6 nadelen van boekhouden in Excel

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 8 februari 2021

6 nadelen van boekhouden in Excel | SnelStart

Veel zzp’ers en kleine of beginnende ondernemers houden hun administratie bij in Excel. Vooral als je in het begin kosten wilt besparen en nog weinig facturen verstuurt, is het gebruik van Excel een voordelige keuze. Excel staat al op je computer en op internet vind je veel standaardsjablonen die je direct kunt gebruiken. Waarom kiezen zoveel ondernemers er dan toch voor om te werken met een boekhoudpakket in plaats van Excel? In dit artikel zetten we 6 nadelen van boekhouden in Excel voor je op een rijtje.

1. Met boekhouden in Excel ben je meer tijd kwijt dan nodig is

Het eerste nadeel is meteen ook het belangrijkste nadeel van boekhouden met Excel: je bent er veel meer tijd aan kwijt dan nodig is. Als je van start gaat met boekhouden in Excel moet je allerlei formules invoeren of op zoek gaan naar een geschikt sjabloon, dat je vervolgens moet aanpassen aan jouw situatie, waardoor je toch weer met formules aan de slag moet.

Handmatig werk kost meer tijd

Vervolgens moet je handmatig alle gegevens van je bonnetjes, facturen en al je bankgegevens overnemen op je Excel-sheets en alle bijbehorende papieren en correspondentie goed bewaren. Dat lijkt simpel, maar is in de praktijk een bewerkelijke klus. In de tijd die je nodig hebt om al die gegevens uit te printen, in te typen en te bewaren, had je heel wat nuttigere dingen kunnen doen. En dan moet je nog in de gaten houden wie er nog niet betaald heeft, of je die inkoopfactuur al had afgerekend en of je geen bonnen verloren hebt. En zijn deze kosten nou aftrekbaar, of niet? Een heel gepuzzel bij de btw-aangifte.

Uitstel levert extra stress op

Zeker als je bedrijf groeit, wordt je administratie een enorme klus waar je iedere week een paar uur aan kwijt bent. Dat is tijd waarin je niet aan of in je bedrijf kunt werken. Als je het erg druk hebt stel je de administratie misschien nog langer uit, waardoor het werk zich opstapelt en je extra stress oplevert.

Bespaar tijd met een online administratie in een boekhoudprogramma

In een online boekhoudprogramma, zoals dat van SnelStart, maak je supersnel een factuur. Het factuurnummer klopt altijd en alles wordt netjes ingeboekt zodra je de factuur opslaat. Door de koppeling met je bankgegevens zie je in één oogopslag welke facturen nog open staan. Bonnetjes en papieren facturen fotografeer je met een handige app. De gegevens worden meteen in je boekhouding gezet. Ook digitale facturen importeer je moeiteloos in je administratie. Aan het einde van de btw-periode berekent de software je btw-aangifte met één klik.

Hoef je dan helemaal niets meer te doen? Tuurlijk wel. Maar er kan veel automatisch en dat maakt het supermakkelijk.

2. Met boekhouden in Excel ben je zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag

Je bent voor de Belastingdienst verplicht om jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dus je je bewaart al je bonnetjes en facturen in mappen op kantoor of thuis. En zet je Excel-sheets op je lokale harde schijf of in de cloud. Je moet er verder wel voor zorgen dat je administratie niet verloren gaat door bijvoorbeeld brand, diefstal of een computercrash, waardoor je niet meer aan de bewaarplicht van de Belastingdienst kunt voldoen.

Online administraties staan veilig in de cloud

Bij SnelStart staan online administraties veilig in Azure, het cloudplatform van Microsoft. De gegevens zijn opgeslagen op een beveiligde server in een Nederlands datacenter. Zo’n centrale server wordt veel beter beveiligd dan je huis of kantoor. Microsoft beheert ook de servers van andere grote organisaties, zoals verzekeringsmaatschappijen, banken, vliegtuigmaatschappijen en overheidsorganisaties. Iedere dag worden back-ups in het datacenter gemaakt. Dan wordt een kopie van de volledige database gemaakt. De servers worden 24 uur per dag en 7 dagen in de week bewaakt en gecontroleerd.

Wanneer je administratie veilig online staat kun je er bovendien altijd en overal in werken!

3. Met boekhouden in Excel moet je handmatig btw-aangifte doen

Veel ondernemers moeten ieder kwartaal de btw- en ICP-aangifte doen. Je verzamelt alle bedragen die je in die periode gefactureerd hebt, al je zakelijke kosten en houdt rekening met de verschillende btw-percentages. Dat kost in Excel veel tijd en een foutje bij het overtypen van bedragen of andere gegevens heb je zo gemaakt.

