Ontvang en verstuur jij nog facturen als pdf-bestand? Dat kan een stuk sneller.

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 10 november 2020

Ontvang en verstuur jij nog facturen als pdf-bestand? Dat kan een stuk sneller.

Wist je dat je elektronisch factureren je een hoop tijd kan besparen? Dit geldt zowel voor de facturen die je verstuurt, als voor de inkoopfacturen die je ontvangt.

Je denkt misschien: tuurlijk, een pdf via e-mail versturen is sneller dan een papieren factuur over de post. Dat is ook zo, maar de rest van het proces kost net zoveel tijd. De ontvanger moet de e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in het boekhoudprogramma verwerken. Soms blijft een factuur nog een tijdje bij een collega in een inbox staan of komt de e-mail in de spam terecht. En een foutje bij het inboeken is zo gemaakt.

Hoe handig zou het zijn als dat allemaal automatisch ging?

Meer automatiseren met ‘echt’ elektronisch factureren

Door ‘echt’ elektronisch te factureren kun je veel meer van dit proces automatiseren. Dit gaat een stapje verder dan versturen per e-mail.

E-facturen maak en verstuur je via een boekhoudprogramma. De e-factuur die je verstuurt met SnelStart bevat een pdf die voor mensen leesbaar is plus alle factuurgegevens in xml-code. De xml-code wordt door boekhoudprogramma’s herkend en hierdoor komen alle factuurgegevens automatisch op de goede plek in het boekhoudprogramma van de ontvanger terecht. Zonder menselijke tussenkomst. De ontvanger hoeft niets meer in te lezen of handmatig over te typen.

Als iemand je een e-factuur stuurt, dan zit de pdf die je voorheen per e-mail ontving nu ingesloten in de e-factuur. Je kunt de factuur vanuit je boekhoudprogramma inzien. Alle gegevens zijn al ingeboekt en je kunt direct tot betaling overgaan.

Voordelen, ook voor kleine bedrijven en zzp’ers

Je denkt misschien dat e-factureren alleen geschikt is voor grote bedrijven die honderden facturen versturen en ontvangen, maar dat is niet zo. De voordelen gelden ook voor kleine bedrijven of zzp’ers. Check alle voordelen in deze handige infographic.

CTA infographic

E-factureren verplicht bij leveringen aan de overheid

Je bent verplicht om bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid je factuur elektronisch in te dienen. Op de website van Logius lees je meer over e-facturen sturen aan de Rijksoverheid.

Voorwaarden e-factureren

Handig, dat e-factureren, maar er zijn wel wat regels en voorwaarden aan verbonden:

  • Als je alleen maar e-facturen wilt sturen, moet je dit wel in je voorwaarden opnemen zodat de klant dit van te voren weet. De klant moet hiermee ook akkoord gaan.
  • De datum die is weergegeven op de factuur is leidend voor het uitreiken van de factuur. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat.
  • Voor een e-factuur gelden dezelfde wettelijke regels als voor een papieren factuur. De standaardfactuur in de meeste boekhoudpakketten voldoet aan alle wettelijke eisen.
  • Je moet de Belastingdienst kunnen bewijzen dat een factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.

E-factureren in SnelStart Web

Je kunt kosteloos e-facturen ontvangen en versturen vanuit SnelStart Web vanaf het pakket inStap. In dit artikel lees je hoe je e-facturen verstuurt en ontvangt via SnelStart Web. In dit artikel vind je informatie over het inlezen van inkoopfacturen in SnelStart Web.

In SnelStart 12 kun je alleen e-facturen inlezen vanaf het pakket inKaart. In dit artikel lees je hoe je dat doet. 

Ontvang je facturen die niet in UBL-formaat zijn opgemaakt of in een versie die niet door SnelStart wordt ondersteund? Je kunt deze facturen laten omzetten tot UBL-factuur door een softwarepartner van SnelStart. Klik hier voor meer informatie over mogelijke partners.

Meer tijdbesparen?

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart ontvang en verstuur je niet alleen gemakkelijk facturen, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel dit artikel met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, raden we je te allen tijde aan om één en ander inhoudelijk met je boekhouder of accountant af te stemmen.