Een boekhoudprogramma elimineert je boekhoudfrustraties
Een boekhoudprogramma kan je administratieve leven een stuk makkelijker maken. Het helpt je als ondernemer om aan je administratieve verplichten te doen én helpt om je bedrijf succesvoller te runnen. Op deze pagina vind je alles over het boekhoudprogramma. Zoals:
- Wat voor boekhoudprogramma's zijn er?
- Wat kun je met een boekhoudprogramma?
- Wat zijn de belangrijkste voor- en nadelen?
Het grote boekhoudprobleem waarmee ondernemers worstelen
Zeg eerlijk: ben jij gaan ondernemen omdat je boekhouden zo leuk vindt? Waarschijnlijk niet. En waarschijnlijk stel jij net als duizenden andere ondernemers je boekhouding vaak tot het laatste moment uit. Het grootste probleem: het kost veel tijd omdat je zeker wilt zijn dat je het goed doet. Want op (hoge) boetes van de Belastingdienst zit niemand te wachten. Hoe lang je het doen van de administratie ook uitstelt: uiteindelijk moet je het met een eigen onderneming toch echt zakelijk boekhouden. Hoe groot of klein je bedrijf ook is.
Waarom traditioneel boekhouden ondernemers vertraagt
Als je de boekhouding van je bedrijf zelf in Excel doet, kan het je veel tijd kosten. Je moet bijvoorbeeld elke financiële transactie handmatig invoeren en moet zelf scherp controleren of alle cijfers kloppen en op de juiste plek staan. Het vele invoer- en controlewerk kan al snel een werkdag per week innemen. En die tijd stop je natuurlijk het liefst in je onderneming. Een boekhoudprogramma is een aanrader: het kan je veel uren (en fouten) besparen.
Veelvoorkomende boekhoudvalkuilen
Hoe beter je de valkuilen kent waarin andere (startende) ondernemers op boekhoudgebied stappen, hoe groter de kans dat jij die misstappen voorkomt. Dit zijn de vier meest voorkomende valkuilen:
Waarom boekhoudsoftware tegenwoordig onmisbaar is
De kans dat je in een boekhoudvalkuil stapt, is een stuk kleiner als je werkt met een online boekhoudprogramma. Boekhoudsoftware automatiseert je (herhalende) handmatige activiteiten, voert een controleslag uit op de ingevoerde cijfers én geeft inzicht in je bedrijfsresultaten.
De evolutie van boekhoudsoftware
Boekhouden gebeurt al honderden jaren. Het doel: inzicht krijgen in de inkomsten en uitgaven. Om de administratie voor ondernemers makkelijker te maken, verschenen begin jaren 80 de eerste boekhoudprogramma’s op de markt. Het bedrijf SnelStart lanceerde in 1982, toen nog bijna niemand een computer gebruikt, als een van de eerste software om de administratie van ondernemers makkelijker te maken. In no-time had SnelStart duizenden gebruikers. Inmiddels zijn het er meer dan 130.000.
In de beginjaren hielp de software voornamelijk bij het bijhouden van de inkomsten en uitgaven, het maken van facturen en het genereren van financiële overzichten. Daarna evolueerde het boekhoudprogramma jaarlijks. Het gebruiksgemak verhoogde, het programma kon aan steeds meer externe applicaties worden gekoppeld en de boekhouding kan tegenwoordig worden gedaan vanuit de cloud of een app. Mede dankzij deze vele innovaties heb je als ondernemer steeds meer aan een modern boekhoudprogramma.
Het belang van moderne boekhoudtools
Een modern boekhoudsysteem helpt je als ondernemer op meer gebieden dan je zou denken.
Inkomsten en uitgaven bijhouden en vastleggen – Dit is niet de meest verrassende reden om met een boekhoudprogramma te werken, maar het blijft wel de belangrijkste: het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Als ondernemer ben je verplicht dit bij te houden én te bewaren. Met een goed boekhoudprogramma voldoe je aan deze belastingplicht. Het helpt je bovendien om aangifte te doen voor omzetbelasting (btw) of inkomstenbelasting.
Helder inzicht in je resultaten – Wanneer dingen niet goed lopen, wil je tijdig kunnen bijsturen. Een goede boekhoudtool geeft hierin doorlopend inzicht en helpt je betere beslissingen te nemen. Welke klanten moeten nog betalen? Maak je wel winst? Kun je rondkomen van wat je verdient? Moet je investeren, lenen of besparen? Met de juiste cijfers neem je de beste beslissingen.
Cashflow berekenen en cashflow verbeteren – Je cashflow (kasstroom) laat zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat in je bedrijf. Het is een belangrijke graadmeter van je bedrijfsgezondheid. Het volgende wil je graag snel kunnen doen: je cashflow berekenen en je cashflow verbeteren. Een slim boekhoudprogramma maakt zowel de status als de verbeterpunten realtime inzichtelijk.
Sneller je geld ontvangen – Een modern boekhoudprogramma helpt je op meerdere manieren om sneller je geld van klanten te ontvangen. Je maakt bijvoorbeeld eenvoudig de juiste facturen voor je klanten, ziet snel welke klant je een betaalherinnering moet sturen en kunt betaallinks meesturen met je factuur (waarmee de betaalsnelheid omhoog schiet).
Financiering krijgen - Als je financiering nodig hebt – bijvoorbeeld om je bedrijf te laten groeien of een hypotheek aan te vragen - dan vraagt je kredietverstrekker om jaarstukken. Met een boekhoudprogramma haal je de benodigde gegevens vlug naar boven en dat vergroot de kans dat je financieringsaanvraag snel wordt goedgekeurd.
Voor wat voor ondernemers is een boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma is handig voor ieder type ondernemer, want ieder bedrijf is verplicht een administratie bij te houden. Het maakt hierbij niet uit hoeveel boekhoudkennis je hebt.
Je kunt ervoor kiezen om veel zaken zelf te doen, maar kunt via een online boekhoudprogramma ook (online) samenwerken met een boekhouder. En als je het zelf doet, bespaart een boekhoudprogramma je veel werk en tijd.
Van zzp’er tot multinational: groei met SnelStart
Wanneer je start als zzp’er is je administratie doorgaans nog relatief overzichtelijk. Geen medewerkers in dienst, een behapbare hoeveelheid klanten en het aantal uitgaande facturen en wanbetalers is prima bij te houden. In deze situatie ben je uitstekend geholpen met een boekhoudprogramma dat alleen de basisfunctionaliteiten bevat. SnelStart is een zeer populair boekhoudprogramma onder eenmanszaken. Hoe meer je bedrijf groeit, hoe meer administratieve taken (en plichten) je erbij krijgt. Dan is het fijn als je een boekhoudprogramma hebt dat meegroeit met je bedrijfssituatie.
Boekhoudsoftware afgestemd op je branche
Vaak hebben ondernemers in dezelfde branche vergelijkbare wensen. Voor bedrijven in de bouw is het handig om te werken met kostenplaatsen of om op locatie een goede werkbon te maken. Heb je een onderneming in de horeca of een kledingwinkel? Dan wil je dat de inkomsten van de kassa en pin automatisch in je administratie staan. Of dat actieprijzen op de juiste manier worden verwerkt. En als je een webshop hebt, wil je een boekhoudprogramma voor webshops die je administratie koppelt aan je voorraadbeheer en je verkopen. Veel boekhoudprogramma’s hebben functionaliteiten die op jouw branche zijn afgestemd.
Voor stichtingen en verenigingen
Als stichting of vereniging is het niet je doel om winst te maken. Het is wél belangrijk (meestal zelfs verplicht) dat de administratie op orde is. SnelStart is een ideaal en betaalbaar boekhoudprogramma voor verenigingen en een net zo ideaal en betaalbaar boekhoudprogramma voor stichtingen. Het helpt je als bestuurder om in minimale tijd de administratie bij te werken, zodat je meer tijd hebt voor je stichting, vereniging of andere activiteiten.
Voor boekhouders en accountants
Ben je boekhouder of accountant? Dan zijn er handige boekhoudprogramma’s die je digitaal laten samenwerken met je klant. Klanten leveren eenvoudig hun bonnen en inkoopfacturen bij je aan, jij verzorgt de boekhouding, adviseert je klanten en geeft ze realtime inzicht in hun bedrijfsgezondheid.
Passend boekhoudpakket voor iedere ondernemer
SnelStart heeft voor iedere ondernemer, in elke branche, een passend boekhoudpakket. Van startende ondernemers tot mkb-bedrijven met een complexe administratie: SnelStart groeit mee met de situatie van het bedrijf.
Pakket om eenvoudig facturen en offertes te maken. Je boekhouder regelt je boekhouding en de btw-aangifte.
Dit pakket geeft je de vrijheid om te beslissen wat je zelf kunt doen en wat je graag overlaat aan je boekhouder of accountant.
Ideaal wanneer je je product of dienst in abonnentsvorm aanbiedt, wanneer je tweehandsspullen verkoopt of een uitgebreid debiteurenbeheer wilt voeren.
Met dit pakket heb je grip op je orders. Zeer geschikt voor webshops of winkels met een fysieke én een online winkel.
Het pakket voor ultiem (geautomatiseerd) voorraadbeheer en slimme koppelingen. Hiermee grijpt je klant nooit meer mis omdat het laatste product net is verkocht.
Een handelsonderneming of webshop heeft soms uitgebreide financiële en logistieke processen die op elkaar moet. inHandel is hiervoor de oplossing.
Wat kan een boekhoudprogramma?
Moderne boekhoudprogramma’s barsten van de functionaliteiten. Je kunt kiezen voor een eenvoudige basisondersteuning, maar ook voor software die allerlei zaken al voor je regelt.
We zetten 17 verschillende functionaliteiten op een rij.
Geautomatiseerde administratie
In een boekhoudprogramma kun je oneindig veel administratieve zaken automatiseren. Aan werkzaamheden die je herhalend uitvoert, heb je nog maar één keer werk. Zo ben je minder tijd kwijt aan factureren, transacties, het verwerken van bonnetjes, gegevens invoeren, betalingsherinneringen versturen, noem maar op. Zo heb je meer gemak en meer tijd.
Online boekhouding
Je kunt online boekhouden. Of je nu in het buitenland bent of onderweg bent met de trein: zolang je een internetverbinding hebt, is je administratie bereikbaar. Bijkomend voordeel: je hoeft niet bang te zijn om je boekhouding kwijt te raken door bijvoorbeeld een crashende computer, diefstal of brand. Het staat op een beveiligde online server en er wordt regelmatig een back-up gemaakt.
Samenwerken met je boekhouder
Een goed boekhoudprogramma biedt je de mogelijkheid om samen te werken met een boekhouder. Jullie werken dan beide in dezelfde (online) administratie. De ene ondernemer besteedt de boekhouding volledig uit aan zijn boekhouder, de ander doet het liefst zoveel mogelijk zelf en laat de boekhouder alleen controleren of alles goed gaat. In beide gevallen is het handig om samen vanuit één centrale administratie te werken. Met een goed boekhoudprogramma kan dit volledig online. Zelfs je papieren bonnen voer je eenvoudig digitaal in; je hoeft ze niet in een schoenendoos naar je boekhouder te brengen.
Bonnen scannen
Bonnetjes en inkoopfacturen kun je eenvoudig uploaden in je administratie. Je maakt een foto van een bonnetje met de app of voegt digitale bestanden vanaf je computer of telefoon toe aan je SnelStart-administratie.
Financieel dashboard
Je wilt weten hoe je bedrijf presteert. Daarom vind je in boekhoudprogramma’s handige dashboards die de belangrijkste cijfers en ontwikkelingen van je bedrijf visualiseren. Denk aan je banksaldo en openstaande factuurbedragen tot je omzet en het af te dragen btw-bedrag.
Offertes maken
in een paar klikken maak je een offerte om ter goedkeuring naar je klant te sturen. De offerte heeft vaak een standaardtemplate en is naar wens aan te passen.
Facturen maken
In een boekhoudprogramma maak je binnen één minuut een gepersonaliseerde factuur die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.
Btw-verlegd factureren
Dit gaat over het verleggen van btw van en naar ondernemers, wat onder meer speelt wanneer je klanten hebt in het buitenland. Bij de verkoop van diensten of goederen aan afnemers buiten Nederland verwerkt een goed boekhoudprogramma automatisch de juiste btw.
Marge-artikelen factureren
Handel je in tweedehands artikelen die je hebt gekocht van particulieren? Dan bereken je de btw niet over je omzet, maar over je winstmarge. Dit moet je goed verwerken in je administratie. Als je het juiste boekhoudprogramma kiest, is de margeregeling opgenomen. Dan voldoe je snel en eenvoudig aan de wettelijke verplichtingen rondom deze regeling.
Betalingsherinnering sturen
Met een boekhoudprogramma stel je snel en eenvoudig betaalherinneringen in die je direct vanuit het programma verstuurt wanneer iemand niet tijdig betaalt.
Transitorische posten
Een transitorische boeking verdeelt een grote jaarlijkse betaling eerlijk over 12 maanden. Zo heb je een realistischer en eerlijker beeld van je financiële situatie. In een slim boekhoudprogramma gaat dit eenvoudig, zonder ingewikkelde boekhoudkundige kwesties.
Betaallink toevoegen
Als je een betaallink toevoegt aan een factuur, betaalt 30% van de ontvangers sneller. Met goede boekhoudprogramma’s voeg je eenvoudig zo’n digitale link toe aan je factuur.
Gegevens uitwisselen van en naar Excel
Heb je Excel-bestanden met data die je graag aan je boekhouding wilt toevoegen? Of wil je je juist de cijfers uit je administratie in Excel hebben? Met een slim boekhoudprogramma is dat een fluitje van een cent.
Btw-aangifte in één klik
Als je je administratie bijhoudt in een boekhoudtool, berekent het programma automatisch welk bedrag je aan de Belastingdienst moet afdragen. Je hoeft alleen te checken of het bedrag klopt en kunt de aangifte vervolgens met één muisklik versturen.
Werken met actieprijzen en staffelkorting
Specifieke prijzen (actieprijzen en kortingen) moet je nauwkeuring verwerken in je boekhouding. In een boekhoudprogramma verwerk je individuele prijsafspraken makkelijk en snel. Wie de offerte of factuur vervolgens ook maakt: de korting wordt automatisch verwerkt.
Werken met kostenplaatsen
In een boekhoudprogramma kun je werken met kostenplaatsen. Dit houdt in dat je precies ziet hoeveel een project, product of dienst kost, hoeveel je eraan verdient of hoe een afdeling of medewerker presteert. Zo weet je razendsnel waar je winstkansen liggen en kun je tijdig bijsturen wanneer een project of product minder winstgevend is.
Abonnementen factureren
Verkoop je je product of dienst in abonnementsvorm? Dan kan de administratieve verwerking van abonnementen ingewikkeld en tijdrovend zijn. Met boekhoudsoftware automatiseer je dit eenvoudig. Je vult één keer de juiste gegevens in en plant de facturen in voor de komende maanden. Daarna zijn je abonnementsfacturen altijd foutloos en op tijd bij de klant.
Hoeveel boekhoudkennis heb je nodig voor een boekhoudprogramma?
Iedere ondernemer moet een boekhouding bijhouden, maar niet iedere ondernemer is administratief goed onderlegd. En dat hoeft ook niet. Ook als je minder boekhoudkundige kennis hebt, ben je met een goed boekhoudprogramma prima in staat je administratie bij te houden.
Heb je totaal geen kaas gegeten van boekhouden? Zelfs dan kom je met boekhoudsoftware een heel eind, maar dan is het wel verstandig om de hulp van een boekhouder in te schakelen. Al is het maar om te laten controleren of alles goed gaat.
Stapsgewijze tips en tutorials
Als je begint met een boekhoudprogramma, word je aan de hand meegenomen over de werking en de mogelijkheden. Met instructievideo’s over factureren, klanten aanmaken, offertes maken, en onlinedashboards. Ook lees je tips over het inlezen van bonnetjes of online samenwerken met je boekhouder. Lukt iets niet? Dan zitten er experts klaar aan de telefoon om te helpen. Dit gaat vooral om hulp om de administratie op de juiste manier in het systeem te zetten en alles slim in te stellen, niet om boekhoud-inhoudelijke tips. We raden altijd aan om samen te werken met een boekhouder, al is het maar om te laten controleren of alles goed is.
Heb je ingewikkelde, technische vraagstukken? Wil je meer uit je boekhoudprogramma halen dan de standaardfunctionaliteiten? Of wil je je administratie verbinden met bijvoorbeeld je voorraadbeheer en logistieke processen? Dan kan een specialist op locatie langskomen om het op de juiste manier te installeren. Of je kunt ons kantoor in de regio bezoeken.
Tips, trucs en inzichten van vakgenoten
Je bent niet de eerste ondernemer die met een boekhoudprogramma werkt. Hoe ervaren andere ondernemers dit? Zij hebben vast nog tips en tricks voor je. Nieuwsgierig? Lees bijvoorbeeld hoe Jan meer inzicht kreeg in zijn bedrijf, hoe Eva haar bedrijf makkelijker aanstuurt of hoe Meilon precies weet wat hij op voorraad heeft.
Excel als boekhoudprogramma
Het is mogelijk om je boekhouding te doen in Excel. Zeker als je boekhouding (nog) niet heel complex en veelomvattend is. Kleinere bedrijven hoeven soms alleen een simpel kasboek bij te houden en dat gaat eenvoudig in Excel. Bovendien kun je in Excel ook een boekhouding opzetten met een balans, resultatenrekening, btw-overzicht en een klantenoverzicht. Nadeel van Excel is wel dat het tijdrovender en foutgevoeliger is dan werken in een boekhoudprogramma. Veel ondernemers die met de boekhouding starten in Excel, stappen na 1 of 2 jaar alsnog over naar een boekhoudprogramma.
Factuur maken
Als je goederen of diensten verkoopt, stuur je je klant meestal een factuur voor wat je hebt geleverd. Niet altijd – denk aan een groentewinkel, taxibedrijf of horecazaak – maar in veel gevallen is het wel verplicht.
Waarom? De Belastingdienst wil precies weten wat je hebt verdiend. Dat toon je aan met facturen. Die facturen zet je in je boekhouding en bewaar je minimaal 7 jaar. Omdat je facturen in je boekhouding zet, is het handig als je ze meteen maakt in een boekhoudprogramma.
Voorraadbeheer
Werk je met voorraden? Dan kun je het voorraadbeheer uitstekend doen via een boekhoudprogramma. Zeker als je een webshop of handelsbedrijf hebt, biedt dit veel mogelijkheden. Om te beginnen zie je altijd wat klaarstaat voor verzending of facturering, hoeveel je in bestelling hebt en of er nog backorders openstaan. Zo heb je totale controle over je voorraden en kun je tijdig bijsturen.
Voorraad op orde
Door je voorraadbeheer vanuit je administratie te voeren, is de kans kleiner dat producten niet op voorraad zijn. Je kunt instellen dat producten worden bijbesteld (inkoopsoftware) zodra een minimumhoeveelheid van de voorraad in het magazijn is bereikt.
Alles goed verwerkt
Alle bedragen en regelingen worden automatisch goed verwerkt in je boekhouding. De juiste btw-percentages staan erin, ook als je werkt met de margeregeling of wanneer je internationaal verkoopt. Kortingen en voorraden worden vanzelf bijgewerkt.
Altijd inzicht
Op elk gewenst moment heb je realtime inzicht in de meest actuele resultaten van je onderneming. Dit helpt je in- en verkoop tot in de puntjes te beheersen. Je hebt volledige controle over je voorraden, óók wanneer je ze verkoopt via online én offline kanalen.
Automatisering en integratie voor maximaal gemak
Je bedrijf werkt met allerlei programma’s. Een om de verkopen vanuit je kassa of webshop te verwerken, een crm-systeem waarin je je relaties bijhoudt, een voor de personeelsplanning, en zo zijn er vast meer.
Dit soort applicaties kun je koppelen aan je boekhoudprogramma. Met slimme koppelingen verklein je de kans op (handmatige) fouten, verlaag je de werkdruk en bespaar je veel tijd.
Automatiseer en bespaar tijd
Alle uren van je medewerkers in je administratie invoeren. De verkopen van afgelopen week verwerken in je boekhouding. Het is een greep uit de handmatige activiteiten die veel ondernemers uitvoeren om gegevens in of uit hun boekhoudpakket te krijgen. Deze werkzaamheden zijn vaak handmatig, tijdrovend en foutgevoelig. Door apps te koppelen en te integreren in je boekhoudprogramma maak je het jezelf een stuk makkelijker.
Bankkoppeling
Als ondernemer heb je een zakelijke bankrekening. Je kunt die bankafschriften handmatig inlezen en verwerken in je boekhouding, maar dit kan ook geautomatiseerd. Met een bankkoppeling (en bij je bank heet dit waarschijnlijk een boekhoudkoppeling) laat je je bedrijfsrekening communiceren met je boekhoudprogramma. Deze bankkoppeling zet dagelijks je bankafschriften in je administratie. Zo staan alle bankmutaties – de bedragen die op je zakelijke rekening worden bij- of afgeboekt – automatisch op de juiste plek in je boekhouding. Ook zie je direct welke facturen zijn betaald.
Koppelen met je webshop
Heb je een webshop? Dan kun je die koppelen aan je administratie. Je webshop-bestellingen staan dan automatisch in je boekhoudprogramma, inclusief de belangrijke gegevens zoals artikelnaam, klantgegevens, orderstatus en opmerkingen. Je ziet ook direct wat klaarstaat voor verzending of facturering, hoeveel je in bestelling hebt staan en of er nog backorders zijn. Zo kun je tijdig bijsturen en slimmer beslissen als je nieuwe voorraden inkoopt. Aan de hand van verkochte producten (of een ingestelde minimumvoorraad) kun je zelfs inkooporders automatisch laten klaarzetten. Dit scheelt veel uitzoekwerk en voorkomt onnodige voorraden. SnelStart inControle is hiervoor zeer geschikt.
Altijd bereikbaar: de kracht van de boekhoud-app
Tegenwoordig kun je boekhouden vanaf je smartphone of tablet. Slimme boekhoudsoftware (zoals SnelStart) beschikt over een app die ondernemers meer flexibiliteit en meer inzicht geeft.
Een boekhoud-app is een zeer handige uitbreiding van je boekhoudprogramma. Je kunt hiermee vanaf elke locatie bij je administratie, als je maar toegang hebt tot internet. Via de app zie je 24/7 hoe je bedrijf presteert. Zijn er verkoopfacturen die nog moeten worden betaald? Hoe staat je omzet ervoor? De antwoorden zie je in een oogopslag via overzichtelijke diagrammen.
Bonnen scannen en mobiel factureren
Met een app van je boekhoudsysteem kun je ook je papieren bonnen digitaliseren. Als je een papieren bonnetje ontvangt bij het tankstation, zet je hem met de app bijvoorbeeld zo digitaal in je boekhouding. Hoe? Via scan en herken. Je fotografeert met de camera de bon en uploadt hem met hetzelfde gemak in je administratie. Elke inkoopfactuur en elk bonnetje wordt automatisch op de juiste plaats ingeboekt; je hoeft die boeking alleen nog te controleren en goed te keuren. Handig, want zo hoef je nooit meer bang te zijn een bon of inkoopfactuur kwijt te raken.
Factureren met je smartphone
Met een boekhoud-app verstuur je een factuur in één minuut. Zo maak en verzend je ook op locatie of onderweg razendsnel een factuur. Handig wanneer je net bij een klant de deur uitloopt en nog precies weet wat er is afgesproken. In de app kun je vervolgens ook nauwgezet de betaalstatus van de factuur volgen.
Via de app samenwerken met je boekhouder
Een boekhoud-app is ook ideaal om beter samen te werken met je boekhouder. Via de smartphone zet je je bonnen en inkoopfacturen in de boekhoudsoftware, vervolgens gaat je boekhouder hiermee aan de slag. Je hoeft dus niet meer keer op keer je papieren bonnen bij je boekhouder in te leveren. Via de app hoef je alleen nog maar je actuele cijfers te bekijken. Via dit overzicht vind je een boekhouder bij jou in de buurt waarmee je via een boekhoud-app kunt samenwerken.
