Dé handleiding voor de startende ondernemer

De knoop is doorgehakt: je gaat écht je eigen onderneming opzetten. Welke stappen moet je nu zetten? Waar moet je rekening mee houden? Met onderstaande online handleiding tover je jouw ondernemers-idee in 10 stappen om tot een betaalde factuur.

Aan de slag als startend ondernemer

Je hebt een baanbrekend idee en wilt daarmee de markt op. Het is je droom om je kennis en kunde in te zetten vanuit je eigen (bedrijfs)naam. De hoogste tijd om concrete stappen te zetten en je eigen droombedrijf te starten. De handleiding in dit blog helpt je daarbij.

De handleiding ondersteunt van de eerste praktische stappen om ondernemer te worden tot het versturen van je eerste factuur. Want er zijn nogal wat dingen om rekening mee te houden. Heb je een van de stappen al gezet? Dan kun je snel doorstappen naar de volgende.

Stap 1: Schrijf een ondernemersplan

Voor jou leeft je idee of droom al helemaal, maar de buitenwereld heeft (nog) geen idee. Een ondernemersplan is niet verplicht, maar het is wel raadzaam om je idee uit te werken. Dit biedt overzicht en houvast in de roerige tijden die je als starter kunt ervaren en het geeft beter inzicht in de kansen en bedreigingen voor jouw onderneming. Gewoon doen dus!

Stap 2: Registreer jezelf bij de KVK

KVK-SnelStart-2
Als je idee – inclusief bedrijfsnaam - concreet is, registreer je je bedrijf bij de KVK. Eerst vul je de gegevens digitaal in, vervolgens maak je een afspraak op het KVK-kantoor om je inschrijving af te ronden. Een KVK-medewerker controleert daar de gegevens. Na betaling van je inschrijfvergoeding van €75,- ben je officieel ondernemer. Binnen 2 weken ontvang je van de Belastingdienst een brief met je btw-nummer, die heb je onder meer nodig bij het opstellen van je facturen.

Stap 3: Open een zakelijke rekening

Je bedrijf bestaat nu officieel. Tijd om een zakelijke rekening te openen. Onderzoek welke rekening het beste bij jouw bedrijf past. Laat je informeren door verschillende banken, vergelijk online de verschillende opties en vraag andere ondernemers om advies. Let hierbij onder meer op het verschil tussen vaste en eventuele extra kosten per maand en op de mogelijkheid om de rekening te kunnen koppelen met een boekhoudpakket (komen we later op terug).

Stap 4: Bepaal je uurtarief

De volgende stap die veel starters lastig vinden, is het bepalen van het uurtarief. Je wilt jezelf niet te duur in de markt zetten, maar met een te laag uurtarief word je minder serieus genomen. Een goed uurtarief bepaal je op basis van de volgende factoren:

• De omvang en complexiteit van de klus
• Je vaardigheden en ervaring
• De gemiddelde marktarieven
• De opdrachtgever
• De (on)kosten die jij maakt
Breng bovenstaande factoren in kaart voor je aan het rekenen slaat.

Stap 5: Sluit een verzekering af

Het afsluiten van verzekeringen is (nog) niet verplicht, maar het is wel zeer raadzaam. Dit zijn de twee belangrijkste situaties om over na te denken:

1. Arbeidsongeschiktheid

AOV-SnelStart
Voor veel starters is het een ver-van-hun-bedshow: arbeidsongeschikt raken. Volgens het CBS heeft zo’n 40% van de zelfstandig ondernemers geen voorzieningen getroffen voor arbeidsongeschiktheid. Onthoud dat je hier geen uitkering voor ontvangt. Je kunt dus in grote problemen komen als je iets overkomt en je bent hier niet op voorbereid. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering is de meest logische oplossing, maar je kunt ook zelf geld reserveren. Het kabinet werkt overigens aan een wettelijke plicht voor zzp’ers om zich te verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid. Dit gaat naar verwachting vanaf 1 januari 2027 in.

2. Aansprakelijkheid

Als ondernemer ben je aansprakelijk voor schade. Denk aan schade bij anderen (letselschade en smartengeld), spullen (materiële schade) en milieuschade. Om dit risico te dekken is het slim om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

 

Stap 6: Regel je pensioen

Als zzp’er heb je recht op AOW wanneer je de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. Je hebt als zelfstandig ondernemer echter geen baas die een aanvullend pensioen voor je regelt. Die baas ben je zelf. Zorg dat je pensioenvoorziening op orde is, anders kun je op latere leeftijd flink in de problemen komen. Voor het opbouwen van pensioen zijn in hoofdlijnen drie mogelijkheden:

• Sluit aan bij een van de vele collectieve pensioenregelingen gericht op zzp’ers.
• Sluit zelf een lijfrente af bij een verzekeraar, bank of beleggingsinstelling. De premie die je hiervoor betaalt, is in veel gevallen fiscaal aftrekbaar.
• Als je uit loondienst komt, kun je mogelijk voortbouwen op je bestaande pensioenfonds.

