Verleg je de btw? Controleer nu het btw-nummer met 1 druk op de knop

door: Marjolijne Banks-van der Ven   op: 13 juli 2020 15:44:25 CEST

Verleg je de btw? Controleer nu het btw-nummer met 1 druk op de knop

Doe je zaken met ondernemers in andere EU-landen en verleg je de btw naar de klant? Bij elke factuur waarbij je de btw verlegt, moet je het btw-nummer van de klant controleren. Zo weet je zeker dat je met een ondernemer te maken hebt en voorkom je een naheffingstoeslag van de Belastingdienst als blijkt dat het nummer niet geldig is. In SnelStart Web controleer je nu automatisch de btw-nummers van je relaties met één druk op de knop: de VIES check.

Je kunt SnelStart Web gebruiken als je administratie online staat. Een online administratie biedt veel voordelen. Wil je jouw administratie online zetten? Dit artikel beschrijft hoe je dat doet.

Btw verleggen naar buitenlandse afnemer

Doe je zaken met bedrijven in andere EU-landen? Btw-plichtige klanten in andere EU-landen hebben niets te maken met de Nederlandse btw. Ze dragen zelf omzetbelasting af aan de fiscus in hun eigen land. Op de factuur voor deze klanten hoef je daarom geen btw aan te geven. Je verlegt de btw naar de buitenlandse afnemer.

Verleggingsregeling

Als je zaken doet met bedrijven in Nederland moet je in bepaalde gevallen ook de btw verleggen naar de afnemer. In dit artikel van de Belastingdienst lees je meer over de verleggingsregeling. Het is  verstandig om advies te vragen aan je boekhouder of accountant als je vermoedt dat je de verleggingsregeling moet toepassen.

Zeker weten dat je met een ondernemer te maken hebt

Op iedere factuur waarbij je de btw verlegt naar de afnemer vermeld je het btw-nummer van de betreffende klant. Bij elke factuur waarbij je de btw verlegt, moet je controleren of het btw-nummer van de klant (nog steeds) geldig is. Zo weet je zeker dat je met een ondernemer te maken hebt. Als namelijk bij controle van je administratie blijkt dat het btw-nummer van de afnemer niet klopt, krijgt je een naheffingsaanslag van de Belastingdienst. Je moet dan alsnog omzetbelasting betalen over de goederen en diensten die je zonder btw hebt geleverd, plus een boete.

Btw-nummer controleren in EU databases

Ieder EU-land heeft een eigen database met btw-nummers van de ondernemers in dat land. Je kunt het btw-nummer van klanten uit EU-lidstaten controleren via het Vat Information Exchange System (VIES), een internetsite van de Europese Commissie, waar alle nationale databases van de EU bij aangesloten zijn. 

Btw-nummer controleren met één druk op de knop

In SnelStart Web controleer je nu automatisch de btw-nummers van je relaties met één druk op de knop. Het programma checkt de btw-nummers via de internetsite van de Europese Commissie, maar je voert de controle nu direct vanuit je boekhoudprogramma uit. Zo controleer je snel en gemakkelijk btw-nummers, met minder klikken en zonder het opnieuw invoeren van gegevens.

Je kunt zowel buitenlandse als Nederlandse btw-nummers checken. De knop voor de VIES check staat bij de relatiegegevens van je klanten en leveranciers in je administratie. Daarnaast kun je de VIES check uitvoeren als je bij het maken van een factuur de btw verlegt.

Vul zorgvuldig de gegevens in

Zorg ervoor dat alle adresgegevens van de relatie goed zijn ingevuld. Zo staat straks de juiste landcode voor het btw-nummer zodat de VIES check in de juiste database uitgevoerd wordt. Let er ook op dat het btw-nummer goed is ingevuld. Er mogen geen extra tekens in staan, zoals punten of spaties. Je kunt pas klikken op de VIES check knop als het nummer correct is ingevoerd.

Productnieuws_BODY_VIES check

Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transactie

Na de VIES check geeft het programma aan of het btw-nummer geldig of ongeldig is. Als het btw-nummer geldig is, vermeldt het programma ook de naam die bij dat nummer hoort.

Een ongeldige respons betekent dat er in de nationale database die bij de landcode hoort geen informatie kon worden gevonden over het betreffende btw-nummer, omdat:

  • het btw-nummer niet bestaat;
  • of het btw-nummer niet geldig is voor transacties tussen verschillende EU-landen;
  • of de registratie nog niet volledig is en het bedrijf zich moet registreren voor transacties tussen verschillende EU-landen. In sommige EU-landen hier een aparte inschrijving voor nodig.

Is het btw-nummer niet geldig of wijkt de naam die bij het btw-nummer hoort af van de naam van de klant? Neem dan contact met de klant op.

Meer weten?

De VIES check vind je bij de relatiegegevens in je administratie. In dit artikel lees je hoe je de relatiegegevens van een klant invoert in SnelStart Web.

Je kunt in SnelStart Web een factuur met btw verlegd maken vanaf pakket InStap. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

Als je de btw verlegt naar buitenlandse afnemers moet je ICP aangifte doen. ICP staat voor intracommunautaire prestaties en dit zijn alle goederen en diensten die je aan btw-plichtige klanten in andere EU-landen hebt verkocht. Op de bijbehorende facturen geef je aan dat het gaat om intracommunautaire prestaties. Hier lees je meer over de ICP aangifte.