debiteur de noodzaak tot tijdige betaling niet of minder. Een gestructureerd debiteurenbeheer zorgt er dan ook voor dat facturen sneller betaald worden. Daarnaast is het prettig om te weten dat een debiteurentraject voor iedere klant op eenzelfde manier verloopt. Niets is vervelender dan per klant te moeten bijhouden welke afspraken er zijn gemaakt en welk proces is gevolgd.
Voordelen van gestructureerd debiteurenbeheer
Naast noodzaak zijn er ook een aantal voordelen van goed georganiseerd debiteurenbeheer. De voordelen op een rij:
Heldere vervolgstappen voor alle partijen
Doordat bij de administratieafdeling duidelijk is wat er moet gebeuren zijn de vervolgstappen voor zowel klant als medewerker helder. Immers, op het moment dat een klant iedere twee weken een herinnering krijgt van een factuur, dan begrijpt ook hij dat het herinneringsproces een keer ophoudt en dat snel betalen een must is.Geen kostbaar en tijdrovend incassobureau nodig
Als een klant niet betaald wordt de zaak na het herinneringsproces in veel gevallen overgedragen aan een incassobureau. Dat is voor de klant niet prettig, maar ook voor u niet. Het verstoort de relatie met de klant en bovendien is een incassotraject een kostbaar en tijdrovend traject. Een gestructureerd debiteurenproces kan dit voorkomen.Lagere DSO
Om aan te geven hoe lang het gemiddeld duurt om een betaling binnen te krijgen van een verkocht product of verkochte dienst wordt vaak de term DSO (Days Sales Outstanding) gebruikt. Een strak debiteurenbeheer zorgt ervoor dat het aantal dagen dat een factuur openstaat, de DSO, wordt verminderd. Een verlaging van de DSO zorgt vervolgens voor een verhoging van uw liquiditeitspositie, maar ook voor lagere rentekosten en minder afschrijving vanwege onvinbaarheid.
Geautomatiseerd online debiteurenbeheer
We hebben nu gezien dat een strak debiteurenbeheer een must is voor uw onderneming, maar waar moet u beginnen? Gelukkig hoeft u het wiel niet zelf uit te vinden en zijn er bedrijven die uw organisatie kunnen helpen bij een gestructureerd debiteurenbeheer. De software die deze bedrijven aanbieden kunnen u doorgaans veel werk uit handen nemen. Hiermee bespaart u veel tijd, die u vervolgens weer aan uw onderneming kan besteden!
Dat een geautomatiseerd debiteurenbeheer veel oplevert blijkt wel uit een citaat van een gebruiker van Payt,een softwareontwikkelaar gespecialiseerd in het debiteurenbeheer en incassotraject van organisaties.“Voorheen nam het debiteurenbeheer van onze organisatie veel tijd in beslag; we deden alles handmatig. We hielden zelf bij welke klanten hun facturen nog niet hadden voldaan en waar een herinnering naartoe moest” vertelt Ingmar Schakelaar, manager van Bonque. “De koppeling tussen de Payt en ons boekhoudpakket zorgt voor een goede flow in het betalingsproces. Waar er vroeger maar weinig structuur zat in ons debiteurenbeheer, heeft de koppeling ervoor gezorgd dat alle facturen van iedere klant netjes en op eenzelfde manier worden opgevolgd. Een gouden combinatie!”
Start vandaag!
Kortom, een goed georganiseerd debiteurenbeheer helpt uw onderneming verder! Start daarom vandaag nog met het op orde brengen van uw debiteuren en maak handig gebruik van de software die bedrijven als Payt hiervoor aanbieden!
SnelStart en Payt
Via het platform van Payt kunnen organisaties facturen en herinneringen automatisch laten versturen en, indien nodig, vervolgens een incassotraject opstarten. Payt biedt een oplossing van factuur tot aan de deurwaarder. Met de koppeling tussen SnelStart en Payt hebben klanten van SnelStart toegang tot de diensten van Payt, direct vanuit het SnelStart pakket. Hiermee is het mogelijk om de facturen, die vanuit SnelStart zijn verstuurd, automatisch door te zetten naar Payt, waarna er een volledig geautomatiseerd debiteurenbeheer in gang wordt gezet.
Lees hier verder over de ervaringen van Bonque met SnelStart en Payt.
Goed verhaal!