Bespreek met een boekhouder wat voor jou de best passende manier is.

 

Stap 7: Zet een administratie op

Je ontkomt er niet aan als ondernemer: het opzetten en bijhouden van een administratie. Daarnaast is het bijhouden van je administratie waardevol om sneller financiering te krijgen en om helder inzicht te krijgen in je resultaten. Maar bovenal ‘moet’ boekhouden dus van de Belastingdienst. Als je te laat of onvolledig aangifte voor de omzetbelasting (btw) of inkomstenbelasting doet, kan het je een hoge boete opleveren.

Alle cijfers, papieren en gegevens die ook maar iets zeggen over wat je doet en hoeveel je verdient, moet je bewaren. Denk aan in- en verkoopfacturen, urenregistratie en bonnetjes. Wanneer de Belastingdienst niet kan controleren hoe je aan je cijfers komt, heb je een probleem. Al het bewijsmateriaal moet je minimaal 7 jaar bewaren (ook wel bekend als de bewaarplicht).

Je administratie moet verplicht diverse onderdelen bevatten, zoals facturen, transactieoverzichten, kasadministratie en reisadministratie. Dit kun en mag je in Excel opzetten en bijhouden, maar als je bedrijf groeit wordt dit steeds lastiger en foutgevoeliger. Daarom starten veel zzp’ers in een online boekhoudprogramma (zoals SnelStart). Je kunt ook een boekhouder inschakelen en (online) met hem samenwerken.

Stap 8: Je eerste klanten binnenhalen

Welkom-nieuwe-klant-SnelStart
Je bedrijf is klaar om de markt op te gaan. Het ondernemen gaat écht beginnen, je gaat op zoek naar je eerste klant. Waar ga je die eerste klant vinden? Pak je ondernemingsplan erbij, dat heb je niet voor niets geschreven. Hierin heb je ook je doelgroep in kaart gebracht. Zo weet je ongeveer waar je je potentiële klanten kunt vinden en hoe je ze kunt bereiken. We hebben vier aanvullende tips:

1. Netwerken

Benut je netwerk. Zorg dat je netwerk op de hoogte is van je net gestarte bedrijf. Verspreid het woord aan iedereen en nodig potentiële klanten uit voor een kopje koffie. Wees niet bang om relaties te vragen een goed woordje voor je te doen of je aanbod te promoten in hun netwerk.

2. Online aanwezigheid

Als je alleen offline present bent, loop je een hoop klanten mis. Online aanwezigheid helpt je bij de zoektocht naar je eerste klant(en). Een goede website is hierbij van groot belang. Dit is voor je potentiële klanten een handige informatiebron, het geeft de eerste indruk van je bedrijf en daarmee kan het werken als een ware klantmagneet als je hem slim vindbaar maakt via online zoekmachines.

3. Social media

Op social media kun je je bedrijf een kickstart geven. Ga niet zomaar berichten verspreiden, maar doe onderzoek naar de kanalen waarop jouw doelgroep zich bevindt. Zijn jouw potentiële klanten meer actief op een zakelijk kanaal (zoals LinkedIn), dan zet je hierop in en pas je de tone-of-voice aan naar een wat professionelere klank. Bevindt jouw doelgroep zich op een wat meer amuserend kanaal (zoals Snapchat of Facebook), kun je een wat informelere toon gebruiken. Social media zijn uitermate geschikt om de aandacht van je doelgroep te trekken en ze naar je website te lokken.

4. Aandacht voor je klant

Wanneer je eenmaal je eerste klanten binnen hebt, blijft het belangrijk om aan je naamsbekendheid te werken en nieuwe klanten binnen te halen. Staar je dan echter niet blind op nieuwe klanten, want daardoor kun je je huidige klant(en) uit het oog verliezen. Houd altijd contact met je klanten en lever net zoveel kwaliteit als je bij een nieuwe klant zou doen. Tevreden klanten zijn bovendien je beste reclame, dus zo helpt het je indirect aan ‘new business’.

 

Stap 9: Je eerste factuur

Je hebt de eerste producten of diensten geleverd aan je klant. Tijd om je eerste factuur te versturen! Het is een leuk moment wanneer de factuur de deur uitgaat, maar het opstellen is nog wel even een karwei.

