Handige tips voor kantoren: gebruik de bankkoppeling

Om efficiënt samen te werken met uw klant is een bankkoppeling misschien wel onmisbaar. SnelStart koppelt inmiddels met ABN-Amro, Knab, Rabobank, ING en Triodos. Om de koppeling efficiënt te gebruiken is het verstandig om deze aan te vragen onder uw eigen licentie, zodat u het beheer in eigen hand heeft.

Het aanvraagproces is bij iedere bank anders, maar in alle gevallen is het raadzaam om uw SnelStart-account te gebruiken bij de aanvraag. Dat doet u in de meeste gevallen door tijdens het aanvraagproces in te loggen met uw SnelStart ID. Dit zorgt ervoor dat u de klant niet hoeft te vermoeien met vragen over de koppeling. Bovendien zijn sommige functionaliteiten, zoals het inzien van de aangeboden bestanden en het geven van rechten aan gebruikers, gekoppeld aan het account waarmee de koppeling is aangevraagd. Wel zo handig om dat in eigen beheer te houden!

Oude en nieuwe koppelingen

Het inrichten is mogelijk op het moment dat de koppeling actief is. Bij de ABN Amro kan dit een aantal dagen duren, maar bij de andere banken zal dit op dezelfde dag - of uiterlijk de volgende - actief zijn. Hierin moet een onderscheid gemaakt worden tussen oude en nieuwe koppelingen. ABN-Amro, Knab en Rabobank vallen onder de noemer ‘oud’ en ING en Triodos onder ‘nieuw’. ING en Triodos koppelen alleen op online administraties en worden daarom ook automatisch gekoppeld aan de administratie van waaruit je kiest voor de optie Beheer uw bankkoppeling.

ABN-Amro, Knab en Rabobank koppelen momenteel (nog) op een oude manier. Hier kan nog worden gekozen om te koppelen met een online of lokale administratie. Vanwege de PSD2-wetgeving zal ook bij deze banken op termijn alleen gekoppeld kunnen worden met een online administratie. Bij deze banken wordt gekoppeld op basis van de SnelStart ID. De bankrekening is standaard gekoppeld aan de gebruiker waarmee de koppeling is aangevraagd. Op het moment dat er gekozen wordt voor de knop Beheer uw bankkoppeling kan de koppeling worden toegewezen aan meerdere gebruikers of aan een online administratie.

Functionele werking

Op dit moment is het nog zo dat de banken iedere werkdag een bestand verzamelen van de gekoppelde bankrekening en ’s avonds laat aanbieden bij ons op ons serviceplatform of via de API-koppeling. Wanneer de bankrekening is gekoppeld aan een online administratie worden de afschriften direct ingelezen in de betreffende administratie. Als er een gebruiker is gekoppeld aan de koppeling, dan worden de afschriften pas ingelezen op het moment dat een gekoppelde gebruiker een administratie opent waarin het rekeningnummer aanwezig is.

Is er een probleem met het inlezen van de afschriften? De eigenaar van de koppeling kan dit oplossen. Daarom is het handig dat u de koppeling zelf beheert. Wanneer er namelijk iets misgaat kunt u dat, zonder dat de klant daar last van heeft, zelfstandig oplossen. Het afschriftenscherm laat de status zien van de laatst aangeboden afschriften. Wanneer een bestand niet succesvol ingelezen is, krijgt u een foutmelding. Dat bestand kan gedownload worden om alsnog handmatig in te lezen.

Bij de ontvangen afschriften wordt automatisch gekeken of de afschriftregels gekoppeld kunnen worden aan reeds aanwezige openstaande verkoop- en/of inkoopfacturen. Is dit nog niet het geval? Dan kunt u op een later moment alsnog kiezen voor de functionaliteit Opnieuw koppelen.

Door Tom van den Brink

Tom is Accountmanager Binnendienst bij SnelStart. Dagelijks is hij bezig om de accountmanagers ‘on the road’ te ondersteunen, door de technische vragen waarmee zij terug naar het SnelStart-kantoor komen op te lossen en terug te koppelen richting kantoren.

Handige tips voor kantoren: gebruik de bankkoppeling

Oude en nieuwe koppelingen

Functionele werking

Door Tom van den Brink

Onderwerpen