Grossierkoppelingen: De kracht van combineren!

door: Marco Hage op: 8 juni 2015 14:00:00 CEST

Grossierkoppelingen: De kracht van combineren!
Grossierkoppelingen: De kracht van combineren!

In elke bedrijfstak is het van groot belang dat de bedrijfsprocessen zo soepel mogelijk lopen. In een garage- of autobedrijf is dat net zo belangrijk als in een melkveehouderij of een ballonnenfabriek. De juiste software kan precies die smeerolie zijn, waarmee u meer vaart brengt in een stroeve bedrijfsvoering.

Als garagebedrijf heeft u het al druk genoeg. Afspraken maken en plannen voor onderhoud, zorgen dat de benodigde onderdelen op tijd geleverd worden en dan ook nog zorgen dat uw klanten op tijd betalen. Deze handelingen nemen allemaal veel kostbare tijd in beslag. Tijd die u natuurlijk liever besteedt aan het sleutelen aan auto’s. Daar verdient u tenslotte uw geld mee. Effectief gebruik van dat juiste software is dan heel belangrijk, zoals u ook al heeft kunnen lezen in het blog van mijn collega Daan van der Slikke.

Hoeveel soorten software gebruikt u eigenlijk?

Neem nu bijvoorbeeld het bestellen van onderdelen. Hoeveel stappen moet u hiervoor niet doorlopen? En, welke programma’s gebruikt u allemaal? We gaan die stappen eens tegen het licht houden. Uw klant komt binnen en u rijdt zijn auto op de brug:

  • Lijstje maken met onderdelen die nodig zijn;
  • Onderdelen opzoeken in de catalogus van de leverancier;
  • Bestellijstje maken voor de leverancier;
  • Bellen met de leverancier om de onderdelen te bestellen;
  • Een werkbon maken met alle onderdelen;
  • Tenslotte alle onderdelen en uren factureren bij de klant;

We zien direct al de hoeveelheid verschillende media en software die u nodig heeft. Een briefje om in de werkplaats de benodigde onderdelen te noteren. Daarna een catalogus, papier of op de website van de leverancier. Vervolgens belt u met de leverancier om de onderdelen te bestellen. Na ontvangst van de onderdelen schrijft u een werkbon en tenslotte maakt u de factuur (facturatieprogramma) voor de klant en verwerkt die in de boekhouding (boekhoudprogramma).

SnelStart Garage combineert!

Het heen en weer schakelen tussen de verschillende programma’s kost tijd. Bovendien is de kans op fouten groter, omdat data telkens moet worden overgenomen van het ene in het andere programma. Het is toch veel eenvoudiger als u alle benodigde handelingen in één programma kunt doen?

SnelStart Garage is een krachtig softwarepakket waarmee u uw klanten- en voertuigenbestand volledig integreert met uw administratie. Bovendien vervangt u met de grossierkoppeling alle bovenstaande media en software door slechts één programma: SnelStart!

Is het echt zo handig?

Daar kan ik alleen maar met een volmondig ‘Ja’ op antwoorden. We doorlopen de eerder genoemde stappen van het bestelproces nog eens. Uw klant komt nogmaals binnen en u rijdt zijn auto weer op de brug:

Na inspectie weet u welke onderdelen u precies nodig heeft. Op de computer in de werkplaats start u SnelStart op en u begint met het aanmaken van een order. Dan zoekt u de klant en zijn voertuig erbij en gaat u direct in SnelStart naar de webshop van uw leverancier (grossier). De webshop van uw grossier opent in een nieuw venster en het kenteken van het voertuig wordt overgenomen. U kunt dus direct beginnen met het verzamelen van de juiste onderdelen in het winkelwagentje.

Heeft u alle onderdelen in het winkelwagentje, dan neemt u deze in één keer over in de openstaande order. U rondt de bestelling af bij de grossier en sluit hierna het extra venster af. Van de order maakt u nu direct een werkbon en, aan het eind van het proces, de factuur voor de klant. Uiteraard staat deze ook weer direct in uw boekhouding.

