De oplossing voor onleesbare papieren werkbonnen

door: Stephanie Rijk op: 20 mei 2021

De oplossing voor onleesbare papieren werkbonnen | SnelStart

Ben jij - of zijn je medewerkers - voor werk veel onderweg en werk je vanaf locatie? Is het iedere keer weer puzzelen op kantoor met het uitzoeken van de onleesbare papieren werkbonnen en urenbriefjes? Kunnen materialen pas op kantoor besteld worden en offertes pas na een paar dagen gemaakt worden omdat je er simpelweg niet aan toe komt? Dat kan anders! Direct op locatie uren registreren, materialen bestellen én offertes maken. Geen dubbel werk en vooral geen papieren rommel meer.

Meer tijd over door koppelingen 

Wist je dat je gegevens uit andere computerprogramma's die je gebruikt voor je bedrijf automatisch kunt overnemen in je SnelStart-administratie? Dat doe je door het maken van een koppeling tussen de SnelStart-software en deze specifieke branche-software; van kassasystemen voor de horeca tot digitale werkbonnen-apps voor de bouw- en installatiebranche. Met de gedachten dat er zo min mogelijk dubbel administratief werk gedaan hoeft te worden zodat er meer tijd overblijft om meer te kunnen ondernemen. In dit blog lees je meer over de mogelijkheid van de koppeling tussen de werkbonnen-app Simple-Simon en SnelStart.

Geen papieren werkbriefjes meer 

Stel, jij hebt een bouwbedrijf waarbij medewerkers continu onderweg zijn en veel klussen verrichten op locatie. Dan heb je veel administratief werk. Uren moeten worden bijgehouden, ritten, werkzaamheden en soms moeten er ook direct materialen worden besteld. Jouw medewerkers houden dit bij en leveren de papieren werkbriefjes in op kantoor. Op zich werkt dit best prima. Je weet niet beter! Maar wanneer de werkbriefjes onleesbaar zijn geworden, wordt het een ander verhaal. Het kost veel tijd om de juiste informatie naar boven te halen.

Gelukkig is daar een oplossing voor: de werkbonnen-app van Simple-Simon in combinatie met jouw administratie in SnelStart. Met deze koppeling kun je heel veel dubbel werk besparen, heb je nooit meer last van onleesbare werkbriefjes en voorkom je fouten door het verkeerd overtypen van de informatie.

Hoe werkt de koppeling tussen Simple-Simon en SnelStart?

Medewerkers maken in een handomdraai werkbonnen aan via de werkbonnen-app of krijgen van het kantoor de werkbon via de app binnen. Zij kunnen vervolgens in de de app de werkbon wijzigen en eenvoudig de reis- en werkuren registreren. Verder kan je ook je gebruikte bouwmaterialen registreren, foto’s nemen, checklists invullen en een handtekening vragen aan de klant.

Dankzij de koppeling worden alle gegevens automatisch overgenomen en op de juiste plek in je administratie gezet. Alle klanten en materialen die je al in je administratie hebt staan, kun je terugvinden in de werkbonnen-app. Wil je wijzigingen aanbrengen in je artikelen- of klantenbestand dan doe je dit in SnelStart. Deze wijzigingen worden vervolgens weer gesynchroniseerd met Simple-Simon. In SnelStart vind je de ingevulde werkbon terug als verkooporder. In deze order staan alle uren en materialen die je gebruikt hebt. Deze komen op regelniveau binnen. Dat wil zeggen dat SnelStart zelf een voorstel voor een boeking maakt. Je hoeft met een koppeling dus niet meer alles over te typen. Alleen nog even controleren en eventueel aanpassen (die aanpassingen onthoudt SnelStart waardoor de boekingen steeds slimmer worden)!

Voorkom fouten en digitaliseer je werkbonnen 

Door je werkbonnen te digitaliseren, zeg je voorgoed gedag tegen papierwerk. Hierdoor loop je geen omzet mis door vergeten, zoekgeraakte of slecht ingevulde werkbonnen. Dankzij de snelle en foutloze communicatie tussen de binnen- en buitendienst ben je verzekerd van een correcte factuur. Met de koppeling tussen Simple-Simon en SnelStart bespaar je dus nog meer tijd op kantoor.

Benieuwd wat voor koppelingen er nog meer met SnelStart zijn? Download ons handige e-book via de onderstaande knop en kom erachter hoe je nóg meer tijd kunt besparen door automatiseren. Na het lezen van dit boekje weet je:

  • Welke koppelingen ondernemers vaak gebruiken
  • In welke situaties je bepaalde koppelingen goed kunt gebruiken
  • Hoe een i-partner je kan helpen bij het automatiseren van administratieprocessen

Koppel je boekhouding aan andere software applicaties

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud van dit artikel is met de grootste zorg samengesteld. Toch kan het zijn dat de regels inmiddels zijn aangepast, of jouw situatie onder de uitzonderingen valt. Check daarom altijd met je boekhouder of accountant of je het goed doet. Komen jullie er samen niet uit? Vraag dan de Belastingdienst.