Effectief beheer van openstaande facturen

Het bellen van klanten over een openstaande factuur kan lastig en tijdrovend zijn, maar met een gestructureerde aanpak kun je dit proces soepeler laten verlopen. Hier is een stappenplan:

Voorbereiding: Zorg dat je alle relevante informatie bij de hand hebt, zoals het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag en eventuele eerdere correspondentie.

Bel op een geschikt moment: Kies een tijdstip waarop de kans groot is dat de klant bereikbaar is, bijvoorbeeld tijdens kantooruren.

Stel jezelf voor: Begin het gesprek met een vriendelijke introductie. Vertel wie je bent en namens welk bedrijf je belt.

Vermeld de factuur: Geef duidelijk aan over welke factuur je belt. Noem het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag.

Vraag naar de reden van de vertraging: Vraag beleefd waarom de factuur nog niet is betaald en of er specifieke problemen zijn die de betaling verhinderen.

Luister actief: Luister goed naar wat de klant zegt en toon begrip voor eventuele problemen of zorgen.

Bied een oplossing aan: Als de klant betalingsproblemen heeft, stel dan voor om een betalingsregeling te treffen of een nieuwe vervaldatum af te spreken.

Bevestig afspraken: Herhaal de gemaakte afspraken en zorg ervoor dat beide partijen duidelijk begrijpen wat er is afgesproken.

Bedank de klant: Sluit het gesprek af met een bedankje voor de tijd en medewerking van de klant.

Documenteer het gesprek: Maak na het gesprek notities van wat er is besproken en welke afspraken zijn gemaakt, zodat je dit later kunt opvolgen.

Met deze aanpak houd je het gesprek professioneel en klantgericht, wat de kans vergroot op een positieve uitkomst. Tip: als je je debiteurenbeheer automatiseert, hoef je minder klanten te bellen.

Een openstaande vordering is een bedrag dat een klant nog moet betalen aan een bedrijf voor geleverde goederen of diensten. Dit wordt ook wel een openstaande factuur genoemd. Zodra een bedrijf een product of dienst heeft geleverd, stuurt het een factuur naar de klant met het verschuldigde bedrag en een vervaldatum voor de betaling. Als deze factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, blijft de vordering openstaan.

Openstaande vorderingen worden op de balans van het bedrijf vermeld als ‘debiteuren’ of ‘vorderingen’. Bedrijven proberen openstaande vorderingen zo snel mogelijk te innen om hun cashflow te verbeteren en de liquiditeit te waarborgen.

We hebben enkele tips voor een nette betalingsherinnering:

Wees duidelijk en beknopt: vermeld specifiek welke factuur het betreft, inclusief factuurnummer, datum en bedrag.

Geef een redelijke termijn: vraag om betaling binnen een redelijke termijn en vermeld je bankgegevens.

Wees vriendelijk en beleefd: met een vriendelijke toon en een positieve benadering voorkom je irritatie.

Bied hulp aan: geef je klant de mogelijkheid om contact op te nemen bij vragen of problemen.

Documenteer het contact: bewaar een kopie van de herinneringsmail voor je administratie.

Met deze aanpak vergroot je de kans dat jee klant snel en zonder problemen betaalt.

Een goede factuurherinnering bevat:

• Op vriendelijke wijze de boodschap dat de betaaltermijn is verstreken.
• Het factuurnummer van de factuur die is verlopen.
• Het bedrag dat nog moet worden betaald.
• De nieuwe uiterste betaaldatum.

In SnelStart staat een standaard herinneringstekst. Ben je daar niet tevreden mee? Hieronder vind je een voorbeeld van een alternatieve factuurherinnering én de onderdelen die in de herinnering moeten terugkeren:

Onderwerp: Herinnering betaling factuurnummer [nummer]

Beste [Klant],

Volgens onze administratie hebben we nog geen betaling ontvangen voor factuur [nummer], die op [datum] is verstuurd. We willen je eraan herinneren dat de betalingstermijn van 30 dagen is verstreken.

Mocht je de factuur al betaald hebben na de datum van dit bericht, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Heb je nog niet betaald? Dan verzoeken we je vriendelijk om het openstaande bedrag van [bedrag] zo snel mogelijk te voldoen.

Mocht er een probleem zijn met de betaling, of als je vragen hebt over de factuur, neem dan gerust contact met ons op. We zijn er om je te helpen.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam en contactinformatie]

Meer weten over het maken van een herinneringsfactuur? Lees dan deze blog.

Een openstaande factuur blijft geldig zolang hij niet is voldaan, maar er is een wettelijke verjaringstermijn waarbinnen een vordering geïnd kan worden. In Nederland bedraagt de verjaringstermijn voor een factuur doorgaans 5 jaar. Dit betekent dat je als crediteur binnen 5jaar juridische stappen moet ondernemen om de betaling van de factuur af te dwingen.

Na het verstrijken van de verjaringstermijn kan de debiteur zich beroepen op verjaring, wat betekent dat de vordering niet meer juridisch afdwingbaar is.