Digitaal factureren: hoe doet u dat?

door: Daan van der Slikke op: 6 november 2015 15:00:00 CET

Digitaal factureren: hoe doet u dat?
Digitaal factureren: hoe doet u dat?

Ieder bedrijf heeft te maken met facturen. Als u een factuur stuurt, doet u dat met het doel om deze betaald te krijgen. Ging die papieren factuur tot een jaar of drie geleden nog gewoon in een envelop en op de post; tegenwoordig is digitaal factureren mogelijk en dat heeft veel voordelen.

Digitale facturatie kan zowel verzender als ontvanger veel geld besparen. Bijvoorbeeld door een snelle verwerking, minder kans op fouten en besparingen in tijd en geld. Maar ook een snellere betaling en een betere verwerking in allerlei systemen.

Met SnelStart kunt u de facturenstroom volledig digitaliseren. Hoe? Dat leg ik in dit blog uit.

Tien redenen om te digitaliseren:

  1. Informatie wordt toegankelijker.
  2. Informatie uitwisselen (intern en extern) wordt makkelijker.
  3. Grote hoeveelheden informatie delen wordt eenvoudiger.
  4. Informatie analyseren wordt makkelijker.
  5. Digitaal werken is beter voor het milieu.
  6. Digitale informatie is makkelijker te automatiseren.
  7. Digitaal werken betekent minder kosten voor kopiëren en fysieke opslag.
  8. Digitale informatie is makkelijker terug te vinden.
  9. Digitale informatie is makkelijker op te slaan op verschillende ‘locaties’.
  10. Digitaal werken maakt een bedrijf aantrekkelijk voor (jonge) werknemers, partners en mogelijk ook klanten.

Bron: MKB Servicedesk.nl

Tip 1: Neem contact op met uw leverancier, van wie u facturen ontvangt

Neem contact op met uw leverancier en vraag of deze de facturen digitaal aan u wil versturen. Vraag hem of hij naast de PDF ook een UBL-bestand aan uw wil aanleveren.

Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Het geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Het is feitelijk niets meer dan een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt.

Tip 2: Lees uw facturen in SnelStart digitaal in

Hoe vaak komt het niet voor: u heeft een papieren factuur voor u, of heeft een PDF ontvangen van uw leverancier. Die wil je toch graag op een plek opslaan en het liefst nog automatisch ook. Dit kan met SnelStart.

Als uw leverancier een UBL-bestand aanlevert via de e-mail, dan kunt u deze met een druk op de knop inlezen in SnelStart en dan wordt automatisch de PDF gekoppeld. Het enige wat u dan nog hoeft te doen, is te controleren of de factuur op de juiste grootboekrekening terecht is gekomen. U bespaart op deze manier kostbare tijd en kunt doen waar u goed in bent: ondernemen – of, als accountant, uw klant adviseren hoe hij zijn onderneming het beste kan voeren.

Lees hier hoe u uw facturen digitaal kunt verwerken in SnelStart

Tip 3: Werk online met SnelStart - eenvoudig delen van informatie

Het heen en weer mailen van uw administratie is verleden tijd met SnelStart. U kunt uw administratie eenvoudig delen met uw accountant of een andere derde partij. U beschikt hierdoor beiden over de meest actuele gegevens. Doordat u de facturen digitaal heeft verwerkt en het meeste al is herkend door onze software, kunt u snel uw boekhouding controleren.

Tip 4: Digitaliseer met behulp van onze partners

Bij SnelStart richten wij ons op boekhouden en facturen en hoe u dit zo gemakkelijk mogelijk kunt doen. Om ervoor te zorgen dat u uw gehele proces zo gemakkelijk mogelijk automatiseert, hebben wij een grote keuze uit partners die hun software aan SnelStart koppelen. Zij automatiseren het deel in het proces wat in SnelStart niet mogelijk is.

Zo hebben wij ook een aantal partners die software bieden om uw papierenfacturen stroom te digitaliseren.

Hoe werkt dat?
U krijgt een papieren factuur. Die scant u in en verwerkt deze PDF in het pakket van een van onze partners. De PDF wordt herkend en afhankelijk van uw wensen en de mogelijkheden van het pakket, kunt u deze verder verwerken. Als u de PDF heeft verwerkt, kunt u vanuit deze software met een druk op de knop de PDF klaarzetten voor SnelStart. De PDF wordt dan ingelezen in SnelStart en er wordt automatisch een boeking gemaakt.

De partners bieden naast de facturenstroom natuurlijk nog veel meer mogelijkheden om andere documenten te digitaliseren.

Wij lichten graag de drie belangrijkste partners toe:

GO2UBL
go2UBL is een cloudoplossing (UBL/e-facturatie-service) die het mogelijk maakt om inkoopdocumenten te laten verrijken met een UBL-bestand.

De inkoopdocumenten (waaronder ook kas, pin en handgeschreven facturen) worden per e-mail of middels een app aangeleverd, door go2UBL verrijkt met een UBL-bestand en uiteindelijk afgeleverd op een daarvoor afgesproken locatie.

Hierna kunnen de PDF-inkoopdocumenten op basis van het UBL-bestand ingelezen/verwerkt worden binnen SnelStart. De werkwijze van go2UBL levert ook een aantal andere leuke voordelen op, zoals controle op factuurvereisten en eventuele spookfacturen. 

Scan Sys
Scan Sys levert met ImageCapture for Invoices dé oplossing voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van inkomende facturen en overige documenten, zoals pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in koppeling met SnelStart.

Voordelen:

  1. Geautomatiseerde verwerking van inkoop- en omzetfacturen
  2. Direct aanmaken en bewerken van crediteuren en debiteuren
  3. Besparing op tijd ten opzichte van handmatige factuurverwerking
  4. Automatische opbouw van digitaal archief
  5. Volledige integratie met e-mail en met accountancy portals


ELVY (binnenkort beschikbaar)
Elvy is een slim en betaalbaar softwarepakket, dat uw inkomende documentstroom digitaliseert en automatiseert. Met andere woorden: het zorgt ervoor dat gescande documenten op de juiste plek in de juiste database terechtkomen. Een mooi voorbeeld: Elvy herkent facturen, boekt ze automatisch in en archiveert ze bijvoorbeeld in uw financiële pakket.

Elvy is eenvoudig te installeren, is apparaatonafhankelijk en communiceert probleemloos met verschillende financiële softwarepakketten.

SnelStart gaat verder:

SnelStart gaat verder met digitaliseren. Straks kunt u met een druk op de knop facturen digitaal versturen naar uw leveranciers. Deze worden automatisch ontvangen in het softwarepakket van uw leverancier. Bekijk onze vooruitblik en ontdek wat er nog meer aankomt!

Nog geen SnelStart klant? Probeer onze software nu 30 dagen gratis en ervaar de voordelen!

Probeer SnelStart gratis


Dit blog is geschreven door Daan van der Slikke, Product Owner bij SnelStart

Volg Daan van der Slikke op social media    

Daan van der Slikke

Door Daan van der Slikke

Daan is product owner bij SnelStart en doet onderzoek in de markt van accountancy en ondernemen. Wat zijn de trends in het werkveld van accountants en ondernemers? Waar kan SnelStart het product vervolgens nog verder verbeteren?

Wat vond u van dit artikel?
Goed verhaal! of Geef een tip of stel een vraag aan Daan van der Slikke.


Volg Daan van der Slikke op social media: