Zet die knop 'ON'

Online samenwerken met je klanten betekent: minder handmatig werk en altijd actuele cijfers. Wil je je klanten beter adviseren en de waarde van je bedrijf vergroten, nu en in de toekomst? Zet die knop 'ON' met dit starterspakket.

slider-image-2

Op deze pagina vind je een starterspakket voor een vliegende start om digitaal samen te werken met je klanten: hulpmiddelen, een stappenplan én kant-en-klare communicatie voor je klanten.

Edwin-Fatima-5 (1)

Herken jij deze problemen?

Boekhouders en accountants die werken met offline administraties, lopen tegen deze problemen aan:

  • Tijdrovende verwerking van administraties
  • Onveilig opgeslagen administraties
  • Hoge kosten en gedoe met SQL-servers en back-ups
  • Te late aanlevering van administratie
  • Fouten in de administratie
  • Elk kwartaal piekdrukte

Zo kan het ook

Online samenwerken met je klanten biedt veel voordelen:

  • Minder handmatig werk en minder fouten, dankzij automatisering
  • Met een bankkoppeling verschijnen transacties vanzelf in je klantadministraties
  • Gegevens op de veiligste manier opgeslagen in de cloud. Beschermd bij brand, diefstal of schade (zonder gedoe met SQL-server)
  • De verantwoordelijkheid voor dataveiligheid ligt niet langer alleen bij jou, maar ook bij je klant
  • Altijd, overal en vanaf elk device toegang tot de administratie
  • Versterk je rol als adviseur met cijfers die altijd actueel zijn
  • Meer tijd voor klanten, groei of rust
  • Klaar voor de toekomst: digitalisering verhoogt de waarde van je bedrijf
Edwin-Fatima-9 (1)

Stappenplan

Het is belangrijk om je klanten tijdig en duidelijk te informeren over de nieuwe manier van samenwerken. Bij voorkeur een paar maanden van tevoren. Zo heeft je klant de tijd zich voor te bereiden en voelt het niet als een plotselinge verandering.

Om je te helpen bij de communicatie naar je klanten, hebben we drie kant-en-klare voorbeeldmails voor je klaargezet. Ze zijn geschreven vanuit jouw perspectief als boekhouder of accountant en geven je klanten duidelijkheid, zonder dat het opdringerig voelt.

Om te profiteren van alle voordelen, geef je je klanten een eigen SnelStart-licentie. Al vanaf € 8,50 per maand kunnen je klanten gebruikmaken van het pakket inOrde. Een overzicht van alle pakketten voor ondernemers vind je hier.

Lees hier hoe je je klanten een SnelStart-licentie geeft.

Administraties zonder recente activiteit
Beheer je administraties waarin weinig wordt gewerkt? Zet ze dan in elk geval online, zonder je klant een eigen licentie te geven. Let op: je kunt dan niet profiteren van alle voordelen die online samenwerken met zich meebrengt. Toch is het online zetten van een administratie een essentiële stap. Alleen met een online administratie werk je veilig én kunnen jij en je klant gebruikmaken van SnelStart Polaris, de nieuweste versie van onze software.

Ondersteuning bij overzetten
Hulp nodig bij het overzetten van je klantadministraties naar SnelStart-licenties? Onze consultants helpen je hier graag mee. Neem hiervoor contact met ons op.

Na deze simpele stappen zijn je klantadministraties omgezet naar SnelStart-licenties.

Fijn! Want minder piekdrukte betekent meer tijd voor leuke dingen, meer klanten, meer advies of gewoon wat meer rust.

Communicatie voor je klanten

Deze drie kant-en-klare voorbeeldmails zijn geschreven vanuit jouw perspectief als boekhouder of accountant en geven je klanten duidelijkheid, zonder dat het opdringerig voelt.

Mail 1 – Informerend en enthousiasmerend. Laat je klant weten dat jullie binnenkort digitaal gaan samenwerken. Leg kort uit wat dat betekent en houd de drempel laag.

