Waar moet je op letten als je je webshop koppelt aan je boekhouding?

door: Jonneke Duin op: 16 januari 2019 14:48:21 CET

Waar moet je op letten als je je webshop koppelt aan je boekhouding?

Een beetje goedlopende webshop levert heel veel administratie op. En als je het niet goed regelt, moet je veel dubbel werk doen. Daarom is het handig om voordat je begint je webshop te koppelen aan je boekhoudprogramma.

Efficiënte boekhouding

Veel ondernemers zijn regelmatig een avondje kwijt aan de boekhouding. Om tijd en dubbel werk te besparen, is het efficiënt om je boekhouding aan je webshop te koppelen. Zo’n connectie heeft 4 voordelen:

  1. Tijdwinst: alle gegevens lopen vanzelf je boekhouding in, waardoor je veel minder werk hebt.
  2. Je hebt altijd de juiste gegevens bij de hand in beide systemen.
  3. Minder fouten: hoe nauwkeurig je ook werkt, een foutje is snel gemaakt. En een fout herstellen kost handenvol tijd zonder dat het geld oplevert. Een koppeling voorkomt vergissingen.
  4. Elke webwinkel krijgt te maken met retouren. Aan jou de taak om die goed te verwerken. En dan niet alleen richting de klant, maar ook in je boekhouding. Door je webshop te koppelen aan je boekhouding wordt de klant herkend en kost het verwerken van retouren minder tijd en moeite.
Als je je administratie meteen efficiënt inricht, sta je goed voorgesorteerd voor de hoos aan orders die je overvalt als je webshop lekker gaat draaien.

Vragen rond de koppeling van webshop en boekhouding

Voor je begint is het goed om even na te denken over wat voor jou een passende oplossing is. Geen webwinkel is hetzelfde. Het is nuttig om je aan de hand van onderstaande vragen voor te bereiden. Heb je ons gemist op de Webwinkelvakdagen op 23 en 24 januari? Stel dan gerust je vragen via ons contactformulier. We beantwoorden ze graag! We hebben alvast een vragenlijst gemaakt om je op weg te helpen.

Waar moet je op letten bij een koppeling met je boekhouding?

S for Software verzorgt dagelijks koppelingen tussen SnelStart en webwinkels op allerlei platformen. Met die ervaring hebben we onderstaande lijst opgesteld. Wie zijn webshop wil koppelen aan de boekhouding, moet alvast nadenken over:

  1. Welke boekhoudsoftware gebruik je? SnelStart is een gerenommeerd pakket dat inmiddels meer dan 67.000 mkb-bedrijven gebruiken. Via de tool S-Connect kunnen allerlei webshops gekoppeld worden met SnelStart: Magento, CCV, WooCommerce en meer.
  2. Wat wil je synchroniseren? Wat is voor jouw webshop het beste? Kijk je naar orders, naar de voorraad of naar artikelen? Of wil je een specifiek ordersjabloon binnen laten komen, zodat alles netjes geregeld is?
  3. Welke klantinformatie moet in de boekhouding komen? Heb je naast het adres ook het afleveradres nodig? Welke betaalinformatie moet meekomen naar de boekhouding?
  4. Welk systeem is leidend qua prijzen? Vooral als je kortingen gebruikt, is het zaak dat ook goed in de boekhouding te verwerken. Ook bij de productomschrijvingen moet je kiezen welk systeem leidend is: wil je de beschrijvingen van de webshop of van de boekhouding terug laten komen op de factuur?
  5. Ga je factureren per e-mail? Hoe stel je dat goed in? En gebruik je de e-mail ook voor je aanmaningen?
  6. Staan alle artikelen wel in de boekhouding? Is het voor jouw bedrijf handig om omzetgroepen in te stellen? Met omzetgroepen kan je later goed analyseren wat een bepaalde omzetgroep doet voor je bedrijf. Dat geeft soms betere inzichten dan wanneer je naar losse artikelen kijkt.
  7. Hoe vaak wil je dat de boekhouding en de webshop synchroniseren?

Succesvolle webshop

Als je deze vragen kan beantwoorden, ben jij klaar om je webshop te gaan koppelen aan het SnelStart-boekhoudprogramma! Lees hier alles over de tool S-Connect. Je bespaart tijd, je voorkomt fouten en kan dus meer orders aan. Zo zorg je ervoor dat jouw webshop een succes wordt!

Wil je meer tips over hoe je webshop een succes wordt? Lees dan 3 dingen die je absoluut moet doen als je een webshop begint.