Slimme ZZP -ers maken een backup van al hun data!

door: Henk ten Cate op: 18 juni 2015

Slimme ZZP -ers maken een backup van al hun data!
Slimme ZZP -ers maken een backup van al hun data!

Wie wat bewaart, die heeft wat… te zoeken

U kent het wel… u koopt in de winteropruiming een leuk shirt voor de vakantie. Nu de zomer eindelijk begint, kan die gedragen worden. Maar waar had u hem ook alweer gelaten? Of dat interessante tijdschrift. U had het opgeruimd, maar waar…. Opruimen is een goede zaak. Terugvinden nog meer. Want opgeruimde zaken die onvindbaar zijn, hebben weinig nut. Zelfs eekhoorns kennen die problemen. Zij schijnen vaak te vergeten waar ze hun voedsel hebben verstopt. Gelukkig helpt hun neus hen dan. Had ik dat eekhoornprobleem trouwens ook maar, met de koekjestrommel.

Het wordt nog vervelender als u iets moet terugvinden in een noodsituatie. Ik had een goedgevulde verbandtrommel aangeschaft. Die bleef goedgevuld, ook toen ik met een bloedneus en verwonde knie door de keuken strompelde. Want de trommel was onvindbaar. Een belangrijke vraag: als ik de trommel had gevonden, had ik mezelf er dan mee kunnen helpen?

Waar slaat (u) de data op?

Slaat u al uw digitale bedrijfsinformatie veilig op? Toch niet een back-up van uw data in hetzelfde pand? Zodat bij een brand niet alleen uw origineel maar ook de kopie in rook opgaat. Op een aparte server in de meterkast, die een dief voor het gemak ook maar meeneemt. Nee, liever bij een goede vriend of familielid. Nog liever in de cloud.

En nu de weg terug…

Als ZZP er bent u vast erg opgeruimd. Papier in een archief, digitale data van uw boekhouding in allerlei vormen op back-up-systemen. U heeft dat misschien wel geautomatiseerd. Net als die hardwerkende eekhoorn. En toch is dit nog maar de helft!

Een onvindbare walnoot, branddeken of verbandtrommel heeft geen enkele zin. Net als data waar u geen programma voor heeft. Daar zit vaak het probleem: wat doet u als dat rode lampje gaat branden, als het systeem crasht, verbrandt, vastloopt, over de grens gaat?

Een checklist voor als…

Een belangrijk deel van de vliegopleiding, die ik ooit volgde, bestaat uit het oefenen van situaties die NIET normaal zijn. U bent rustig aan het vliegen, en ineens gaat er een rood lampje branden. Dan zult u wat moeten doen, maar wat? In iedere cockpit ligt daarom een veiligheidschecklist. Gebeurt er dit, dan moet je die stappen zetten. Er moet snel en gestructureerd gehandeld worden. Het plan B (voor noodsituaties) dat je niet hoopt te gebruiken is net zo belangrijk als plan A.

Heeft u ook zo’n checklist voor ongewone gevallen? Het gaat er immers niet alleen maar om dat uw data veilig is, maar dat ze ook weer goed teruggezet kunnen worden. ‘Landing a man on the moon and returning him safely to the earth’ Want als uw data naar de maan is, en er komt niets meer terug, is het over en sluiten. Voor sommige ZZP'ers en MKB bedrijf een letterlijke situatie.

Doe nu de ZZP stress-test

  1. Uw bedrijfspand brandt volledig af. Hoe (snel) haalt u hardware, software (inclusief programma’s en data) terug?
  2. Een virus op uw laptop maakt uw boekhoudgegevens corrupt en onbruikbaar. U heeft natuurlijk ergens de back-up. Maar kunt u daar nú bij? En hoe snel bent u weer aan het werk?
  3. U heeft gisteren een bestand geback-upt, dat vandaag een fout blijkt te bevatten. En daarmee zit die fout dus ook in de back-up. Heeft u nog een alternatief? Hoe krijgt u de data weer terug.

En…. Heeft u op elke vraag een antwoord? Of niet. In het laatste geval kunt u het beste gebruik maken van onderstaande tips.

Maak ook gebruik van onderstaande 5 tips

Ach, hoe erg is het eigenlijk als u definitief alle data (en alle vakantiefoto’s) kwijt bent? (oftewel: welke investering in een noodplan is realistisch?). Het overkwam een kennis van mij. 10 jaar foto’s weg. Een regelrechte ramp! Om nog maar niet te spreken over de opmerkingen van zijn geliefde vrouw, die de meeste foto’s had gemaakt. Met onderstaande tips had zijn relatie geen enkel krasje opgelopen.

  1. Zorg als ZZP er voor een vaste routine om te back-uppen, volgens het 3-2-1 backupsysteem.
  2. Zorg dat terugzetten van de boekhouding volgens een makkelijke checklist verloopt. Bedenk dat een storing of crash nooit alleen komt, en nooit gelegen.
  3. Zorg bij back-uppen voor een heldere naamgeving en een beschrijving op papier om welke bestanden het gaat.
  4. Noteer bijvoorbeeld ook de back-up datum.
  5. Sla data ook buiten uw pand op.
  6. Controleer van tijd tot tijd of u nog wel de juiste software hebt om de data te gebruiken.
    (SnelStart is downward compatible: data vanuit 9, 10 of 11 kunt u inlezen in 12)

Want.. wie wat bewaart, die heeft wat te gebruiken!

Data en SnelStart

In SnelStart kunt u eenvoudig een back-up maken en daarna dit bestand (ook) op een ander systeem plaatsen. Het programma SnelStart kunt u eenvoudig opnieuw installeren, waarna u de data weer kunt terugzetten.

Als u in de toekomst in de cloud gaat werken, zijn uw boekhoudgegevens in elk geval veilig en eenvoudig terug te zetten. Apart back-uppen hoeft dan veel minder frequent te gebeuren.

Met een online werkplek is de data automatisch geback-upt.

(Startende) Ondernemer?
Neem uw boekhouding serieus. Dit is belangrijk om inzicht te krijgen in de financiële situatie van uw bedrijf en om verantwoording af te kunnen leggen aan bijvoorbeeld de Belastingdienst. Boekhouden hoeft niet tijdrovend of moeilijk te zijn.

Meer weten over boekhouden? Download ons gratis E-book!

New Call-to-Action


Dit blog is geschreven door Henk ten Cate, Kennismanager bij SnelStart.

Volg Henk op social media!