Sneller bonnetjes en inkoopfacturen verwerken

door: Marjolijne Banks-van der Ven   op: 17 juni 2020 10:16:51 CEST

Sneller bonnetjes en inkoopfacturen verwerken

Bonnetjes en inkoopfacturen nog sneller inboeken in SnelStart Web? Dat kan nu dankzij een geoptimaliseerd invoer- en scan & herkenproces. In het nieuwe invoervlak bovenaan de pagina upload je meerdere bestanden in één keer. Terwijl het programma de bestanden verwerkt, kun jij al beginnen aan de controle van de automatisch gemaakte inkoopboekingen. Zo boek je inkopen met minder klikken en dat scheelt veel tijd.

Nu beschikbaar vanaf InKaart, binnenkort ook voor InStap.

OCR, optical character recognition

Tijdens het uploaden van de bonnetjes en inkoopfacturen vindt op de achtergrond ons OCR (optical character recognition, oftewel optische tekenherkenning) proces plaats. Alle bestanden doorlopen automatisch het OCR proces tijdens het opladen. Je hoeft niet langer iedere bon of factuur aan te klikken om dit scan & herkenproces te starten. Alle herkende gegevens, zoals de leverancier en de bedragen, worden automatisch voor je ingevuld in de administratie. Je hoeft de boekingen alleen te controleren en waar nodig aan te vullen.

Check de automatisch gemaakte boekingen

Bij iedere inkoop die je in SnelStart verwerkt geeft het programma een omschrijving mee die je eventueel kunt aanpassen. In een omschrijving wordt door SnelStart automatisch de naam van de leverancier gebruikt. Vervolgens koppel je er een grootboekrekening aan. SnelStart onthoudt deze koppeling tussen omschrijving en grootboekrekening. Bij een volgende boeking met een zelfde soort omschrijving laat SnelStart zien op welke grootboekrekening dit de vorige keren is geboekt. Je kunt de grootboekrekening in zo’n voorkeursboeking zo nodig wijzigen, zodat het programma ‘leert’ op welke grootboekrekeningen je deze omschrijving wilt boeken. Na het geven van een akkoord op de boeking is de factuur of bon meteen ingeboekt.

Je hoeft niet te wachten tot alle bonnen en facturen in het programma staan. Terwijl het programma de bestanden uploadt en verwerkt, kun jij al beginnen aan de controle van de automatisch gemaakte boekingen. Zo boek je zonder te wachten en met minder klikken alle inkopen in je administratie. Dat scheelt flink wat tijd.

Overzichtelijke pagina

Het uploaden en verwerken van bonnetjes en inkoopfacturen gebeurt nu op één pagina. Zo houd je beter overzicht. Na een klik op 'Controleer je inkoopbonnen' onder het invoervlak zie je alle boekingen die je nog moet controleren. Deze boekingen kun je eventueel sorteren met behulp van filters.

De vernieuwde functie is nu beschikbaar vanaf pakket InKaart. Over enkele weken is de optimalisatie ook doorgevoerd in het pakket InStap.

Meer weten?

Je kunt op verschillende manieren automatisch inkoopfacturen inlezen in SnelStart Web. Naast Scan & herken kun je ook een elektronische factuur als UBL-bestand inlezen en je facturen importeren vanuit Outlook. Hier lees je meer over hoe je dit doet

Krijg je een melding dat je administratie niet goed is ingericht om de bon toe te voegen? Dan ontbreken er één of meerdere noodzakelijke grootboekrekeningen in je boekhouding. Hier lees je hoe je dit op kunt lossen.

Het OCR-proces in SnelStart Web is gratis, maar biedt nog geen 100% herkenning. Daarvoor kun je terecht bij één van onze softwarepartners. Klik hier voor een overzicht van onze partners.