Slimme ondernemers benutten de 7 voordelen van e-facturatie

door: Eva Nicolai op: 6 mei 2016 13:30:00 CEST

Slimme ondernemers benutten de 7 voordelen van e-facturatie
7 voordelen van e-facturatie

Iedere ondernemer verstuurt en ontvangt dagelijks facturen. Het overgrote deel van deze facturen wordt zelfs anno 2016 nog handmatig verwerkt. Dit terwijl er vele voordelen zijn op te noemen voor het gebruik van e-facturatie. Wist u dat leveranciers aan overheden binnen niet al te lange tijd zelfs verplicht worden tot e-factureren? Slimme ondernemers starten daarom vandaag nog met e-facturatie. Ontdek de 7 grootste voordelen!

E-factureren: wat is dat eigenlijk?

Als ondernemer heeft u er zeer waarschijnlijk wel eens van gehoord: e-facturatie. Maar, wat is het eigenlijk precies? En is een e-factuur hetzelfde als een digitale factuur? Het antwoord op deze laatste vraag is nee. E-facturatie en digitaal factureren zijn twee verschillende manieren van factuurverwerking. Een digitale factuur, zoals bijvoorbeeld een pdf, kan worden gezien als een 'gewone' papieren factuur, maar dan digitaal. Een e-factuur daarentegen is een digitaal bericht geschreven in een specifieke computertaal (UBL). Een e-factuur kan daarom vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

Meer weten? In de video van onze partner eVerbinding wordt het verschil tussen een pdf en een e-factuur verder uitgelegd.

De voordelen voor uw onderneming

Als ondernemer heeft u veel baat bij e-facturatie. Zo kan het versturen van een e-factuur, dankzij een snellere verwerking en betaling, zowel de verzender als de ontvanger veel geld besparen. De voordelen op een rijtje:

1.pngTijdbesparing

Een groot voordeel van e-facturatie is de snelle verwerking. Waar een pdf eerst gescand, doorgestuurd en vervolgens gearchiveerd moet worden, komt een e-factuur direct binnen in de administratie. Helemaal automatisch. Met e-facturatie is een tijdrovende, handmatige verwerking dus verleden tijd. Dit bespaart u als ondernemer veel tijd!

2.pngKostenbesparing

Als ondernemer ontvangt en verstuurt u wekelijks vele facturen. Aantallen waar niet alleen op het gebied van handelingen, maar ook op zaken als papier, printerinkt en enveloppen veel te besparen valt. Daarbij wordt het versturen van een factuur via de post steeds duurder. Een postzegel kost tegenwoordig al €0,73 cent. Trouwens, ook de kosten voor de fysieke opslag van facturen en de arbeidskosten voor het archiveren van facturen moeten we in de kostenberekening niet vergeten.

Als we al deze kosten bij elkaar optellen wordt het versturen van facturen als snel prijzig. Deze kosten kunnen vermeden worden door bijvoorbeeld gebruik te maken van een geautomatiseerd facturatiesysteem. Voor het versturen van een e-factuur is dan enkel nog een internetaansluiting nodig. En aangezien tegenwoordig elke Nederlander (een uitzondering daargelaten) over een internetabonnement beschikt, zijn dit vaak geen extreem hoge (extra) kosten.

3.pngDuurzaam

Het feit dat er met e-facturatie geen papier en inkt meer nodig is maakt e-facturatie een duurzame manier van factureren. Het is simpelweg gewoon beter voor het milieu!

  Gemak

Het versturen en ontvangen van elektronische facturen is heel eenvoudig. De ontvangst, verwerking en het bewaren van facturen gaat namelijk allemaal elektronisch. Hierdoor is de informatie tevens gemakkelijk digitaal terug te vinden en kunt u de facturen zonder problemen op verschillende locaties opslaan. Daarbij hoeft u als ondernemer echt geen IT-specialist te zijn om gebruik te kunnen maken van e-facturatie. Er zijn tegenwoordig vele verschillende, eenvoudige oplossingen. Bijvoorbeeld die van onze partners.

  Maakt foutloos boekhouden mogelijk

Naast de besparing van zowel tijd als geld draagt e-factureren bij aan een efficiënte administratie doordat er minder kans is op fouten. Bij het maken en versturen van een factuur in pdf formaat is de kans op type- en/of herkenningsfouten relatief groot. Met e-facturatie is handmatig overtypen van facturen niet meer nodig. De regels van de factuur worden foutloos ingelezen en er wordt gelijk een boekingsvoorstel gegeven.

  Voordelen voor bedrijven onderling

Bedrijven kunnen onderling veel voordelen hebben van e-facturatie. Zo kunnen er tussen verschillende bedrijven bijvoorbeeld gemakkelijk bestanden uitgewisseld worden. Hiervoor moeten wel zowel de versturende als ontvangende partij e-facturatie gebruiken en kunnen ontvangen. Alleen dan kunnen elektronische facturen worden uitgewisseld. Gelukkig zien steeds meer organisaties de voordelen van digitaal en/of elektronisch factureren en wordt e-facturen steeds meer standaard in Nederland. Eind 2018 moeten in elk geval alle Nederlandse overheden e-factureren kunnen ontvangen.

  Spookfacturen zijn verleden tijd

U kent ze vast wel, spookfacturen of spamberichten. Met e-facturatie heeft u hier geen last meer van. De afzender is altijd de daadwerkelijke afzender welke automatisch wordt herkent.

Ik ben overtuigd, en nu?

Inmiddels zijn er goede en betrouwbare partijen op de markt die u een complete oplossing bieden om uw facturen digitaal te versturen, ontvangen en verwerken. Eén van deze partijen is bijvoorbeeld eVerbinding, een partij die koppelt met verschillende soorten boekhoudsoftware. Zo ook met SnelStart. Een koppeling met eVerbinding maakt het mogelijk om alle soorten facturen, van pdf tot e-factuur, automatisch en volledig elektronisch in SnelStart te verwerken. Naast het inlezen, is het zeer binnenkort ook mogelijk om vanuit SnelStart via eVerbinding e-facturen te verzenden.

Klik hier voor meer informatie over de koppeling tussen SnelStart en eVerbinding.

 

Deel uw kennis op het SnelStart Kennisplein

Eva Nicolai

Door Eva Nicolai

Als content marketeer op de afdeling Marketing werkt Eva met name aan de online communicatie richting onze klanten. Daarbij is ze betrokken bij allerlei marketinguitingen van SnelStart richting zowel ondernemers als accountants- en administratiekantoren.

Wat vond u van dit artikel?
Goed verhaal! of Geef een tip of stel een vraag aan Eva Nicolai.


Volg Eva Nicolai op social media: