Hoezo RGS?

door: Daan van der Slikke   op: September 26, 2016 1:00:00 PM CEST

Hoezo RGS?
Hoezo-RGS

Als accountants- of administratiekantoor heeft u ongetwijfeld wel eens van de term RGS gehoord. Daarbij komen bij u wellicht de volgende vragen boven: wat is het en wat kan ik er eigenlijk mee? In dit blog geef ik u graag een antwoord op deze vragen en laat ik u zien wat RGS in de praktijk voor accountants- en administratiekantoren betekent.

Wat is RGS?

De afkorting RGS staat voor referentie grootboekschema. De website refentiegrootboekschema.nl beschrijft RGS als volgt:

“Het referentie grootboekschema heeft tot doel het aantal vertaalslagen binnen het financieel administratieve domein te verminderen, dan wel deze vertaalslagen sterk te vereenvoudigen. Het referentie grootboekschema is niets meer maar ook niets minder dan een semantische standaard die van toepassing is in het (administratieve) rapportagedomein. Het schema moet al de elementen (of bouwblokken) bevatten waarmee (vooralsnog) de financiële variabelen uit de rapportages kunnen worden afgeleid.”

Snapt u het nog? Ik niet!

Communicatie via een code

Makkelijker gezegd is RGS niets anders dan een manier van communiceren. Zoals bekend bestaat een boekhouding uit een grootboek en (sub)rubrieken. In de praktijk is het zo dat de intermediair het rekeningschema voor de ondernemer inricht. Vaak zien we dat de basis van dit schema voor iedereen gelijk is. Toch zijn er veel kantoren die voor een eigen invulling van het rekeningschema kiezen. De ondernemer kan vervolgens nog een eigen draai geven aan dit schema, waardoor er per bedrijf behoorlijke verschillen kunnen ontstaan. Deze verschillen blijken niet altijd makkelijk als het gaat om het uitwisselen van gegevens.

Dit terwijl elke ondernemer regelmatig gegevens moet verstrekken aan de overheid of andere grote partijen, zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel of het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS). Als accountants- of administratiekantoor heeft u naast boekhoudsoftware dan ook te maken met fiscale- en/of rapportagesoftware. Daarbij is het handig dat deze programma’s op een eenduidige manier communiceren en gegevens uit kunnen wisselen. Een referentie grootboekschema, oftewel RGS, helpt u hierbij.

RGS kan worden gezien als een codering die aan de (sub)rubrieken en grootboekrekeningen in de administratie zijn toegevoegd. Een paar voorbeelden ter verduidelijking van deze codering:

pijl Balans = B
pijl Liquide middelen = BLIM
pijl Kruisposten = BLIMKRU

RGS in de praktijk

Nu weet u wat RGS betekent en inhoudt, maar wat kunt u er eigenlijk mee? Om verschillende redenen kan het voor u als kantoor interessant zijn om met RGS aan de slag gaan. De meest belangrijke zijn waarschijnlijk het gemak en de besparing van tijd die werken met RGS u als kantoor kan opleveren. Nu boekt de ondernemer een inkoopfactuur vaak zelf in op de juiste grootboekrekening of, als u nog niet online samenwerkt, u als kantoor voert de factuur in voor de ondernemer. De grootboekrekening hangt hier vervolgens een rubriek aan. Vanuit hier stelt u als kantoor de jaarrekening handmatig samen door de juiste gegevens te koppelen. Heel veel handwerk dus!

Met RGS kunt u de stappen voor het koppelen aan de jaarrekening overslaan. Doordat de juiste RGS is gekoppeld gebeurt dit namelijk automatisch. Het automatisch generen van de inkoopboeking doen de meeste boekhoudprogramma’s nu al automatisch voor u. Dit scheelt u als kantoor een boel werk.

Digitaal deponeren jaarrekening vanaf 2017
Een andere reden waarom RGS interessant is voor u als accountants- of administratiekantoor heeft betrekking op het aanleveren van de jaarrekening. Op dit moment mogen jaarrekeningen van bedrijven nog op papier worden aangeleverd. Vanaf 2017 is het voor micro en kleine ondernemingen echter verplicht om de jaarrekening digitaal te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Kortom, RGS wordt steeds belangrijker!

RGS en SnelStart

In 2017 zal SnelStart RGS gaan toepassen in de software. Uiteraard zoals u van ons gewend bent: eenvoudig en gemakkelijk. SnelStart zorgt er dan voor dat de hierboven genoemde code aan de juiste grootboekrekeningen worden gekoppeld. Daarbij kunt u zelf uw rekeningschema samenstellen, zonder meteen het hele referentieschema te moeten gebruiken. In SnelStart kunt u vervolgens de gegevens indienen bij de overheid. Kortom, het uitwisselen van gegevens wordt nog eenvoudiger!

Meer weten over de ontwikkelingen bij SnelStart? Kom naar SnelStart Aangenaam!
Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen bij SnelStart? Bekijk de vooruitblikpagina op onze website of schrijf u in voor SnelStart Aangenaam 2016, de speciale SnelStart-bijeenkomsten voor accountants- en administratiekantoren. Bekijk wanneer we bij u in de buurt zijn en meld u aan!

Kom naar SnelStart Aangenaam 2016!


Daan van der Slikke

Door Daan van der Slikke

Daan is product owner bij SnelStart en doet onderzoek in de markt van accountancy en ondernemen. Wat zijn de trends in het werkveld van accountants en ondernemers? Waar kan SnelStart het product vervolgens nog verder verbeteren?
Lees alle artikelen die Daan van der Slikke heeft geschreven.

Wat vond u van dit artikel?
Goed verhaal! of Geef een tip of stel een vraag aan Daan van der Slikke.


Volg Daan van der Slikke op social media: