Facturen maken, versturen en snel betaald krijgen

door: Stephanie Rijk op: 28 juli 2021

Facturen maken, versturen en snel betaald krijgen | SnelStart

Wat is nou precies een factuur en waar is hij goed voor? Facturen vallen onder je administratie en die moet je - als ondernemer - 7 jaar bewaren. Met een factuur kun je aantonen wat je verkocht hebt en registreer je de btw. Daarnaast gebruik je een factuur als rekening voor je klant. Hoe ziet een goede factuur eruit? Welke gegevens staan erop en hoe zit het met de btw? Wij vertellen je er alles over in dit artikel. 

Verschillende soorten facturen

Verkoopfactuur 

Een factuur is een schriftelijke (digitale) rekening voor klanten. Hierop zet je geleverde diensten of goederen, zodat klanten weten wat ze moeten betalen. Daarnaast is een factuur een middel om aan te tonen hoeveel btw er betaald of afgedragen moet worden aan de Belastingdienst. En door je facturen in een goed overzicht te plaatsen kun je zien wie er betaald hebben en hoeveel geld er nog aankomt. Je bent als ondernemer verplicht om facturen 7 jaar te bewaren. 

Inkoopfactuur 

Inkoopfacturen zijn facturen die jij ontvangt voor ingekochte goederen of diensten. Je ontvangt ze meteen bij levering of aankoop, of via e-mail of de post. Bonnetjes, van bijvoorbeeld het tankstation, vallen ook onder inkoopfacturen. Inkoopfacturen gebruik je om btw mee terug te vragen en ze vormen een bewijs van de kosten die je voor je bedrijf maakt. Daarnaast zie je wat je een leverancier eventueel nog moet betalen. 

Offertes

Een offerte is geen factuur. Maar je kunt een offerte wel omzetten naar een factuur. In een offerte kun je prijsvoorstellen en -afspraken zetten. Jij en de klant weten waar jullie aan toe zijn. Na akkoord van de klant kun je een offerte eenvoudig omzetten naar een factuur.

Verzamelfactuur

Verzamelfacturen zijn handig als je regelmatig wat levert, maar niet voor iedere (kleine) levering aan een bepaalde klant een nieuwe factuur wilt aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan een groothandel. Ondernemers komen meerder keren per maand langs om goederen te halen.

De verzamelfactuur maak je nadat je al geleverd hebt. Je stuurt vervolgens één factuur voor alle leveringen in een bepaalde tijdsperiode. Die periode mag niet langer zijn dan een kalendermaand. Daarbij hoeft het niet te gaan om één bepaalde verkooporder, de verzamelfactuur kan ook betrekking hebben op verschillende orders. Zo maak je minder facturen aan en hoef je minder facturen op te volgen. Dat scheelt niet alleen werk voor jou, maar ook voor de klant.

Periodieke factuur

Een periodieke factuur is een factuur die steeds opnieuw verstuurd wordt, bijvoorbeeld een factuur voor je sportschoolabonnement. In een boekhoudprogramma kun je dit automatiseren. Je maakt eenmalig een factuur aan en geeft aan hoe vaak deze verzonden moet worden. De facturen staan iedere periode voor je klaar, alleen nog even op versturen drukken. Hierdoor hoef je niet iedere factuur (maandelijks) opnieuw te maken. Dat scheelt veel tijd!

Wat staat er op een factuur?

De Belastingdienst stelt een paar eisen aan je factuur. Zorg er altijd voor dat de onderstaande gegevens vermeld staan:

• Jouw bedrijfsnaam en die van je klant. Een handelsnaam mag ook, als die is ingeschreven bij de KVK.
• Jouw adresgegevens en die van je klant.
• Jouw btw-identificatienummer (btw-id) en KVK-nummer
• De leveringsdatum (wanneer heb je de goederen of diensten geleverd? Dit kan ook de datum van een vooruitbetaling zijn.
• De factuurdatum (wanneer is de factuur verstuurd?)
• Het factuurnummer
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd
• De hoeveelheid van de geleverde goederen
• Het btw-percentage dat van toepassing is (0%, 9%, 21% of buitenlands tarief)
• Het btw-bedrag per percentage

Professionele factuur in 3 stappen 

1) Huisstijl toevoegen aan factuur 

Maak je factuur herkenbaar, met bijvoorbeeld een logo en eventueel een passende achtergrond met de kleuren van je huisstijl. Dit komt professioneel en betrouwbaar over bij klanten. En het ziet er wat gezelliger uit dan alleen een wit A-4tje met wat zwarte tekst en veel cijfers.

2) Betaalinstructies op factuur

Je bent zelf vrij om te bepalen wat voor betalingstermijn je hanteert, hoe korter, hoe groter de kans dat er sneller betaald wordt. Je kunt op je factuur een betaalinstructie plaatsen, bijvoorbeeld onderin: 'Graag betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer [IBAN] t.n.v. [Naam bedrijf]'.

3) Betaallink op de factuur

Om nóg snellere betalingen te realiseren kun je een betaallink toevoegen aan de factuur. Een betaallink kun je toevoegen als je factureert vanuit boekhoudsoftware en een koppeling hebt met een betaaldienst. Klanten krijgen dan de mogelijkheid om de factuur direct te betalen via iDeal. Uit onderzoek onder SnelStart-gebruikers blijkt dat de gemiddelde betaaltermijn voor facturen met betaallink slechts 4 dagen is!