Mail 2 – Concreter en iets urgenter. Herhaalt de kern uit mail 1, maar geeft meer uitleg over de voordelen en de praktische gevolgen, zoals de kosten en het eigen SnelStart-pakket.

Mail 3 – Na het instellen. Een bevestiging met een helder overzicht van de voordelen waarvan je klant nu direct profiteert.

Aan de slag
Kopieer de tekst van de mails, vul de onderdelen met [tekst] zelf nog even in en pas de inhoud eventueel aan naar jouw situatie. Mail gereed? Versturen maar! Zo zorg je dat jouw klanten goed voorbereid zijn op de nieuwe manier van samenwerken.

stappenplan

🤝 Tip 1: persoonlijk contact blijft belangrijk
Naast deze mails is het belangrijk om de nieuwe werkwijze persoonlijk met je klant door te nemen. De overstap stel je idealiter samen in. Dat geeft vertrouwen, voorkomt misverstanden en zorgt dat je klant soepel meekomt in het proces.

🌱 Tip 2: begin klein
Zo’n persoonlijke benadering vraagt wat extra tijd. Je kunt er daarom voor kiezen om de mails naar een paar klanten per maand te versturen. Test hoeveel werk eruit komt, welke vragen je krijgt en pas je aanpak eventueel aan. Daarna kun je in fases nieuwe groepjes klanten informeren.

🚀 Tip 3: schakel een SnelStart-consultant in
Informeer je liever direct al je klanten en zet je ze graag in één keer over? Geen probleem. Onze consultants kunnen je ondersteunen bij het instellen en overzetten. Zo is alles snel geregeld en kost het jou minimale tijd. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.

Mail 1

Onderwerpregel
We gaan digitaal samenwerken: dit verbetert er voor jou

Inhoud e-mail
Beste [naam klant],

We gaan onze manier van samenwerken vernieuwen. Over [x maanden] stappen we over naar online samenwerken in SnelStart. Dat betekent: meer gemak voor jou én een veiligere manier van werken.

Je administratie komt op je eigen naam te staan, met een persoonlijk pakket van SnelStart. Daarmee word jij officieel eigenaar van je administratie en dat biedt veel voordelen. Je levert je bonnetjes eenvoudig digitaal aan, en wij verwerken je administratie sneller en met minder kans op fouten. Minstens zo belangrijk: alles is veilig opgeslagen in de cloud en altijd toegankelijk.

Wat verbetert er voor jou?
✓ Je hebt realtime inzicht in je cijfers, altijd en overal.
✓ Je werkt zonder papierwerk, alles gaat digitaal en overzichtelijk.
✓ Je administratie is optimaal beveiligd tegen verlies of diefstal.
✓ Je administratie staat op je eigen naam: toekomstbestendig en flexibel.

Over [x maanden] nemen we contact met je op om alles samen goed in te stellen. Heb je nu al vragen? Dan kun je ons natuurlijk altijd even bellen of mailen.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam en de naam van je accountants- of administratiekantoor]

Mail 2

Onderwerpregel
Samen digitaal verder: dit kun je verwachten

Inhoud e-mail
Beste [klantnaam],

Over een maand stappen we over op online samenwerken in SnelStart. In deze mail lees je wat dat precies betekent voor jou.

Je administratie komt op je eigen naam te staan, met een persoonlijk pakket van SnelStart. Daarmee ben jij officieel eigenaar van je administratie en dat biedt veel voordelen. Je levert je bonnetjes eenvoudig digitaal aan en wij verwerken je administratie sneller en met minder kans op fouten. Alles wordt veilig opgeslagen in de cloud en je hebt altijd toegang tot je cijfers.

Wat betekent dit voor jou?
✓ Je hebt realtime inzicht in je cijfers, altijd en overal.
✓ Je werkt zonder papierwerk, alles gaat digitaal en overzichtelijk.
✓ Je administratie is optimaal beveiligd tegen verlies of diefstal.
✓ De kosten en manier van betalen kunnen iets gaan veranderen. We bespreken samen wat het beste past en maken daar heldere afspraken over.

