Stel je voor: je hebt net een stapel facturen geïncasseerd bij je klanten. Het geld staat netjes op je rekening, maar in je administratie staan de facturen nog niet op 'betaald'. Je ziet er een beetje tegenop, want handmatig koppelen kost tijd – en foutjes zijn zo gemaakt. In dit blog vertelt Tamara van ons Klant Contact Centrum je hoe je dit eenvoudig en efficiënt oplost in SnelStart. Lees verder.
Voor wie is dit handig?
Deze functie is vooral geschikt voor ondernemers die:
- Meerdere klanten tegelijk incasseren (bijv. sportscholen, abonnementendiensten, kinderopvang) en hiervoor een incassobestand gebruiken
- Regelmatig leveranciers in bulk betalen via een betaalbestand
- Geen tussenrekening gebruiken voor het verwerken van incasso- en betaalbestanden (zie alinea onderaan)
Een incassobestand is een bestand dat je naar je bank stuurt om in één keer meerdere facturen te innen bij klanten. Een betaalbestand werkt precies andersom: je betaalt er in één keer meerdere leveranciers mee. Je kunt incasso- en betaalbestanden gebruiken met de SnelStart-pakketten inBalans, inZicht of InControle.
Op deze manier betalingen bij klanten incasseren of in bulk leveranciers betalen is snel en efficiënt, maar dan wil je natuurlijk ook dat je administratie het netjes verwerkt. Daarom kun je in SnelStart het hele incasso- of betaalbestand in één keer aan de betaling koppelen. Alle bijbehorende facturen staan daarna direct op betaald.
Zo koppel je in SnelStart 12 een incasso- of betaalbestand aan de betaling
Let op: Dit werkt alleen als je niet met tussenrekeningen werkt.
- Open je administratie
- Ga naar het tabblad Boekhouden
- Open het dagboek Bank waarop de betaling is binnengekomen of afgeschreven
- Is de betaling niet automatisch gekoppeld? Geen probleem:
- Ga naar de regel van de betaling
- Dubbelklik in het veld onder Order/factuur F4
- Klik in het veld Betaalopdracht
- Je ziet nu een lijst van incasso- of betaalbestanden die nog niet zijn gekoppeld
- Selecteer het juiste bestand
- Je ziet alle facturen of betalingen uit het bestand
- Klik linksboven om alles tegelijk te selecteren (of kies losse regels)
- Klik op Plaats de orders/facturen
- Klik op Opslaan
Alle bijbehorende facturen staan nu op Betaald
Plan wekelijks een vast moment in om je bestanden te koppelen. Zo houd je controle en is je administratie altijd actueel.
Hoe zit dat eigenlijk met tussenrekeningen?
Een tussenrekening is als een tijdelijke parkeerplek voor bedragen in je administratie. Je gebruikt het om een betaling of ontvangst tijdelijk te registreren, totdat je weet waar het écht hoort. Zo is je administratie snel bijgewerkt en weet je wat er nog open staat bij de bank. Werken met een tussenrekening is handig als je bijvoorbeeld veel incasso's gebruikt of met meerdere personen aan je administratie werkt.
Werk je zonder tussenrekening?
Dan blijven de facturen openstaan nadat je het incasso- of betaalbestand hebt verstuurd. Pas als de betaling binnenkomt en jij die koppelt (zoals hierboven), worden de facturen op 'betaald' gezet.
Werk je met een tussenrekening?
Dan worden de facturen direct op 'betaald' gezet zodra je het betaal- of incassobestand aanmaakt. Het bedrag wordt eerst geboekt op een tijdelijke rekening: de tussenrekening. Pas als het geld echt op je bank staat, wordt dat verrekend met deze tussenrekening.
Wat is het voordeel van zo’n tussenrekening?
- Je administratie loopt vooruit op de betaling: je ziet direct welke bedragen nog binnen moeten komen.
- Je houdt beter zicht op lopende incasso's of betalingen.
- Het koppelen van betalingen aan facturen gaat automatisch zodra het geld binnenkomt.
- Het voorkomt verwarring of fouten bij het boeken van betalingen, zoals het koppelen van een betaling aan de verkeerde factuur of het per ongeluk dubbel verwerken van een betaling.
Gebruik je een tussenrekening? Dan hoef (en kun) je de stappen uit dit artikel niet toepassen – die zijn bedoeld voor ondernemers die rechtstreeks op de bank boeken.
Deze tip wordt gegeven door...
Tamara is Teamleider bij het Klant Contact Centrum van SnelStart. Samen met haar collega's geeft ze klanten antwoord op de meest uiteenlopende vragen op het gebied van boekhouden en de SnelStart-software. Ze deelt graag haar software-kennis en tips, zodat jij het maximale uit SnelStart haalt.
Deze tip kreeg Tamara van haar collega Karin van het Klant Contact Centrum van SnelStart. Bedankt, Karin!
