Rommelige klanten? Die maken u niet meer moedeloos!

door: Louise van der Sluis op: 14 december 2017

Rommelige klanten? Die maken u niet meer moedeloos!
Hoezo-RGS

Alles stroomt, niets blijft. Zo ook het werk van de boekhouder.’ Zo omschreef de eigenaresse van een goedlopend administratiekantoor haar werk in een notendop. In haar 25-jarige loopbaan trokken veel veranderingen aan haar voorbij. In de beginjaren gestaag en vanaf de eeuwwisseling in rap tempo.  

In de jaren negentig was het behoorlijk innovatief dat er meerdere schermen in een boekhoudprogramma geopend konden worden. Kort na de eeuwwisseling was het geweldig dat bankmutaties konden worden ingelezen. En nu? Nu werken we toe naar een volledig geautomatiseerde boekhouding. Waarin de taak van de accountant zich steeds meer toespitst op controle en advisering.

Maar voordat het zover is, moet er nog heel wat gebeuren. In onze branche wordt sterk ingezet op werken in de cloud. Ieder zichzelf respecterend administratie- of accountantskantoor werkt volledig in de cloud. Zo wordt dat althans gesteld. Natuurlijk heeft het werken in de cloud legio voordelen: u kunt overal en altijd inloggen en werken, beschikt over actuele informatie en u bespaart tijd.
Het betekent natuurlijk niet dat kantoren die (nog) niet of niet volledig in de cloud werken, minder zouden presteren of achterblijven in de ontwikkelingen. Nogal wat kantoren zijn terughoudend om over te gaan op het online werken. Omdat ze opzien tegen de transitie van offline naar online of bang zijn voor (te) ingewikkelde software waarmee ze niet uit de voeten kunnen.

Angst voor het onbekende

Toch is het in veel gevallen koudwatervrees. Ongegronde angst voor het onbekende. Veel zaken gebeuren immers al online. Denk aan internetbankieren en e-mailen. De stap naar een online administratie is dan een logisch vervolg. Ook de angst voor hoge abonnementsprijzen speelt een rol. En inderdaad, er zijn nogal wat prijsverschillen tussen de verschillende pakketten. Als u zich uitsluitend beperkt tot de aanbieders met de grootste naamsbekendheid, bent u waarschijnlijk duurder uit dan bij een iets minder bekende aanbieder met een product dat minstens zo goed is, maar veel goedkoper. Het is net als in de supermarkt: de duurdere A-merken hebben de naam, maar de huismerken en minder bekende merken zijn van vergelijkbare kwaliteit of zelfs beter én veel goedkoper.

Hybride

Ook de aanbieders van pakketten die traditioneel de desktop-software aanboden, die geïnstalleerd moet worden op pc of laptop, zijn met hun tijd meegegaan. Ook zij leveren online-pakketten met handige functionaliteiten die u als accountant/boekhouder veel werk uit handen nemen. Een bedrijf als SnelStart heeft succesvolle online-pakketten ontwikkeld, die kantoren en gebruikers zelfs de mogelijkheid biedt om het offline met online werken te combineren. Deze ‘hybride’ biedt flinke voordelen en zet kantoren niet voor het blok in de keuze wel of niet online; het kan allebei.

Waarom online

Uiteindelijk ontkomt uw kantoor niet aan een overstap naar het werken in de cloud. Zoals gezegd is dat met het juiste pakket minder spannend of ingrijpend dan misschien vooraf gedacht. Zeker als u daar tegenover de voordelen van online werken zet:

  • Bankkoppeling waardoor mutaties automatisch worden ingelezen
  • Factuurbetalingen en inkoopfacturen worden herkend en automatisch geboekt of voorzien van een suggestie van een boeking
  • Relaties aanmaken met behulp van de KvK-handelsregister koppeling 
  • Btw- en ICP-aangiften direct vanuit het programma
  • Altijd en overal online inzicht in de werkstromen (afhankelijk van uw device, ook middels handige app)
  • Koppelingen mogelijk met kassasystemen en webshops
  • Online samenwerken met uw klanten

Houd ook tijd over

Dit betekent inderdaad al een flinke stap naar vergaande automatisering van de boekhouding waar u als accountant of boekhouder zich meer kunt richten op controle en advisering en uw klant zelf bonnetjes en inkoopfacturen digitaal inschiet. Dus het tijdperk van overvolle schoenendozen en uitpuilende ordners lijkt voorbij. Samen met uw klant verdeelt u het werk. Dat betekent ook dat het eenvoudiger wordt om tussentijds bij te sturen. En het voorkomt telefoontjes met vragen over boekingen, want uw klant kan zelf online bekijken hoe de vlag erbij hangt.

Een ander groot voordeel van het online samenwerken is het voorkomen van piekdrukte. Juist doordat het voor uw klanten makkelijk is zelf rekeningen te verwerken en de software zorgt voor de juiste koppeling, komt niet meer alles aan op de laatste week voor de btw-aangifte. En dat scheelt veel stress!

Safety first

Een belangrijke motivatie om in de cloud te gaan werken is de veiligheid. U werkt immers met vertrouwelijke informatie van uw klanten waar niets mee mag gebeuren. Dat is juist een reden om over te stappen op online werken. Kies wel voor een softwareleverancier die zijn zaakjes goed op orde heeft, veilig werkt en uw gegevens goed afschermt door het gebruik van veilige wachtwoorden. In de cloud kan er niets met uw administraties gebeuren. Daar staan ze 100 procent veilig. Ook in geval van brand, diefstal, computerstoring of ander van buiten komend onheil.

Daarnaast is het belangrijk dat u kiest voor een boekhoudsoftware-leverancier die voldoet aan de nieuwe Europese wet- en regelgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens. Op 25 mei 2018 gaat de wet General Data Protection Regulation (GDPR) in, in Nederland ook bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin is onder meer vastgelegd welke verantwoordelijkheden u als kantoor heeft en welke maatregelen nodig zijn om de data van uw klanten te beschermen. In een goed softwareprogramma is/wordt de nieuwe regelgeving op de juiste wijze geïmplementeerd.

Tips

Tot slot geven we u nog enkele tips waar u op moet letten bij de aanschaf/overgang naar een (ander) online-boekhoudpakket:

  • Kijk naar de gebruiksvriendelijkheid. Niet alleen voor uw eigen medewerkers, maar ook naar de mogelijkheden om gemakkelijk online samen te werken met uw klanten
  • Check de mogelijkheden van het pakket. Zorg dat u alle gewenste en noodzakelijke werkzaamheden kunt uitvoeren in het pakket
  • Kijk kritisch naar de prijzen. Duur wil niet altijd zeggen goed. Kies een pakket met een goede prijs/kwaliteitsverhouding
  • Onderzoek hoe de (klant)ondersteuning is geregeld. Is er een bemande helpdesk? Of kunnen uw medewerkers en klanten alleen maar via e-mail hun vragen stellen? In de praktijk zal het u veel tijd besparen wanneer u werkt met een pakket dat wordt ondersteund door een deskundige en goed bereikbare klantenservice

Als u nog twijfelt, maak dan gebruik van de mogelijkheid om gratis een pakket te proberen. Standaard is die gratis proefperiode 30 dagen.

Heeft u nog vragen? Bel ons gerust. Onze adviseurs helpen u graag verder. Tel. 0222-363060. Liever chatten, mailen of twitteren? Geen probleem! Via SnelStart.nl kiest u zelf hoe u ons benadert. 

Foto:
Cécile Schijven
CC Boekhouding en Advies
www.ccboekhouding.nl