Digitaal factureren: hoe doe je dat?

Digitaal factureren: hoe doet u dat?

Digitale facturatie kan zowel verzender als ontvanger veel geld besparen. Bijvoorbeeld door een snelle verwerking, minder kans op fouten en besparingen in tijd en geld. Maar ook een snellere betaling en een betere verwerking in allerlei systemen. Lees hier hoe je de facturenstroom volledig kunt digitaliseren.

Ieder bedrijf heeft te maken met facturen. Als je een factuur stuurt, doe je dat met het doel om deze betaald te krijgen. Ging die papieren factuur tot een jaar of drie geleden nog gewoon in een envelop en op de post; tegenwoordig is digitaal factureren mogelijk en dat heeft veel voordelen. 

Tien redenen om te digitaliseren:

  1. Informatie wordt toegankelijker
  2. Informatie uitwisselen (intern en extern) wordt makkelijker
  3. Grote hoeveelheden informatie delen wordt eenvoudiger
  4. Informatie analyseren wordt makkelijker
  5. Digitaal werken is beter voor het milieu
  6. Digitale informatie is makkelijker te automatiseren
  7. Digitaal werken betekent minder kosten voor kopiëren en fysieke opslag
  8. Digitale informatie is makkelijker terug te vinden
  9. Digitale informatie is makkelijker op te slaan op verschillende ‘locaties’
  10. Digitaal werken maakt een bedrijf aantrekkelijk voor (jonge) werknemers, partners en mogelijk ook klanten

Bron: MKB Servicedesk.nl

Tip 1: Neem contact op met de leverancier van wie je facturen ontvangt

Neem contact op met je leverancier en vraag of deze de facturen digitaal naar je wil versturen. Vraag hem of hij naast de PDF ook een UBL-bestand wil aanleveren.

Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Het geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Het is feitelijk niets meer dan een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt.

Tip 2: Lees je facturen in SnelStart digitaal in

Hoe vaak komt het niet voor: je hebt een papieren factuur voor je, of een PDF ontvangen van je leverancier. Die wil je toch graag op één plek opslaan en het liefst nog automatisch ook.

Als je leverancier een UBL-bestand aanlevert via de e-mail, dan kun je deze met een druk op de knop inlezen in bijvoorbeeld SnelStart en dan wordt automatisch de PDF gekoppeld. Het enige wat je dan nog hoeft te doen, is te controleren of de factuur op de juiste grootboekrekening terecht is gekomen. Je bespaart op deze manier kostbare tijd en kunt doen waar jij goed in bent: ondernemen – of, als accountant, je klant adviseren hoe hij zijn onderneming het beste kan voeren.

Tip 3: Werk online - eenvoudig delen van informatie

Het heen en weer mailen van je administratie is verleden tijd als je werkt in een online boekhoudprogramma. Je kunt je administratie eenvoudig delen met je accountant of een andere derde partij. Je beschikt hierdoor beiden over de meest actuele gegevens. Doordat je de facturen digitaal hebt verwerkt en het meeste al is herkend door onze software, kunt je snel jouw boekhouding controleren.

Tip 4: Digitaliseer met behulp van onze partners

Om ervoor te zorgen dat je het hele proces zo gemakkelijk mogelijk automatiseert, kun je kiezen om je boekhoudsoftware te koppelen met software om je papieren facturenstroom te digitaliseren. Ook SnelStart heeft een aantal partners die software bieden.

Hoe werkt dat?
Je krijgt een papieren factuur. Die scan je in en verwerkt deze PDF in het pakket van een van onze partners. De PDF wordt herkend en afhankelijk van jouw wensen en de mogelijkheden van het pakket kun je deze verder verwerken. Als je de PDF hebt verwerkt, kun je vanuit deze software met één druk op de knop de PDF klaarzetten voor SnelStart. De PDF wordt dan ingelezen in SnelStart en er wordt automatisch een boeking gemaakt.
De partners bieden naast de facturenstroom nog veel meer mogelijkheden om andere documenten te digitaliseren.

Twee belangrijke partners uitgelicht:

go2UBL
go2UBL is een cloudoplossing (UBL/e-facturatie-service) die het mogelijk maakt om inkoopdocumenten te laten verrijken met een UBL-bestand.

De inkoopdocumenten (waaronder ook kas, pin en handgeschreven facturen) worden per e-mail of middels een app aangeleverd, door go2UBL verrijkt met een UBL-bestand en uiteindelijk afgeleverd op een daarvoor afgesproken locatie.

Hierna kunnen de PDF-inkoopdocumenten op basis van het UBL-bestand ingelezen/verwerkt worden binnen SnelStart. De werkwijze van go2UBL levert ook een aantal andere leuke voordelen op, zoals controle op factuurvereisten en eventuele spookfacturen. 

ELVY
Elvy is een slim en betaalbaar softwarepakket, dat je inkomende documentstroom digitaliseert en automatiseert. Met andere woorden: het zorgt ervoor dat gescande documenten op de juiste plek in de juiste database terechtkomen. Een mooi voorbeeld: Elvy herkent facturen, boekt ze automatisch in en archiveert ze bijvoorbeeld in je financiële pakket.
Elvy is eenvoudig te installeren, is apparaatonafhankelijk en communiceert probleemloos met verschillende financiële softwarepakketten.

Slimmer en sneller boekhouden?

Met SnelStart kies je zelf in hoeverre je je administratie automatiseert. Van razendsnel factureren en optimaal inzicht in je cijfers tot een geautomatiseerd debiteurenbeheer en/of voorraadbeheer. Bekijk nu welk pakket bij jouw bedrijf past. Bekijk meer
Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud is met de grootste zorg samengesteld.