Herinneringen en aanmaningen

De administratie inrichten om te werken met herinneringen en aanmaningen

Heb je weleens een klant die zijn factuur niet op tijd betaalt? Kost het je veel tijd om achter vervallen facturen aan te gaan? 

Dan kun je vanuit SnelStart 12 een herinnering of aanmaning sturen. Je kunt je eigen aanmaanproces instellen. Deze kan bestaan uit een eerste en/of tweede herinnering en een eerste en/of tweede aanmaning. Dit worden de aanmaanstappen genoemd. Het instellen van de aanmaanstappen doe je in het aanmaningssjabloon. Doorloop hiervoor de volgende stappen.

Stap 1: Het aanmaningssjabloon instellen

Je begint met het instellen van de aanmaanstappen. Dat wil zeggen dat je aangeeft of je wilt werken met een eerste herinneringen en daarna gelijk een aanmaning. Of dat je een eerste en tweede herinnering wilt versturen, en daarna pas een aanmaning.

Ga naar het tabblad Facturen → Aanmaningssjablonen.
Hier staat standaard een aanmaansjabloon met de naam Aanmaning. Door een vinkje voor de aanmaanstap te zetten geef je aan dat je deze stap wilt gebruiken in het proces.
Vul daarna de dagen in vanaf wanneer de aanmaanstap mag worden verstuurd.

Bij een eerste of tweede aanmaning kun je ook rente- of incassokosten berekenen.
Meer informatie hierover lees je hier. 

Voor de hoogte van rente- of incassokosten zijn wettelijke regels vastgelegd.
Deze vind je hier. 

Stap 2: De opmaken toevoegen

Na de aanmaanstappen moeten de opmaken worden toegevoegd.
Dat is de opmaak zoals de aanmaanstap (bijv. 2e herinnering) naar de klant wordt verstuurd.
Ga naar de tabel Sjabloon opmaak.

Wanneer er een vinkje bij Opmaak aanwezig staat dan staat die opmaak er al in.
Staat er geen vinkje dan moet de opmaak nog worden toegevoegd.
Selecteer de regel van de aanmaanstap en klik op Opmaak kopiëren.
Kies de optie Basis-/voorbeeld en kies de gewenste opmaak (afhankelijk van de aanmaanstap die je hebt geselecteerd). Klik op de knop Kopieer opmaak. Door te klikken op Opmaak wijzigen kan je de opmaak van de aanmaanstap aanpassen naar eigen wens. Zoals bijvoorbeeld het toevoegen van je logo. 

Rekeningoverzicht
Je kunt ook een rekeningoverzicht naar je klanten sturen. Dit is een overzicht van alle openstaande facturen. Zet in het aanmaningssjabloon een vinkje bij Rekeningoverzicht.
Deze optie staat bovenin. Er moet dan ook een opmaak voor het rekeningoverzicht worden toegevoegd. 

Let op: als er voor een aanmaanstap geen opmaak is toegevoegd dan kan die aanmaanstap niet worden verstuurd naar je klanten.

Stap 3: De instelling op de klantkaart

Je moet per klant aangeven of de klant voor een herinnering en/of aanmaning in aanmerking mag komen. Dit doe je op de klantkaart.
In het oude klantenscherm zie je in het tabblad Algemeen, onderaan Aanmanen staan en in het nieuwe klantenscherm zie je het onderdeel Verkoopafspraken aanmanen staan.
Selecteer hier of het om een onderneming (bedrijf) of consument (particulier) gaat.
Het verschil heeft te maken met het te berekenen rentepercentage. Vul ook de betalingstermijn in. Dit bepaalt namelijk wanneer een factuur vervallen is en in het aanmaanproces terecht komt.

Een herinnering of aanmaning versturen

→ Hier lees je hoe je herinnering- en aanmaningen kunt versturen in SnelStart 12.

→ Hier lees je hoe je een herinnering verstuurd in SnelStart Web. 

Activeer je abonnement