Een paar keer in de week administratie, dat is genoeg

Trudy Sman-Potters - RS Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten

Tien jaar geleden begon Rico Sman zijn eigen bedrijf, RS Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten. ‘Eerst met alleen glasbewassing’, vertelt zijn vrouw Trudy Sman-Potters. ‘Maar al snel met andere schoonmaakwerkzaamheden, om het jaar rond bezig te blijven, ook als het in de winter te koud is om ramen te wassen.’ Rico Sman is al veertig jaar actief in de schoonmaakbranche en die ervaring heeft vruchten afgeworpen. Het is druk bij het bedrijf, dat zich naast glasbewassing bezighoudt met gevelreiniging, schoonmaakwerk, vloeronderhoud en alles wat maar met schoonmaak te maken heeft bij bedrijven en instellingen.

Sneeuwbaleffect

Het bedrijf werkt met zes personeelsleden en Rico en Trudy werken zelf mee. ‘Dat heeft toegevoegde waarde’, zegt Trudy. ‘Als je zelf meewerkt, weet je waarover je praat. Je zit dichter op het werk en hebt een ander contact met de klant dan wanneer je aan tafel zit voor een offerte.’ RS Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten denkt mee met de klant. ‘Tegenwoordig is alles op maat, behalve de schoonmaak’, zegt Trudy daarover .’Wij willen de klant ook de schoonmaak op maat leveren.’ Dat betekent bijvoorbeeld dat de frequentie kan worden aangepast als het heel rustig, of juist heel druk is op kantoor. De medewerkers wisselen de panden onderling, zodat je niet op de automatische piloot gaat schoonmaken en elkaar kunt wijzen op de puntjes waar het beter kan. Dat blijkt te werken en daar worden klanten blij van. ‘Dat meedenken met de klant werkt als een sneeuwbal’, zegt ze, doelend op de groei van het bedrijf.

De schoenendoos mag weg

De administratie is een noodzakelijke klus. ‘We zijn begonnen met een schoenendoos met bonnetjes. Al snel merkten we dat we pittige rekeningen kregen van ons administratiekantoor.’ Een te groot deel van de winst ging op aan administratiekosten. Het bedrijf stapte over naar een ander kantoor, maar ook dat werkte niet. Uiteindelijk raadde hun eerste kantoor de software van SnelStart aan en dat bleek een goede oplossing. ‘De facturen van het administratiekantoor zijn aanzienlijk lager geworden, omdat we meer zelf doen,’ meldt Trudy enthousiast. ‘Ik heb geen boekhoudervaring, maar dat bleek ook niet nodig. Mijn boekhouder heeft me goed begeleid bij de dingen die ik niet meteen snapte en nu gaat het makkelijk. Ik ben veel meer ondernemer dan ik dacht en vind het fijn om met dit programma te kunnen zien wat de resultaten per klant zijn en hoe we groeien.’

Kosten besparen

‘SnelStart is voor mij kostenbesparend en brengt veel gemak,’ zegt Trudy. ‘De bankkoppeling is superhandig en het mailen van de facturen is ideaal. Ik hoef niet meer naar de brievenbus.’ Veel is nu automatisch geregeld. Bij facturatie wordt bijvoorbeeld automatisch het btw-verlegd sjabloon gebruikt als dat nodig is. Voor Trudy volstaat het om alleen nog even te controleren.

Trots

‘We zijn trots op wat we bereikt hebben met ons bedrijf’, zegt Trudy. ‘Ik doe twee à drie dagen in de week de administratie, dat is genoeg.’ De rest van de week is ze op de werkvloer te vinden. Meedenken met de klant, daar gaat het om.