Binnenkort nemen we contact met je op om alles in te stellen. Wil je liever al eerder iets bespreken? Laat het weten, we plannen graag een afspraak in.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en de naam van je accountants- of administratiekantoor]

Mail 3

Onderwerpregel
Je administratie is nu online geregeld

Inhoud e-mail
Beste [klantnaam],

Zoals besproken is onze online samenwerking nu ingesteld. Vanaf nu werken we samen in een digitale, veilige omgeving via SnelStart. Mooi dat we deze stap hebben gezet. En goed nieuws: jij gaat direct de voordelen merken.

Dat betekent voor jou:
✓ Je administratie staat op je eigen naam en is altijd toegankelijk
✓ Bonnetjes en facturen lever je eenvoudig digitaal aan via de app
✓ Je hebt realtime inzicht in je inkomsten, uitgaven en de gezondheid van je bedrijf
✓ Alles gaat sneller, overzichtelijker en zonder papierwerk
✓ En wij? Wij kunnen je sneller en beter adviseren

Een slimme stap dus, voor jou én voor ons.

Vanaf nu zal de manier van betalen veranderen: we factureren maandelijks een bedrag naar je.

Mocht je nog vragen hebben over het gebruik of hulp willen bij de eerste stappen, dan helpen we je natuurlijk graag.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en de naam van je accountants- of administratiekantoor]

Cijferparadijs-Mariette Muller
“Denk niet dat je klanten niet online willen samenwerken. Als jij het wilt, neem de regie en dan volgen de ondernemers. Bij ons is geen enkele klant afgehaakt in de transitie naar online samenwerken.”


Mariëtte Muller
Het CijferParadijs

steven
“Het verdienmodel moet zijn: help ondernemers automatiseren door ze te begeleiden, ondersteunen en adviseren. Het verwerken van de administratie kun je automatisch doen. Bij ons komt juist meer omzet binnen omdat we efficiënter en makkelijker werken.”

Steven van Klompenburg
Van Klompenburg Administraties en Belastingadvies
square_ClaudiavanBraak
‘Ik neem klanten eerst bij de hand. Laat zien hoe ze iets moeten doen. De app van SnelStart wordt meteen gedownload. Als ze eenmaal zien hoe makkelijk hiermee een bon wordt ingeboekt, worden ze erg enthousiast. Met een goed fundament kan de klant veel tijd besparen. Hier investeren we graag in."
Claudia van Braak
Office Services

Veelgestelde vragen

Met een SnelStart-ondernemerspakket zoals inOrde, inStap of inKaart staan online administraties veilig in de cloud. Daarmee bedoelen we dat je gegevens zijn opgeslagen op een beveiligde server in een Nederlands datacenter. Bij een online administratie loop je daardoor niet langer het risico je gegevens te verliezen door bijvoorbeeld brand of diefstal. Het niveau van de beveiligingsmaatregelen rond een centrale server is veel hoger dan thuis of op kantoor.

SnelStart gebruikt het cloudplatform Azure van Microsoft. Microsoft beheert ook de servers van andere grote organisaties, waaronder verzekeringsmaatschappijen, banken, vliegtuigmaatschappijen en overheidsorganisaties. Iedere dag worden back-ups in het datacenter gemaakt. Dan wordt een kopie van de volledige database gemaakt. De servers worden 24 uur per dag en 7 dagen in de week bewaakt en gecontroleerd.

Tijdens het aanmelden van je klant voor een ondernemerspakket, kies jij als boekhouder of accountant wie het pakket betaalt na de 30 dagen gratis periode. De ondernemer of jijzelf. De keuze maak je in stap 3: wie ontvangt de factuur?

Veel boekhouders en accountants verwerken de pakketkosten in hun maandprijs, maar je kunt ook afspreken dat de klant de abonnementskosten betaalt.

Klanten uploaden gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen in de SnelStart-administratie. Dit kan door een foto van een bonnetje te maken met de SnelStart-app. Of door digitale bestanden vanuit de computer of telefoon aan de SnelStart-administratie toe te voegen.

