Niels Hoorn
Gepubliceerd: 10 februari 2022
Procurement is iets anders dan inkoop
Als je ‘procurement’ intypt in Google Translate verschijnt ‘inkoop’ als Nederlandse vertaling. Inkoop dekt echter niet helemaal de lading, want gaat een paar stappen verder. Procurement is te omschrijven als: alle activiteiten die zich richten op procesbeheersing vanaf het moment dat goederen binnenkomen tot het moment dat ze in productie worden genomen. Denk bij 'alle activiteiten' aan:
- Onderhandelingen met leveranciers (sluit de juiste deals met je leveranciers, daar hebben jullie beiden baat bij)
- Relaties met leveranciers verbeteren (je leveranciers zijn essentieel voor je bedrijf, dus zorg voor een goede band)
- Materiaalbehoefteplanning (zorg dat je weet wanneer je welke producten nodig hebt - ook bekend als MRP)
- Aankoop van de goederen/diensten (na alle voorbereidingen en analyses moet je de goederen natuurlijk ook daadwerkelijk kopen)
- Inkooporders (juridisch bindende documenten die je als koper naar de verkoper stuurt en waarin details staan over de producten en services)
- Facturering (verwerken van het document dat je ontvangt van de leverancier, met onder meer informatie over over wat je hebt gekocht, hoeveel je hebt gekocht, wanneer je het hebt gekocht en voor welke prijs)
- Goederentransport (wanneer worden je goederen verstuurd, hoe lang zijn ze onder weg, wanneer en waar komen ze aan?)
- Goederenontvangst (waar komen de goederen binnen en waar sla je ze op)
- Voorraadbeheer (houd je voorraden op orde, bestel goederen tijdig bij, sla ze op de juiste plaats op en zorg dat ze tijdig in de schappen liggen)
- Kostenbesparingen evalueren (waar zijn inkoopkosten te realiseren? Waar liggen de grootste kansen? Wat was succesvol en wat niet?)
Slimmer nieuwe voorraden inkopen
Een zeer efficiënte manier om de inkoopkosten te kunnen beheersen, is het automatiseren van inkoopprocessen. Slimme administratiesoftware helpt bijvoorbeeld om je voorraadbeheer tot in detail in de hand te houden. Je ziet gemakkelijk wat klaarstaat voor verzending of facturering, hoeveel je in bestelling hebt staan en of er nog backorders zijn. Met een geautomatiseerd voorraadbeheer heb je continu zicht op de bewegingen in je voorraden en kun je tijdig bijsturen. Je hebt inzicht in de herkomst en ouderdom van je voorraden en hebt direct controle over je opbrengsten. Zo kun je slimmer beslissen (en onderhandelen) bij de inkoop van nieuwe voorraden.
Procurement is dus meer dan inkoop. Investeer in procurement door het (deels) te automatiseren en:
- - Bespaar tijd en geld
- - Creëer overzicht
- - Voorkom frustraties
- Verkrijg inzichten om meer marktgericht in te kopen
Zo verbeter je jouw procurement
Begin met het aanstellen van een procurement-specialist; iemand die zich focust op het verbeteren van alle inkoopgerelateerde activiteiten. Hiervoor kun je een externe specialist binnenhalen of intern een collega (parttime) voor vrijspelen. De eerste conclusie van je procurement-specialist is waarschijnlijk dat je moet kunnen meten welke procurement-processen goed draaien en welke niet. Dit inzicht is essentieel om de verbetermogelijkheden in kaart te krijgen. Dit meten gaat het beste als je inkoopproces is geautomatiseerd. Een volledig geautomatiseerd inkoopproces biedt bovendien grote voordelen met efficiëntie en veiligheid (geen handmatige fouten meer).