Supersnel facturen maken

Met een boekhoud-app, zoals de SnelStart App, kun je op locatie of als je onderweg bent supersnel facturen maken. Ideaal wanneer je net bij een klant vandaan komt en alles nog vers in je geheugen staat.

Gegevens van (potentiële) zakelijke klanten zoek je binnen een paar seconden op, dankzij de koppeling die de gegevens van je klant matcht met die uit het KVK-handelsregister. De gegevens worden automatisch op de factuur geplaats. Vervolgens vul je de factuur aan met de juiste artikelen en klaar! Controleer de factuur voor een laatste keer, pas eventueel de e-mailtekst aan, voeg nog snel een betaallink toe en mail de factuur binnen één minuut naar de klant. Echt, zo makkelijk is het.

 

Inzicht in al je facturen

Alle facturen in een overzicht

Na het versturen van je facturen kun je deze terugvinden in het factuuroverzicht. In het overzicht in de SnelStart App zie je per factuur of deze al betaald, verlopen of nog openstaand is. Facturen die je nog niet verzonden hebt, kun je terugvinden onder 'Concept'.

Herinnering sturen na verloop betalingstermijn

Als de betaaltermijn verlopen is, kun je met één druk op de knop een herinnering sturen naar de klant. De factuur wordt dan nog een keer naar de klant gestuurd met een begeleidende herinneringsmail. Verstuur je veel facturen en kun je de betalingen niet allemaal handmatig bijhouden? Dan kun je er ook voor kiezen om een geautomatiseerd herinneringen- en aanmaningenproces in te stellen!

Creditfactuur, wat is dat?

Een creditfactuur maak je als er een foutjes staat op je gemaakte en verstuurde factuur. Het kan ook voorkomen dat een klant ontevreden is en je hierdoor de factuur (voor een deel) moet ''crediteren''. Je mag een bestaande factuur niet wijzigen van de Belastingdienst. Daarom maak je een kopie van de bestaande factuur. Deze kun je vervolgens aanpassen en opnieuw verzenden naar je klant. Bekijk in deze video hoe je dit doet.  

Facturen en verschillende btw-tarieven

Factuur zonder btw

Wanneer je minder dan 20.000 euro omzet per jaar maakt, kun je gebruikmaken van de Kleinondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw te berekenen over producten of diensten die je verkoopt. Op je factuur maak je gebruik van het 0% btw-tarief. Het totaalbedrag wordt lager dan wanneer je wel btw over het bedrag rekent. Particuliere klanten betalen hierdoor minder dan normaal. Dit zie jij niet terug in je omzet (omdat je normaal de btw die je rekent afdraagt aan de Belastingdienst). In dit geval kun je er natuurlijk voor kiezen om je producten iets duurder te maken, zodat je meer winst maakt.

TIP: Als je gebruikmaakt van de KOR mag je geen btw terugvragen over de producten die je zelf koopt als investering voor je bedrijf.

Factuur met btw-verlegd

Het verleggen van btw komt voor als je zakendoet met het buitenland, maar ook binnen ons land, o.a. bij onderaannemers in de bouw, hoveniersbedrijven, schoonmaakbedrijven en bij onroerende zaken. Bij het verleggen van btw breng je als leverancier geen btw in rekening, maar verleg je deze naar de afnemer, de koper. In SnelStart kun tijdens het maken van de factuur aangeven dat je gebruik wilt maken van btw-verlegd. De factuur wordt dan exclusief btw opgemaakt. 

TIP: Als jouw klant in een ander EU-land is gevestigd, moet het btw-nummer van de klant worden vermeld op je facturen. Of het nummer klopt, check je met de zgn. VIES-check. SnelStart voert deze VIES-check automatisch voor je uit, met een druk op de knop. Handig!

Factuur sturen naar particulieren binnen de EU

Verkoop je goederen of diensten aan particulieren in andere EU-landen? En wil je een factuur maken naar particuliere klanten binnen de EU met buitenlandse btw? Dan is het belangrijk dat je het juiste btw-tarief op de factuur vermeldt. In SnelStart kun je aangeven dat je werkt met buitenlandse btw (VAT). In het programma wordt dit voor je bijgehouden. Lees hier meer over het instellen van je administratie voor facturatie aan het buitenland

→ Lees hier meer over het instellen van je administratie voor facturatie aan het buitenland  

TIP: Kies bij je factuuropmaak bij taalinstellingen voor Engels. In één klik worden de gegevens op de factuur omgezet.

Factuur sturen naar particulieren buiten de EU

Als je vanuit Nederland verkoopt aan landen buiten de EU, krijg je te maken met zowel de Nederlandse btw-regels als die in het vestigingsland van je klant. De regels kunnen per land verschillen. Zoek voor je begint met het opstellen van een factuur voor een particuliere afnemer buiten de EU goed uit hoe het werkt in de landen waarmee je zakendoet. De Belastingdienst helpt je op weg.

Factureren doe je zo SnelStart

 

Tips en nog meer informatie over factureren lees je in het e-book 'Factureren doe je zo'.

Download ‘m gratis!

 

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud van dit artikel is met de grootste zorg samengesteld. Toch kan het zijn dat de regels inmiddels zijn aangepast, of jouw situatie onder de uitzonderingen valt. Check daarom altijd met je boekhouder of accountant of je het goed doet. Komen jullie er samen niet uit? Vraag dan de Belastingdienst.