Makkelijk online samenwerken

door: Bert Stomphorst op: 10 januari 2018 13:04:00 CET

Makkelijk online samenwerken
Hoezo-RGS

Veel ondernemers werken samen met hun boekhouder. Dat gebeurt in verschillende vormen. Wellicht brengt de ondernemer nog een boodschappentas, schoenendoos of ordner vol bonnen, facturen en bankafschriften bij u op kantoor. Al dan niet geordend volgens uw instructie.

Online samenwerken, een vorm van aanleveren die volop in ontwikkeling is. Bij deze vorm van samenwerking levert de ondernemer de bonnetjes en facturen digitaal aan. Het opvallende aan deze moderne vorm van samenwerken tussen ondernemer en accountant is dat het niet uit twee, maar uit drie delen bestaat.

1. De ondernemer levert aan

Hier begint het in de praktijk. Het draait allemaal om de boekhouding van de ondernemer.  Wat zijn de belangrijkste financiële gebeurtenissen in een bedrijf?

Verkoopfacturen
  • Die maakt een ondernemer online, binnen een minuut. Op de zaak, thuis of onderweg direct na een klantbezoek.
Inkoopfacturen en -bonnetjes
  • Papieren bonnetjes en facturen kunnen met de SnelStart App makkelijk worden gedigitaliseerd. Daarmee staan ze direct in de online administratie.
  • Digitale e-facturen worden met de Outlook Add-in van SnelStart supermakkelijk direct geboekt. En andere digitale facturen kunnen vanaf laptop of pc (in bulk) ook eenvoudig in SnelStart Web worden toegevoegd aan de administratie.
Betalingen
  • Facturen als betaald markeren kan de ondernemer zelf, online. Maar het kan ook automatisch, daarover straks meer.
  1. Deze manier van online aanleveren biedt de ondernemer veel voordeel: boekhouden is geen tijdrovende gebeurtenis meer die elk kwartaal een (mid)dag kost. Het wordt onderdeel van het dagelijks werk en al snel een gewoonte.

'Een beetje ondernemer wil inzicht'

  1. Als dat allemaal vastgelegd en verwerkt is, ligt er een stevige basis voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Maar een beetje ondernemer heeft daar niet genoeg aan, die wil inzicht! Daarvoor is meer nodig en met wat hulp van de specialist op dat gebied – de boekhouder – is dat snel geregeld:
    • Een overzichtelijk dashboard met de belangrijkste kengetallen
    • Overzicht van Verkoopfacturen met de betaalstatus
    • Overzicht van Inkopen met de status

2. Het boekhoudpakket verwerkt

Het meest voor de hand liggende is natuurlijk de bankkoppeling. Die zorgt er bij online administraties voor dat de bankmutaties elke nacht volautomatisch in de juiste administratie terechtkomen. Inclusief herkenning en het afboeken van betaalde facturen.

Dit draagt bij aan dagelijks actueel inzicht voor de ondernemer. Zonder tussenkomst van de boekhouder en zonder handmatig werk, zijn de betalingen van facturen verwerkt.

3. Het kantoor controleert 

Inkloppen is niet de meest optimale vorm van een administratie voeren. Belangrijke voordelen van de hierboven beschreven vorm: het is digitaal en continu. Dat laat de piekmomenten in de beruchte kwartaalmaanden afvlakken. Is dat niet mooi?

Werkvoorraad 
Om met de juiste dingen bezig te zijn, is er inzicht nodig in de werkvoorraad van de verschillende klanten. En dat is er! In de vorm van het Accountantsdashboard. In dit overzicht is direct zichtbaar hoeveel inkoopboekingen, bankboekingen en vraagposten in een administratie aandacht nodig hebben. Door hierop te sorteren kan steeds, zonder zoeken, aan de juiste administratie worden gewerkt.

Dit dashboard ook gebruiken als kantoor? Log in op SnelStart Web en laat u verrassen!

Verwerken
In de administratie zorgt de accountant voor controle en verwerking van de inkopen die de ondernemer heeft vastgelegd. Als dat gedaan is zijn de dagboeken Inkopen en Verkopen compleet en kan de Bank worden verwerkt. Het invoeren hiervan is niet meer nodig, maar het controleren wel. Zijn de facturen later ingeboekt dan dat de bankmutaties zijn binnengekomen? Geen nood! Met de functie Opnieuw koppelen in het dagboek Bank laat u de niet herkende bankmutaties ’her-matchen’ voordat u ze één voor één naloopt.

Btw-aangifte 
Na de verwerking en controle is de btw-aangifte in SnelStart met een druk op de knop gedaan. De aangifte wordt berekend en staat vervolgens klaar om naar de Belastingdienst zenden. Direct vanuit SnelStart. Zonder gedoe. Dat is wel zo makkelijk.

'Boekhouding gedaan, administratie bij!'

Deze werkwijze is niet alleen makkelijk. Maar ook heel effectief. Want: ondernemer, boekhouder en automatisering werken samen aan een actuele administratie. Op het moment dat het nodig is.

De ondernemer:

  • Factureert
  • Levert digitaal aan
  • Heeft inzicht

 En de accountant:

  • Krijgt gespreid aangeleverd
  • Verwerkt
  • Controleert
  • Verzorgt aangiftes 
  • Heeft inzicht
  • Adviseert op basis van ‘vandaag’

Ik wil dit ook!

Meer over dit onderwerp?


Bert Stomphorst

Door Bert Stomphorst

Bert is Product Owner bij SnelStart. In deze functie zorgt hij ervoor dat de SnelStart software steeds beter wordt. Bert is enthousiast over mooie ontwikkelingen, maar stelt zich altijd scherp om uiteindelijk te gaan voor het allerbeste.

Wat vond u van dit artikel?
Goed verhaal! of Geef een tip of stel een vraag aan Bert Stomphorst.


Volg Bert Stomphorst op social media: