Ga niet in de fout in de cloud

Als boekhouder was je 5 jaar geleden een voorloper als je ‘in de cloud’ werkte. Tegenwoordig is het gebruikelijk om vanuit een online administratie te werken. Cloud-werken biedt veel voordelen, maar dan is het wél belangrijk dat je het op de juiste manier doet. Wij geven 10 do’s en dont’s.

Wat is werken in de cloud?

Een administratie kun je op meerdere manieren opslaan. Het kan lokaal, waarbij je de administratie op de harde schijf van je eigen computer zet. Alleen jij kunt dan, vanaf je eigen device, bij deze administratie. Je kunt hem ook opslaan op een online server, zodat je collega’s en je klant ook bij de gegevens kunnen. Dit heet ook wel ‘de cloud’ omdat je internet nodig hebt om deze administraties te bereiken en internet werd vroeger afgebeeld met een wolkje (in het Engels cloud). In de praktijk staat een cloud-administratie op een beveiligde server in een datacenter. Cloud-administraties zijn overal en altijd bereikbaar en dat biedt veel voordelen. Het brengt ook enkele risico’s met zich mee. Met deze do’s en dont’s doe je het niet fout in de cloud.

DO: werk via een betrouwbare partij

Als je administratie via internet bereikbaar is, wil je dat hij op een betrouwbare en goed beveiligde server staat. Bij SnelStart werken we daarom samen met Microsoft. Microsoft is wereldwijd marktleider op dit gebied en beheert de servers van allerlei grote organisaties, zoals verzekeringsmaatschappijen, banken, vliegtuigmaatschappijen en overheidsorganisaties. Iedere dag worden back-ups in het datacenter gemaakt. De servers worden 24 uur per dag en 7 dagen in de week bewaakt en gecontroleerd.

DON'T: onnodige kosten maken

Als je werkt in de cloud, voorkom je als boekhouder of accountant (te) hoge investeringen in je hardware en software. Je hoeft bijvoorbeeld niet zelf een dure server te kopen, inclusief verplichte softwarelicenties en beheerkosten. Je krijgt ook geen hoge facturen voor het updaten van je systemen of het bijwerken van je software. Je hoeft je bovendien niet bezig te houden met ICT-zaken, maar kunt ‘gewoon’ werken aan de administraties van je klanten. Door in de cloud te werken, betaal je in abonnementsvorm precies voor wat je afneemt. Zo houd je geld over om te investeren in je bedrijf.

DO: werken waar je wilt

Een online administratie kun je vanaf elke locatie benaderen. Je hebt alleen een internetverbinding en je inloggegevens nodig om erbij te kunnen. Zo kun je werken waar en wanneer je wilt; overdag vanuit huis of vroeg in de ochtend vanaf je vakantieadres. Het device of de harde schijf met de administratie hoef je niet bij je te hebben. Let op: zorg wel dat je via een betrouwbare internetverbinding werkt. Twijfel je hierover? Dan is het misschien verstandiger om ergens anders in te loggen.

DON'T: administraties mailen

De administratie mailen naar een klant? Dat is niet meer nodig. Fijn, want bestanden mailen is onpraktisch en onveilig. Als je werkt in de cloud, deel je supereenvoudig de administratie met je klant. De online administratie is altijd actueel en je beschikt allebei over de meest actuele gegevens.

DO: met meerdere gebruikers werken

Met meerdere collega’s aan één administratie werken? Doen! Hiervoor hoef je niet af te spreken wie op welk moment in het bestand gaat. Jullie kunnen allebei op hetzelfde moment in dezelfde administratie werken. De informatie die je collega invoert, is direct voor jou zichtbaar en beschikbaar. Ideaal wanneer meerdere collega’s voor dezelfde klant werken; de kans op fouten in de administratie is minimaal en de samenwerking tussen collega’s verloopt efficiënt.

DON'T: bang zijn om data te verliezen

Als je gegevens lokaal opslaat, loop je een hoger risico ze te verliezen. Bijvoorbeeld doordat je computer crasht, wordt gestolen of door brand wordt verwoest. Als je administraties in de cloud staan, hoef je je hier geen zorgen om te maken. De data staan op een beveiligde server in een datacenter en niet op een pc of laptop. Ook het niveau van de beveiligingsmaatregelen rond de server is veel hoger dan bij je thuis of op kantoor.

DO: oefen noodscenario's

Als je administratie in de cloud staat, betekent het niet dat je helemaal nergens meer naar hoeft om te kijken. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je internet eruit ligt: wat doe je dan? Kun je dan nog bij de contactgegevens van je klanten? Of is het handig om die offline beschikbaar te maken ‘voor het geval dat’? Doe alsof je geen online toegang hebt; dan ontdek je waarschijnlijk allerlei praktische dingen die je vooraf nooit zou bedenken. Daardoor weet je nog beter hoe je je op zo’n situatie kunt voorbereiden.

DON'T: werken met papieren bonnen en facturen

Leveren je klanten hun bonnetjes en facturen aan op papier? Zit je kast boordevol papieren ordners? Hoeft niet! Alles kan digitaal. Dat betekent meer ruimte in je kast, een kleinere kans op fouten en je bent minder tijd kwijt bent om het in de administraties te zetten. Met SnelStart scan je alle papieren bonnetjes en facturen eenvoudig in, waarna je ze snel uploadt in de administratie. Nog handiger: je klant kan dit zelf doen, zodat alles automatisch digitaal in de boekhouding staat. Dit doet je klant door een foto van de bon te maken en het bestand direct te uploaden in de administratie. Zo voldoet je klant ook meteen aan de bewaarplicht. Facturen worden al steeds vaker digitaal verstuurd; ook die kunnen direct digitaal worden opgeslagen in de administratie’.

DO: jezelf en je medewerkers opleiden

Cybercriminelen zoeken naar zwakke plekken binnen organisaties. Deze zwakke plekken zijn vaak de medewerkers. Via een simpele klik op een onveilige link in een phishing-e-mail kan een hacker bijvoorbeeld al toegang krijg tot data. Je kunt je wapenen tegen deze kwaadwillenden door ‘security awareness’-trainingen te volgen. Hier leer je waar je op moet letten, zodat je de zwakke plekken uitschakelt.

DO: gebruik multifactorauthenticatie

Je wilt de kans dat onbevoegden bij de cloud-administratie komen zo klein mogelijk maken. Dan is het raadzaam om te werken met multifactorauthenticatie (MFA). MFA is een beveiligingsmaatregel die vereist dat je meerdere verificatiestappen doorloopt voor je toegang krijgt tot een systeem of account. Er is dan iets nodig wat je weet (een wachtwoord), iets wat je hebt (een mobiele telefoon of fysieke token) en/of iets wat je bent (gezichtsherkenning of vingerafdruk). Zo maak je het voor kwaadwillenden veel lastiger om toegang te krijgen tot een online administratie.

DO: ruim wentijd in

Ga je starten met werken in de cloud? Ruim dan wat wentijd in. Voor jezelf, voor je collega’s én voor je klanten. Leg aan iedereen uit wat er precies verandert en wat de voordelen van de nieuwe werkwijze zijn. Hoe beter je iedereen hierin meeneemt, hoe minder weerstand het opwekt en hoe sneller het een groot succes is. Het helpt ook om iemand binnen je kantoor beschikbaar te maken om vragen te beantwoorden.

Online boekhouden

Ook graag vanuit de cloud in je administraties werken? En online samenwerken met je klanten? SnelStart maakt dit voor je mogelijk en helpt je bij het opstarten.