Scan je inkoopfacturen en vermijd administratiestress

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 16 november 2020

Scan je inkoopfacturen en vermijd administratiestress

Ben je een beetje een sloddervos of is je boekhouding netjes up-to-date? Als je aan het eind van de btw-periode nog snel alle bonnetjes bij elkaar moet zoeken, creëer je onnodige stress voor jezelf. Je weet misschien niet eens meer waar ze voor waren. Opeens bedenk je dat je ergens een bonnetje voor had, maar je kunt het nu niet meer vinden. Het lijkt een eindeloze hoeveelheid werk. Of gooi je ’t over de schutting bij je boekhouder?

Vermijd hoge rekeningen van je boekhouder voor het last-minute inboeken van dozen vol bonnetjes. Voorkom administratiestress en doe leukere dingen met je tijd. In een online boekhouding scan je heel gemakkelijk je inkoopfacturen in.

Uploaden, herkennen en klaar

Bonnetjes en inkoopfacturen kun je gemakkelijk uploaden in je online SnelStart administratie. Dat doe je door een foto van een bonnetje te maken met de SnelStart app of door digitale bestanden vanuit je computer of telefoon aan je SnelStart administratie toe te voegen. Ook een papieren factuur, als je bijvoorbeeld iets hebt afgehaald bij de groothandel, scan je op die manier snel even in. Zo heb je nooit meer een berg onverwerkte bonnetjes liggen.

Tijdens het uploaden van de bonnetjes en inkoopfacturen vindt op de achtergrond het OCR (optical character recognition, oftewel optische tekenherkenning)-proces plaats. Alle bestanden doorlopen automatisch het OCR-proces tijdens het uploaden. Alle herkende gegevens, zoals de leverancier en de bedragen, worden automatisch voor je ingevuld in de administratie. Je hoeft de boekingen alleen te controleren en waar nodig aan te vullen.

Samenwerken met je accountant of boekhouder

Spreek goed met je accountant of boekhouder af wie de boekingen in je online administratie maakt of controleert. Zo voorkom je dubbel werk. Laat je het inboeken liever over aan je accountant, dan kun je nog steeds alles zelf uploaden. Zo staan alle inkoopfacturen en bonnetjes al in je administratie. Je hoeft ze niet meer af te leveren en het kantoor is minder tijd kwijt om ze te verwerken.

Hier vind je een overzicht van administratie- en accountantskantoren bij jou in de buurt. Hier lees je meer over online samenwerken met je boekhouder of accountant in SnelStart.

Check de automatisch gemaakte boekingen

Boek je graag zelf alle bonnetjes en facturen in? Je boekhouder of accountant kan een grootboekrekeningschema voor je online boekhouding opzetten en je vertellen welke kosten je op welke rekening moet boeken. Daarna kun je zelf met een gerust gevoel aan de slag. Als je er niet uitkomt, kijkt je accountant gemakkelijk over je schouder mee.

Na het scannen van je inkoopfacturen geeft SnelStart een omschrijving mee die je eventueel kunt aanpassen. In een omschrijving wordt door het programma automatisch de naam van de leverancier gebruikt. Vervolgens koppel je er een grootboekrekening aan (uit het schema dat je accountant voor jouw administratie heeft opgezet).

SnelStart onthoudt deze koppeling tussen omschrijving en grootboekrekening. Bij een volgende boeking met een zelfde soort omschrijving laat SnelStart zien op welke grootboekrekening dit de vorige keren is geboekt. Je kunt de grootboekrekening in zo’n suggestie zo nodig wijzigen, zodat het programma ‘leert’ op welke grootboekrekeningen je deze omschrijving wilt boeken. Na het geven van een akkoord op de boeking is de factuur of bon meteen ingeboekt.

Je hoeft niet te wachten tot alle bonnen en facturen in het programma staan. Terwijl het programma de bestanden uploadt en verwerkt, kun jij al beginnen aan de controle van de automatisch gemaakte boekingen. Dat werkt lekker snel.

Nog meer tijd besparen met een bankkoppeling

Heb je de factuur al betaald en is je bankrekening gekoppeld met SnelStart? Dan is de gekoppelde betaling direct zichtbaar bij het inboeken van de inkoopfactuur. Zo boek je zonder te wachten en met minder klikken alle inkopen in je administratie. Dat scheelt flink wat tijd.

Voldoe jij aan de bewaarplicht?

De Belastingdienst wil ook na een paar jaar nog kunnen controleren of jij je administratie goed hebt bijgehouden en of je genoeg belasting hebt betaald. Daarom moet je de hele administratie nog een aantal jaar bewaren. We noemen dit de fiscale bewaarplicht. Dit is in grote lijnen hoe het werkt*:

  • De bewaarplicht is normaal gesproken 7 jaar. Die gaat in vanaf het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Dus heb je een huurcontract, dan begint de bewaartermijn pas als het contract is afgelopen. In sommige gevallen geldt een langere bewaarplicht. Zorg dat je de juiste termijn aanhoudt. Twijfel je? Vraag je boekhouder/accountant om advies.
  • Bewaar alles wat met jouw bedrijfsvoering te maken heeft. Ook wat je door de accountant of boekhouder laat doen, valt onder de bewaarplicht.
  • Bewaar het zoals je het hebt binnengekregen. Ontvang je een factuur per post? Bewaar dan het originele exemplaar. Ontvang je de factuur per e-mail of download je het vanaf je account bij de leverancier? Bewaar dan het digitale document en liefst ook de e-mail.
  • Let op dat kassabonnen, van bijvoorbeeld een tankstation of restaurant, vaak al na een jaar onleesbaar worden. Om toch aan de bewaarplicht te voldoen maak je van de bon een kopie. Bevestig de originele bon aan de kopie.
  • De Belastingdienst wil zoveel mogelijk kunnen controleren. Scan je een papieren inkoopfactuur in? Zorg dan dat je ook de achterkant scant, als daar relevante gegevens op staan. Ook eventuele bijlagen moet je scannen. Bewaar voor de zekerheid altijd het papieren exemplaar.
  • Check dat al jouw bonnetjes en facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

* Wat je hier leest, zijn de globale regels. De volledige regels lees je op de site van de Belastingdienst. Voldoe je niet aan de bewaarplicht, dan kan dat tot grote problemen leiden als je controle krijgt. Zorg daarom altijd dat je van tevoren zeker weet welke regels voor jou gelden. Vraag je boekhouder of accountant om raad, of controleer het bij de Belastingdienst

TIP Met een boekhoudprogramma als SnelStart voldoe je makkelijk aan de fiscale bewaarplicht. Van dat snel vervagende bonnetje maak je een foto in de app. Je boekhoudprogramma herkent de gegevens van de bon en koppelt ze automatisch aan de bijbehorende bankbetaling. De Belastingdienst ziet zo dat er niet mee is geknoeid. En jij hebt alles bij de hand. Bewaar voor de zekerheid ook de originele factuur of bon.

Meer tijd besparen?

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart kun je niet alleen gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen scannen, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel dit artikel met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, raden we je te allen tijde aan om één en ander inhoudelijk met je boekhouder of accountant af te stemmen.