Eindejaarstelling makkelijker maken? Denk hier dan eens over na!

door: Gerrit Valkenburg   op: December 14, 2016 10:36:00 AM CET

Eindejaarstelling makkelijker maken? Denk hier dan eens over na!
Afsluiten boekjaar voorraad tellen

December: voor veel ondernemers een drukke maand. De feestdagen nemen een hap weg uit het aantal werkdagen, de afsluiting van het boekjaar neemt veel tijd in beslag en dan is er ook nog eens de eindejaarstelling. Vooral dat laatste krijgt binnen organisaties niet bepaald een warm welkom. Gelukkig kunt u, als ondernemer, de voorraadtelling een stuk makkelijker maken. We geven u graag een aantal tips in deze blog.

Dat de voorraadtelling zo’n issue is, komt vooral door de relevantie. Het belang van voorraadtelling ligt allereerst in het juiste beeld van de bedrijfssituatie, welke uw accountant wenst te zien. Bovendien kunt u alleen op de goede manier bijsturen als dit beeld klopt. Een correct beeld van de voorraad kan u daarnaast veel kosten besparen. Denk aan de ontevredenheid van klanten wanneer een product niet geleverd kan worden en alles wat daarop volgt: het communiceren naar de klant, het aanpassen in het systeem enzovoort.

Welk moment komt uw bedrijf het beste uit?

De vraag is nu: hoe maak ik de voorraadtelling makkelijker, zonder kwaliteit te verliezen? Allereerst is het goed om het tijdstip eens onder de loep te nemen. Telt u, net als veel mede-ondernemers, uw voorraad aan het eind van het jaar? Dan is de ‘wanneer-vraag’ het eerste punt wat u zou kunnen heroverwegen. Ondanks dat het gebruikelijk is om in december te inventariseren, is het voor sommige bedrijven niet het meest handige moment. Vooral voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van seizoensinvloeden, kan dit nog wel eens voor discontinuïteit zorgen.

Integrale inventarisatie of partieel roulerende telling?

Vooral in de detailhandel lijkt het bijna vanzelfsprekend om alle voorraad in één keer te tellen. Dit wordt ook wel integrale voorraadinventarisatie genoemd. Een groep medewerkers wordt zowel in de winkel als in het magazijn gemobiliseerd (met een scanner) om zo vervolgens uren of zelfs dagen producten te tellen. Dit is een manier van balansen waardoor het aantal uren voor werknemers gedrukt kan worden, maar waarbij de nauwkeurigheid verminderd door het langdurige tellen. Daarnaast is het bedrijf één of meerdere dagen gesloten.

Een andere manier om te tellen is de partieel roulerende telling. Bij deze methode wordt de inventarisatie verdeeld over meerdere momenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de zomerperiode of de middaguren waarbij het magazijn qua medewerkers nagenoeg leeg is. Onder de streep vergt dit meer planning, maar het verhoogt de nauwkeurigheid van uw voorraad. De kosten die ontevreden klanten met zich meebrengen, wanneer de voorraad niet in orde is, worden hierdoor verminderd.

Voorraad automatisch verwerken

Voor welk moment u ook kiest om de voorraad te inventarisen en ongeacht de methode die u hiervoor gebruikt; u wilt bij verandering van de voorraad in ieder geval niet steeds handmatig hoeven aanpassen in SnelStart. Dit zou een enorm tijdrovende klus zijn. S-Flex Voorraadimport maakt dit een stuk makkelijker. Met één druk op de knop exporteert u uw voorraadlijst in Excel, zodat u de getelde voorraden in kunt voeren en dit vervolgens weer simpel kunt importeren in SnelStart. Ook dát maakt de voorraadtelling een beetje makkelijker!

S-Flex Voorraadimport