Btw-aangifte in één klik?

Gebruik je SnelStart, dan staat de btw-aangifte na elke periode automatisch voor je klaar. Moet je ICP-aangifte doen? Dan wordt ook die automatisch voor je klaargezet. Je hoeft niets zelf te berekenen, alleen te zorgen dat je administratie is bijgewerkt. Kijk de gegevens nog even goed na en verstuur je de aangifte met een druk op de knop naar de Belastingdienst. Wil je meer weten over de btw-aangifte? Lees dan dit blog over de 10 meest gemaakte fouten in de btw-aangifte.

TIP Wil je zeker weten dat je het goed doet? Vraag dan jouw boekhouder of accountant om hulp. Die is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en veranderingen in de wet. Heb je twijfels? Vraag het dan na bij de Belastingdienst.

4. Boekhouden in Excel zorgt voor een groter risico op fouten

Boekhouden in Excel is foutgevoelig. Zo moet je bijvoorbeeld oppassen dat je factuurnummers niet dubbel gebruikt. En voldoet je factuursjabloon wel aan de eisen van de Belastingdienst? Gegevens van artikelen, klanten en leveranciers moet je steeds weer opzoeken en handmatig overtypen, waardoor de kans op fouten toeneemt. En foutjes kunnen je veel geld kosten: geld dat je misloopt door een fout, de tijd die je kwijt bent om de fout op te lossen en de kosten voor de boekhouder als je er zelf niet uitkomt.

Voorkom fouten met een online boekhoudprogramma

Kies je voor een online facturatie- of boekhoudprogramma, dan kun je veel van dit soort fouten voorkomen. Een boekhoudprogramma waarschuwt je tijdens de invoer, zodat je foutjes niet later in het jaar moet uitzoeken. Als je online samenwerkt met je accountant of boekhouder kijkt hij of zij tijdens de periode met je mee in je administratie, zodat je ontbrekende informatie kunt aanvullen of boekingen kunt aanpassen. Daarnaast worden wijzigingen in de wet- en regelgeving meegenomen in updates van de software, dus je programma is altijd bij de tijd.

5. Een administratie in Excel kun je niet automatiseren

Je kunt een administratie in Excel niet vergaand automatiseren. Je kunt geen koppelingen maken met andere software waardoor gegevens automatisch in je administratie worden overgenomen.

Met een online boekhoudprogramma zoals SnelStart kun je allerlei handige koppelingen maken met andere programma’s, die je veel tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een betaallink aan je facturen, waardoor facturen sneller betaald worden. Met een bankkoppeling zie je meteen welke facturen al betaald zijn en de koppeling met de Kamer van Koophandel zorgt ervoor dat gegevens van klanten en leveranciers automatisch aangevuld en gecontroleerd worden.

Hier vind je een overzicht van alle koppelingen die je kunt maken met SnelStart.

6. Er is geen support beschikbaar voor boekhouden in Excel

Kies je voor een boekhouding in Excel? Dan is er helaas geen support beschikbaar, die je kunt vragen naar waar het mis is gegaan en hoe je dat kunt oplossen.

Wanneer je een boekhoudprogramma met een online administratie gebruikt, werk je heel gemakkelijk samen met je accountant of boekhouder. In SnelStart kijkt je administratie- of accountantskantoor tussentijds met je mee in je online administratie. Zo weet je zeker dat je gegevens goed aanlevert en verwerkt. Je spreekt samen met je accountant of boekhouder af wie wat doet.

Heb je een vraag over de software? Bij SnelStart vind je het antwoord op veel van je vragen op het Kennisplein. Of je neemt contact op met de supportafdeling, we helpen je graag.

Wil je weten hoe je makkelijker kunt boekhouden?

Wil je weten hoe je in minder tijd je hele financiële administratie klaar (en beter voor elkaar) kunt hebben? Download dan het e-book 'Makkelijk boekhouden: je bent sneller zonder Excel'.

In dit e-book vind je antwoorden op de volgende vragen:

  • Wat is het verschil tussen een boekhouding en administratie?
  • Past boekhouden in Excel bij mij en mijn situatie?
  • Waarom gebruiken veel ondernemers boekhoudsoftware?
  • Heb ik een boekhouder of accountant nodig?
New call-to-action

Meer tijd besparen?

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart kun je niet alleen gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen scannen, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Lees hier hoe je tijd bespaart op jouw boekhouding.

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel dit artikel met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, raden we je te allen tijde aan om één en ander inhoudelijk met je boekhouder of accountant af te stemmen.