Tijdens het uploaden van de bonnetjes en inkoopfacturen vindt op de achtergrond ons OCR (optical character recognition, oftewel optische tekenherkenning)-proces plaats. Alle bestanden doorlopen automatisch het OCR-proces tijdens het opladen. Alle herkende gegevens, zoals de leverancier en de bedragen, worden automatisch ingevuld in de administratie.

Boekhouders en accountants hoeven het boekingsvoorstel alleen te controleren en waar nodig aan te vullen.

Tijdens het uploaden van de bonnetjes en inkoopfacturen vindt op de achtergrond voor ieder bestand automatisch ons OCR (optical character recognition, oftewel optische tekenherkenning)-proces plaats. Alle herkende gegevens, zoals de leverancier en de bedragen, worden automatisch ingevuld in de administratie. 

Daarnaast geeft het programma bij iedere inkoop een omschrijving mee die je eventueel kunt aanpassen. In een omschrijving wordt door SnelStart automatisch de naam van de leverancier gebruikt.

Bij een nieuwe leverancier koppel je de eerste keer een grootboekrekening aan de inkoop. SnelStart onthoudt de koppeling tussen de omschrijving (waarin het programma automatisch de leverancier zet) en grootboekrekening. Bij een volgende boeking met een zelfde soort omschrijving laat SnelStart zien op welke grootboekrekening dit de vorige keren is geboekt.

Je kunt de grootboekrekening in zo’n voorkeursboeking zo nodig wijzigen, zodat het programma ‘leert’ op welke grootboekrekeningen je deze omschrijving wilt boeken. Na het geven van een akkoord op de boeking is de factuur of bon meteen ingeboekt.

Ja. De klant kan zijn bankrekening koppelen aan de administratie in SnelStart. Een bankkoppeling zorgt ervoor dat alle bankmutaties dagelijks op de goede plek in de boekhouding terechtkomen. Hierdoor zie je bijvoorbeeld meteen welke facturen al betaald zijn. En welke inkoopfacturen de klant nog moet betalen. Handig!

Vanaf het pakket inOrde kun je de nieuwe generatie bankkoppeling via PSD2 maken. Deze koppeling is beschikbaar voor de Knab, ABN Amro, SNS, ASN, Regiobank, Triodos, ING en Van Lanschot. Lees hier meer over de bankkoppeling.

Ja, door extra gebruikers aan te maken kun je met meerdere medewerkers tegelijkertijd in dezelfde administraties werken. Doordat de administraties online staan, werken jullie altijd in de meest up-to-date versie.

Bij iedere licentie zit een hoofdgebruiker en één extra gebruiker inbegrepen. Voor iedere gebruiker meer betaal je extra. Deze gebruikers kunnen vanaf hun eigen computer dezelfde functies gebruiken als jij. Het is mogelijk bepaalde functies voor extra gebruikers te verbergen, zoals het financieel dashboard.

In dit artikel lees je hoe je gebruikers toevoegt en verwijdert.

De ondernemer kan bonnetjes of papieren facturen fotograferen met de app. 

De Belastingdienst geeft aan dat je papieren bonnetjes of facturen mag inscannen en vervolgens niet hoeft te bewaren, mits duidelijk blijft dat dit de echte factuur of bon is. 

Check of je voldoet aan alle eisen. Je vindt informatie in dit artikel van de Belastingdienst.

Sommige boekhouders of accountants betalen de SnelStart-facturen van klanten met wie ze online samenwerken. Ze brengen deze facturen later in rekening bij hun klanten.

De boekhouder of accountant ontvangt een e-mail als de ondernemer de toegang tot de administratie ontzegt. 

De facturatie stopt niet automatisch. Je kunt er voor zorgen dat je niet langer voor deze klant betaalt door een e-mail te sturen naar administratie@snelstart.nl.

Je kunt niet het abonnement van de ondernemer beëindigen, dat moet diegene zelf doen.
Accountant-Boekhouden-5

We staan voor je klaar

Heb je vragen over digitaal samenwerken? Of hulp nodig bij het starten hiermee?

We helpen je graag. Bel met een van onze adviseurs via 0222 36 30 62 of mail naar accountant@snelstart.nl.