5 software must haves voor uw autobedrijf

door: Daan van der Slikke op: 4 juni 2015 13:00:00 CEST

5 software must haves voor uw autobedrijf
5 software must haves voor uw autobedrijf

U heeft een autobedrijf, natuurlijk wilt u graag dat uw monteurs effectief werken, maar ook dat uw klanten snel en nauwkeurig geholpen worden. Het digitaliseren van uw werkplaats proces is hierin van essentieel belang. In dit blog geef ik u een aantal belangrijke tips.

1Houd de afspraken digitaal bij
Wie herkent het niet, een klant komt langs of belt en wil meteen een afspraak maken. Bij veel autobedrijven waar ik kom, wordt meestal de al oude agenda geopend en de afspraak handmatig opgeschreven.

Bij een aantal garages zie ik gelukkig ook een planningsbord hangen, maar u heeft toch meer informatie nodig? Want wie is uw klant eigenlijk, wat voor kenteken heeft zijn voertuig. Wil de klant misschien op een specifieke tijd een afspraak maken. Welke monteur gaat hiermee aan de slag? Is het niet makkelijk dat de monteur automatisch op de hoogte wordt gesteld, dat hij om 11.00 uur de auto van klant moet repareren? Ja toch!

Tip

Houd daarom uw afsprakendigitaal bij, met Microsoft Outlook of andere applicaties. Koppel dit aan een monteur en een kenteken. Synchroniseer dit met uw telefoon of tablet. U kunt er ook voor kiezen om een de klant een herinnering te sturen van de afspraak. U weet precies welke afspraken er zijn binnen uw bedrijf. Uw monteur weet wat er van hem verwacht wordt. Daarnaast kunt u makkelijk anticiperen op mogelijke veranderingen in de planning.


2Werk alleen essentiële voorraad bij

Vanwege de goede service die uw grossiers bieden, is het niet meer nodig om een volledige voorraad bij te houden. Werk daarom alleen met een essentiële voorraad aan onderdelen. U hoeft bepaalde voorraad aan het eind van het jaar dan niet af te schrijven. Een relatief lage waarde van de voorraad betekent direct een hogere winst.

3Bestel direct bij grossiers

Binnen uw branche zijn er tal van grossiers waar u als autobedrijf uw onderdelen kunt bestellen. U kunt dat natuurlijk telefonisch doen. Dit is goed voor het persoonlijk contact voor met uw grossier, maar is het ook efficiënt?

Even een voorbeeld:

Uw klant komt de auto brengen, de monteur rijdt de auto op de brug en gaat sleutelen. Vervolgens komt hij erachter dat er onderdelen aan vervanging toe zijn. Hij pakt de telefoon en belt de grossier, of bestelt direct via de website. De onderdelen worden geleverd en op de papieren werkbon van de klant geschreven. Achteraf worden deze onderdelen als factuur verwerkt in het softwarepakket.

Tip

Nu even hoe het ook kan. Digitaal dus. U maakt de klant aan in uw softwarepakket en zorgt daarbij dat het kenteken bekend is. Op het moment dat de monteur onderdelen wilt bestellen, opent hij zijn software. De monteur voert de gewenste klant in en bestelt vanuit zijn pakket bij de gewenste grossier. Het kenteken is meteen bekend bij de grossier en de order wordt automatisch verwerkt. De onderdelen worden vervolgens overgenomen in uw order.

U maakt nu met één druk op de knop een werkbon of een factuur, die automatisch in uw boekhouding terecht komt. Dit is efficiënt en voorkomt fouten bij de invoer. Uw klant krijgt altijd een correcte factuur.


4Verwerk de werkbonnen binnen uw softwarepakket

Bij veel garages waar ik binnenkom ligt een werkbonnenblokje. Monteurs geven hierop aan welke onderdelen zij per auto hebben vervangen. Deze briefjes worden verzameld en een paar dagen later verwerkt in de administratie. Vaak wordt er direct een factuur gemaakt.

De medewerker die de administratie doet, vult de onderdelen in, vaak handmatig en moet nog een paar keer terug naar de monteur, omdat niet duidelijk is wat er hij precies heeft opgeschreven bij het repareren van de auto

Tip

Door te werken met een digitale werkbon voorkomt u de bovenstaande situatie. Gebruik een tablet of zet één of twee computers in uw werkplaats. Uw monteurs kunnen dan de werkbon aan de klant en bijbehorend kenteken koppelen. De onderdelen die vervangen worden, bestelt de monteur direct bij de grossier en slaat de order tijdelijk op.

Wanneer de onderdelen zijn vervangen maakt hij de werkbon af. De administratie hoeft de werkbon alleen nog maar te controleren en verstuurt de factuur via de e-mail naar de klant. Dit bespaart tijd en voorkomt de kans op fouten.


5Ervaar de kracht van het garage pakket van SnelStart.

Automatiseer uw voertuigadministratie! SnelStart Garage biedt u alles wat u nodig heeft als autobedrijf! Een directe koppeling met de RDW-diensten en de webshops van uw grossiers. Beheer eenvoudig uw complete voertuigadministratie. En dit alles natuurlijk volledig geïntegreerd in uw boekhouding.

  • Uitgebreid voertuigenbestand: Met SnelStart Garage legt u een uitgebreid voertuigenbestand aan. Neem uw gehele voertuigenadministratie in SnelStart op. Zo heeft u alle gegevens binnen handbereik.
  • Inkoop en verkoop: De inkoop en verkoop van nieuwe voertuigen en occasions verwerkt u eenvoudig. Bij verkoop van een nieuwe auto wordt de BPM berekend en het voertuig automatisch op naam gezet van de nieuwe eigenaar.
  • Ondersteuning: SnelStart Garage ondersteunt APK, RV, ORB, ORAD, OREH, TVI en voertuigscan XML.
  • Bovag certificaat: Met plezier melden wij u dat ook in 2015 SnelStart weer Bovag-gecertificeerd is. Vanaf 2016 wordt de certificering gebaseerd op klanttevredenheid en gebruikersreacties. Voor ons een goede motivatie Om SnelStart voor u te blijven verbeteren en de kwaliteit te verhogen.

Nog geen SnelStart klant, maar wel nieuwsgierig? U kunt het gemak van SnelStart Garage nu 30 dagen gratis uitproberen! U kunt een trial aanvragen van een van onze vijf SnelStart pakketten.

SnelStart voor autobedrijven


Dit blog is geschreven door Daan van der Slikke, Product Owner bij SnelStart

Volg Daan van der Slikke op social media