Is het u opgevallen dat we voor dit hele proces maar één programma hebben gebruikt?

Eerst even instellen

Het spreekt voor zich dat uw administratie wel eerst moet worden ingesteld. Dit is een eenmalige handeling en levert u daarna gewoon veel gemak op. Het instellen gebeurt in het venster voor de basisinstellingen en dat bereikt u via het tabblad Administratie en de knop Instellingen. Onderaan het menu staat de tekst Grossierkoppelingen. U klikt hierop en kiest daarna voor de knop Nieuw.

Er moet nu een aantal velden worden ingevuld:

Mijn Grossier

  1. De naam is al voorgeprogrammeerd, maar die kunt u aanpassen. Bij sommige grossiers kunt u ook een eigen URL opgeven.
  2. Het standaard artikelnummer. Onderdelen die u via SnelStart bestelt bij uw grossier, worden niet toegevoegd aan uw voorraad. Er worden dan ook geen artikelen van aangemaakt in uw administratie. Wat u wel nodig heeft is één apart standaard artikel dat SnelStart gebruikt op de werkbon en de factuur. De omschrijving, het aantal en de prijs van het standaard artikel worden vervangen door de omschrijving, het aantal en de prijs uit het winkelwagentje.
  3. Elke grossier die is aangesloten bij een grossierswebsite heeft een eigen catalogus (behalve bij Mijngrossier.nl). Deze vult u in het daarvoor bestemde veld.
  4. U moet natuurlijk wel beschikken over een bestelaccount bij de grossier. Als u deze heeft, dan vult u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in de laatste twee velden in.

Na het invullen van de nodige velden slaat u de instellingen op en is de koppeling klaar voor gebruik. Heeft u meerdere grossiers bij wie u een bestelaccount heeft, dan kunt u deze stappen herhalen.

Bestel maar

En dan wordt het nu tijd om te gaan bestellen. U gaat naar het tabblad Facturen en klikt op de knop Verkopen om het verkoopvenster te openen:

Mijn Grossier

  1. U moet onderdelen bestellen voor een klant, dus vul om te beginnen het klantnummer van de klant in.
  2. Dubbelklik daarna op een verkoopsjabloon om een nieuwe order te openen voor deze klant. Als deze klant een voertuig op zijn naam heeft staan, dan wordt dit voertuig direct zichtbaar in het tabblad voertuigen.
  3. En dan komt nu het moment om de koppeling met de webshop van uw grossier te activeren. Dat doet u met de knop ‘Grossier’. Zodra u hierop klikt en de juiste grossier kiest, dan opent SnelStart een nieuw venster en logt u direct in op de website van de grossier. Het kenteken van het voertuig wordt ook direct overgenomen.
  4. Verzamel alle onderdelen die u nodig heeft in het winkelwagentje van de grossier. Bent u klaar? Neem dan met één druk op de knop de verzamelde onderdelen over in de order in SnelStart.
  5. Na het overnemen van de onderdelen rondt u in het venster van de grossier de bestelling af. Als de bestelling geplaatst is sluit u het venster en komt u weer terug in het ordervenster. Alle bestelde onderdelen staan nu in uw orderregels.
  6. Terwijl uw grossier de bestelde onderdelen naar u verstuurt, drukt u intussen een werkbon af in SnelStart. Die wordt netjes opgeslagen bij de klant, zodat u hem later weer kunt openen en omzetten naar een factuur.

Het zou natuurlijk het mooist zijn als we al onze behoeften in een groot softwarepakket zouden kunnen vatten. Misschien is dat wel een te grote wens. Het is echter wel een goede zaak om uw software eens door te nemen en te kijken waar u kunt vereenvoudigen.

Nog geen SnelStart klant, maar wel nieuwsgierig? U kunt het gemak van SnelStart Garage nu 30 dagen gratis uitproberen! U kunt een trial aanvragen van een van onze vijf SnelStart pakketten.

SnelStart voor autobedrijven

Dit blog is geschreven door Marco Hage, Kennisbeheerder bij SnelStart

Volg Marco op social media!