Een nieuwe manier van werken: ‘Mijn klanten willen niet anders meer’

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 1 oktober 2020

Een nieuwe manier van werken: ‘Mijn klanten willen niet anders meer’

Nooit meer kwartaalstress: hoe doe je dat? En wat vinden je klanten van die nieuwe manier van werken? Ik sprak met Alen Miladinovic over de overstap van Loyal Consultants naar online samenwerken. Over mensen die het nut er niet van inzien, het ‘aha-moment’ en waarom collega’s en klanten nu niet anders meer willen.

De kennismaking

Alen vertelt hoe in hij 2017 samen met een collega het event SnelStart Aangenaam bezocht, waar hij een presentatie bijwoonde over online samenwerken met klanten in SnelStart. Alen was direct enthousiast. Door zijn affiniteit met techniek en automatisering zag hij meteen de mogelijkheden, zeker gezien de visie van Loyal Consultants.

‘We willen onze klanten adviseren, als bedrijfscoach en als ondernemerscoach. Om dat goed te doen is het belangrijk dat de cijfers kloppen en up-to-date zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om een ondernemer die een huis wil kopen of een auto wil leasen. En als je wilt investeren in bedrijfsmiddelen, zoek je dan het geld binnen je eigen bedrijf of ga je een lening aan?’

Alen Miladinovic

Klanten zagen het anders

In 2018 begon Loyal Consultants met online samenwerken. In eerste instantie was het lastig om klanten te overtuigen, ook omdat ze voor een SnelStart Instap-abonnement moesten betalen. Alen vertelt dat hij gesprekken voerde met klanten over de voordelen: geen dozen vol bonnetjes inkloppen op het allerlaatste moment, alle aangiftes op tijd zonder stress en continu inzicht door up-to-date cijfers. Maar klanten zagen dat anders: ‘Ja, dat is voor jullie handig, maar het ging vroeger toch ook goed? Mijn aangiftes werden op tijd gedaan. Waarom zou ik dan nu betalen voor een abonnement?’

Alen vond dit best frustrerend, maar begreep ook dat de boodschap niet overkwam: ‘Een klant wil ondernemen en verwacht dat wij ervoor zorgen dat aan alle fiscale verplichtingen voldaan wordt. Hij is gewend om een ordner of doos aan te leveren, waarna wij ons kunstje daarop verrichten en de aangifte indienen. Het duurde even, maar na een tijdje zag ik in dat het voor de klant uiteindelijk gaat om de vraag: wat levert die nieuwe manier van werken mij op? Wat heb ik eraan?’

Wat levert het de klant op?

Op het moment dat een ondernemer wil investeren, een huis wil kopen of een auto wil leasen zijn er recente cijfers nodig. Alen legt uit dat de meeste klanten van Loyal Consultants met een kwartaalaangifte werken, waardoor ze altijd een kwartaal achterlopen met de cijfers. ‘Voordat je alle informatie bij elkaar hebt, ben je een paar maanden verder. En maanden wachten op cijfers voordat je kunt investeren in je bedrijf of op zoek kunt gaan naar een huis, dat vinden klanten niet prettig. Met dit inzicht werd het een stuk eenvoudiger om ondernemers de meerwaarde van het online samenwerken uit te leggen. Met een online administratie kun je de meest recente cijfers vrijwel direct aanleveren.’

Daarnaast verwacht hij dat de administratiekosten voor klanten zullen dalen. ‘We evalueren ieder jaar wat klanten ons betalen. Deze manier van werken scheelt ons uiteindelijk veel tijd, waardoor kosten omlaag kunnen of we meer advies kunnen geven. Wanneer je het hierover hebt, luisteren klanten meteen.’

Hoe krijg je collega’s mee?

In het begin voerde alleen Alen gesprekken met klanten over de nieuwe manier van werken, maar in de laatste helft van 2019 kreeg hij versterking van de rest van het team van Loyal Consultants. Hoe kreeg hij het team mee?

Alen: ‘Vóór SnelStart gebruikten we een programma waarin alles handmatig moest worden ingevoerd. Collega’s waren hierdoor gewend aan een bepaalde manier van werken. Sommige collega’s werkten liever met zo’n tastbare map, dan met een bijlage. Daarnaast aarzelden mensen ook door onwetendheid en zagen ze niet meteen de toegevoegde waarde van online samenwerken met klanten.’

Het team kwam iedere maandagmiddag een paar uur bij elkaar om te praten over efficiënter werken, over digitalisering en automatisering. Alen liet zijn collega’s zien wat er allemaal kon met een online SnelStart-administratie. Zodra ze zagen hoe snel en met hoe weinig handelingen hij zo’n administratie bijwerkte, waren ze overtuigd van de efficiëntie.

Hij houdt alle nieuwe ontwikkelingen goed in de gaten. ‘Daar hebben niet alleen wij, maar ook ondernemers profijt van. Bijvoorbeeld het fotograferen van bonnetjes in SnelStart Web, in combinatie met een scan en herken functie. En ik kon niet wachten om het nieuwe invoerscherm voor inkopen aan mijn collega’s te laten zien. Dat scheelt zoveel tijd!’

Alen’s tip: ‘Show, don’t tell’. Laat zien hoe snel en gemakkelijk het werkt.

Mijn klanten willen niet anders meer

Klanten beginnen steeds meer de voordelen van een up-to-date administratie in te zien. Alen vertelt over een ondernemer die vorig jaar zijn bedrijfspand wilde verbouwen. ‘Hij belde op en zei ‘Alen, ik heb snel de jaarrekening nodig, want ik ga verbouwen.’ Maar als hij me in januari de map met facturen en bonnen zou brengen, kon ik die pas in februari en maart verwerken. Als ik het vervolgens voor april niet helemaal rond kreeg, dan moest hij misschien nog langer wachten. Lichte paniek bij de klant: ‘Maar hoe gaan we dat dan doen?’ Dat was natuurlijk een mooie aanleiding om het over een online administratie te hebben. Hij had zijn jaarrekening voor eind januari binnen. En als klanten eenmaal de voordelen zien, willen ze niet anders meer.’

Ik heb zoveel meer plezier in mijn werk

Voor Alen betekent deze nieuwe manier van werken meer plezier in zijn werk: ‘Bonnen inkloppen, gegevens overnemen en steeds dezelfde handelingen uitvoeren vind niemand echt leuk. Laat staan vier keer per jaar die kwartaalstress. Daarnaast heb ik relatief veel klantcontact en voer ik nu hele andere gesprekken dan vroeger. Ik hoef klanten niet langer te vragen of ze zo snel mogelijk met hun facturen en bonnen langskomen. In plaats daarvan mag ik meedenken over ondernemen. Klanten geven me daarin vertrouwen. En dat voelt goed.’

Ontdek de mogelijkheden 

Efficiënt werken en tijd besparen, je administraties up-to-date, nooit meer kwartaalstress en klanten meer toegevoegde waarde bieden? Ontdek hoe je dit doet met SnelStart.

Werkt jouw kantoor nog niet met SnelStart? Ontdek de mogelijkheden van ons boekhoudprogramma voor administratie- en accountantskantoren.