Factuureisen

Een factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Denk daarbij aan een factuurnummer en een juiste naamsvermelding. Maar wist je ook dat het te betalen btw-bedrag op de factuur gespecificeerd moet zijn voor de Belastingdienst? Als je bijvoorbeeld je product voor €100 exclusief btw verkoopt, zet je op de factuur €100 en voeg je daaraan toe dat 21% btw moet worden betaald, zodat het totale bedrag €121 is.

Tip: facturen die je in een boekhoudprogramma van SnelStart maakt hebben een standaard-opmaak, zodat ze altijd voldoen aan de wettelijke eisen. Je kunt je factuur personaliseren door je huisstijl erop los te laten. Ook kun je een extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld je betalingsvoorwaarden.

Digitaal of per post?

Zodra de factuur compleet is kun je hem versturen. Doe je dat per post of digitaal? Dit hangt af van jouw wensen als starter. Wil je overzichtelijk en snel kunnen factureren en weet je dat jouw afnemer digitale facturen accepteert? Dan kun je kiezen voor een boekhoudpakket. Ben je minder digitaal aangelegd, maar wel zeer nauwkeurig, dan werkt handmatige facturatie misschien beter voor jou. Groot voordeel van een boekhoudpakket is dat het factureren sneller gaat, waardoor je ook sneller je geld binnen hebt, zeker wanneer je een digitale betaallink meestuurt. De kans op fouten in je factuur is ook kleiner wanneer je met een boekhoudpakket werkt.

Facturen bewaren

Je moet je administratie gedurende 7 jaar bewaren (ook wel bekend als de bewaarplicht). Zorg dat je digitale kopieën hebt van je facturen. Zo voorkom je eventuele boetes, kom je op een later moment niet voor verrassingen te staan en kun je altijd terugvinden wat je hebt gefactureerd.

Veel succes als startende ondernemer!

In deze online handleiding hebben we je meegenomen in de stappen van je idee naar je eerste factuur. Nu is het aan jou om met deze kennis aan de slag te gaan. Met deze eenvoudige boekhoudprogramma’s maak je je digitale boekhouding op betaalbare wijze extra eenvoudig. Heel veel succes met je bedrijf!

Veelgestelde vragen

Hoe begin ik aan de boekhouding?

Hoe zet je je boekhouding meteen goed op? Je kunt op drie manieren beginnen:
•    Je administratie in Excel opzetten en bijhouden
•    Je administratie in een (online) boekhoudprogramma opzetten en bijhouden
•    Een boekhouder inschakelen en (online) samenwerken

Wat zijn de voor- en nadelen? En welke methode past het beste bij jou? Dat kun jij als allerbeste bepalen. Het ‘Handboek voor het opzetten van een goede administratie’ helpt je hiermee op weg.

Kan ik zelf de boekhouding doen of kan ik het beter uitbesteden?

Afhankelijk van je situatie en je boekhoudkennis kun je zelf boekhouden. De meeste zzp’ers werken voor ingewikkeldere zaken wel samen met een boekhouder, al is het maar omdat het fijn is een controlerend paar ogen te hebben, zodat je zeker weten dat alles klopt.

Het is ook mogelijk om de ‘eenvoudige’ administratieve klussen zelf te doen en de rest uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Zo bespaar je ook (deels) kosten. Zo kun je bijvoorbeeld zelf snel factureren en eenvoudig de btw-aangiften indienen en bonnen inscannen.

Wil je het liefst alle benodigde gegevens aanleveren bij je boekhouder en zelf geen administratieve handelingen uitvoeren? Ook dat is mogelijk. Via SnelStart lever je alle gegevens digitaal aan en je boekhouder of accountant verwerkt alles op de juiste manier in je boekhouding.

Conclusie: je kunt veel zelf boekhoudwerk zelf doen, maar het is raadzaam om samen te werken met een boekhouder. Onderling kunnen jullie naar wens de taken verdelen.

Is iedere onderneming verplicht om een boekhouding bij te houden?

Ja, boekhouden ‘moet’ van de Belastingdienst. Doe je te laat of onvolledig aangifte voor omzetbelasting (btw) of inkomstenbelasting? Dan kan het je een hoge boete opleveren. Daarbij moet je alle cijfers, papieren en gegevens die ook maar iets zeggen over wat je doet en hoeveel je verdient, minimaal 7 jaar bewaren.

In minder tijd makkelijk boekhouden?

Het kan met SnelStart. Bekijk nu hoe je in no-time controle over je boekhouding en inzicht in je cijfers krijgt. Ondek welk pakket bij jou past. Bekijk meer
Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud is met de grootste zorg samengesteld.