5 manieren voor beter timemanagement

Als zelfstandig ondernemer heb je veel vrijheid. Je bepaalt je eigen werktijden, salaris en welke opdrachten je wel of niet uitvoert. Het is verleidelijk om uit te slapen, pas laat aan je werk te beginnen en tussen je werkzaamheden door even een boodschap te doen. Het resultaat? Je krijgt je taken niet af en belangrijke werkzaamheden blijven liggen. De oplossing daarvoor is timemanagement.

Vrijheid brengt veel voordelen met zich mee, maar het kan ook een valkuil zijn. Er is namelijk geen manager of baas die jou 'controleert' en je ermee confronteert wanneer je om 10 uur nog niet achter je bureau zit.

Timemanagement is een combinatie van een scala aan vaardigheden, instrumenten en technieken die men in kan zetten om de tijd die nodig is om specifieke taken, projecten en doelen te bereiken onder controle te houden.

Veel zelfstandig ondernemers vinden het lastig om hun tijd goed te managen of prioriteiten te stellen in hun werkzaamheden. Timemanagement is een techniek die daarbij helpt. Je leert je tijd op een andere manier in te delen, een actieplan op te stellen voor je werkzaamheden en prioriteiten te geven aan belangrijke taken. Er zijn verschillende timemanagementtechnieken:

De kaasschaafmethode

Als je eigen onderneming goed loopt, bent je vaak meer dan 40 uur per week kwijt aan je werk. Je hebt vast weleens een groot project gehad die je voor een bepaalde deadline moest halen. Een groot project kan voor veel verwarring zorgen: het is namelijk moeilijk om hier structuur en overzicht in aan te brengen. Een homp kaas kun je niet in één keer opeten, maar wel wanneer je er kleine plakjes afschaaft. Precies zo met een groot project: wanneer je iedere week een klein onderdeel van de klus doet, gaat dat veel beter dan wanneer je in één keer alles probeert te doen. Hulpmiddelen hiervoor zijn een realistische planning en het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met je opdrachtgever of klant.

Het deadline principe

Wanneer je met interne werkzaamheden bezig bent of bijvoorbeeld acquisitie, dan heb je geen deadline die je moet halen. Verleidelijk om het dan de hele dag maar rustig aan te doen. Ook al heb je geen échte deadline, door jezelf een deadline op te leggen, kun je in korte tijd meer werk afkrijgen dan je voor mogelijk hield. Hoe dichter de eindstreep nabij komt, hoe creatiever en efficiënter je namelijk gaat werken. Aan het einde van de dag zul je een voldaan gevoel hebben!

To-do-lijst

Een telefoontje hier, een e-mail daar en oh ja, je hebt ook nog een meeting met een klant. Je denkt dat je alles in je hoofd hebt, maar wanneer je op een dag veel verschillende taken hebt, zul je ongetwijfeld iets vergeten. De beste tip daarvoor is om je taken op te schrijven op een zogenaamde to-do-lijst. Wanneer je iets af hebt, kun je dat van je lijst afstrepen. En hoe fijn is het om aan het einde van de dag al je taken door te kunnen strepen?

1 – 2 – 3 prioriteiten

Zo’n to-do-lijst werkt handig, maar het kan ook onoverzichtelijk zijn. Je wilt al deze taken afhebben, maar welke taak is nu het belangrijkst? Door al je taken prioriteiten mee te geven, zie je duidelijk welke taken je eerst moet voldoen. De belangrijkste taak die als eerste gebeurd moet worden, krijgt prio 1 de op één na belangrijkste taak krijgt prio 2… Zo weet je zeker dat je op een dag de belangrijke dingen af krijgt.

Het 'doe het nu!' principe

Op een dag zul je leuke en minder leuke of zelfs vervelende taken hebben. Veel ondernemers vinden het bijvoorbeeld vervelend om hun eigen boekhouding te doen. Het is verleidelijk om dit tot het laatste moment uit te stellen, zodat je eerst leuke dingen kunt doen. De beste tip is om dat niet te doen! Doordat je je vervelende taken blijft uitstellen, blijft het je bezighouden in je hoofd. Bovendien kan het je op het laatste moment veel stress opleveren als blijkt dat je je vervelende taak te lang hebt uitgesteld. Door eerst je vervelende taak te volbrengen, kun je je hoofd weer leegmaken en de rest van de dag bezighouden met de leuke taken.