Efficiënt en effectief je klanten ondersteunen

door: Marjolijne Banks-van der Ven op: 3 juni 2020 9:55:51 CEST

Efficiënt en effectief je klanten ondersteunen

De coronacrisis heeft ingrijpende gevolgen voor veel ondernemers. Om gebruik te kunnen maken van steunmaatregelen en om de schade te beperken, is actueel financieel inzicht nodig. En ondernemers kunnen daarbij wel wat hulp gebruiken.

Hoe ondersteun jij je klanten in deze tijden? Marcel Spoelstra van Spoelstra Accountancy Services en Frank Robben van 3B Adviseurs & Accountants vertellen: over online samenwerken, advies en handige tools.

Informatie en onzekerheid

In de eerste weken van de crisis was er vooral behoefte aan informatie. Frank vertelt dat er inmiddels een twintigtal nieuwsbrieven zijn verstuurd. In deze e-mails werden klanten ook gestimuleerd om zelf actie te ondernemen en te onderzoeken hoe corona-proof hun onderneming was.

Bij sommige klanten van Marcel liepen de zaken in de eerste weken onverwacht goed. Een bierbrouwer die voor de crisis met name leverde aan de horeca, levert nu opeens meer bier aan de supermarkt. En er zijn ondernemingen, bijvoorbeeld transportbedrijven, waar de omzet is toegenomen.

Echter, de meeste klanten vertellen Marcel over hun gevoel van onzekerheid. ‘Klanten hebben soms al steun aangevraagd, maar voelen zich onzeker over de toekomst. In de komende periode gaat het vooral over overleven. Als accountant wil je je klanten daarbij helpen. We maken verschillende scenario’s aan om inzicht te krijgen in welke financiële steun er misschien nodig is. En deze scenario’s wil je baseren op een up-to-date boekhouding.’

Marcel_Spoelstra_Frank_Robben-2

Eye-opener

Door online samen te werken aan de administratie beschik je als accountant altijd over up-to-date financiële informatie van klanten. Daarnaast zorgen de coronamaatregelen voor extra redenen om te starten met online boekhouden. Zo geeft Frank aan dat zijn kantoor een behoorlijk aantal klanten over de streep wist te trekken doordat het aanleveren van bonnetjes en mappen er niet gemakkelijker op werd. ‘Klanten konden opeens niet zomaar langskomen om iets af te geven. Mede daardoor zagen ze de voordelen van online werken nu wel in. Wat dat betreft is de coronacrisis een echte eye-opener voor een aantal klanten die voorheen niet online wilden boekhouden.’

Visionplanner seintje bij omzetdaling

Het merendeel van de klanten van Spoelstra Accountancy Services houdt de boekhouding online bij. Online samenwerken aan de boekhouding kost minder tijd, niet alleen voor de klant, maar ook voor de accountant. Dit zorgt dat er meer ruimte over is voor het geven van advies. Marcel vertelt dat voor de crisis de btw-aangiftes alleen werden nagekeken, maar nu is men tijdens de controle van de btw-aangiftes ook alert op acute nood. Hiervoor gebruikt het kantoor het managementdashboard van Visionplanner.

Visionplanner maakt snel en eenvoudig inzichtelijk hoe alle klanten er financieel voorstaan. Het programma is direct gekoppeld aan de online boekhouding. Marcel vertelt dat het kantoor tijdelijk een extra waarschuwing heeft aangemaakt in het dashboard van Visionplanner, waarbij het programma een seintje geeft als de omzet van een onderneming meer dan 20% is gedaald. ‘Met Visionplanner zie je snel, zonder te veel klikken, bij welke ondernemers problemen kunnen ontstaan. Zo zien we wie nog geen hulp heeft aangevraagd en toch hulp nodig heeft. Deze klanten kunnen we vervolgens proactief benaderen.’

BMKB Borgstellingskrediet aanvragen met LoanStreet

Spoelstra Accountancy Services en 3B Adviseurs & Accountants maken beide gebruik van LoanStreet wanneer een klant een zakelijke lening nodig heeft. LoanStreet biedt toegang tot financiering bij een groot aantal aanbieders. Na het invullen van de bedrijfs- en financiële gegevens kun je in één keer meerdere aanvragen versturen naar verschillende financiers. Het programma vergelijkt automatisch alle leningen en geeft meteen inzicht in de verwachte rente per financier.

Accountants kunnen nu via LoanStreet ook versneld een BMKB Borgstellingskrediet, KKC, BMKB-C en GO-C voor een klant aanvragen. De aanvraag wordt verstuurd naar de ABN AMRO, ING en Rabobank. Door de koppeling met de boekhouding kun je snel de mogelijkheden vergelijken en eenvoudig de aanvraag samenstellen. De eisen voor deze financiële regelingen zijn in het programma verwerkt en je ziet direct of de ondernemer in aanmerking komt voor een borgstellingskrediet.

Snel en eenvoudig inzicht in problemen en oplossingen

Een aantal klanten van beide kantoren hebben al financiering aangevraagd, maar er zijn ook ondernemers zonder aanvragen waarvan Marcel en Frank vermoeden dat ze een BMKB Borgstellingskrediet goed kunnen gebruiken. Een online boekhouding en de koppeling met een managementdashboard en LoanStreet maken potentiële problemen en de mogelijke oplossingen snel inzichtelijk.

Voor het aanvragen van financiering via LoanStreet werkt Marcel op een no-cure-no-pay basis. ‘Juist omdat het zo eenvoudig is om van te voren te beoordelen of een aanvraag succesvol zal zijn of niet, wordt het risico voor het doen van zo’n aanbod enorm verlaagd.’

RGS ready

Marcel wijst er op dat wanneer de boekhouding gebaseerd is op RGS (Referentie Grootboek Schema) de koppeling tussen de boekhouding en LoanStreet nog meer tijd bespaart bij het voorbereiden van een aanvraag. ‘Bij een boekhouding die gebaseerd is op RGS worden alle gegevens in één keer goed overgenomen door de software die je koppelt. Anders moet je gegevens voor een deel handmatig invoeren en dat kost wat meer tijd. Dat geldt overigens ook voor koppelingen met andere software, zoals bijvoorbeeld Nextens, waarmee ik onder andere de jaarrekeningen opstel’.  

Meer weten?

SnelStart biedt in samenwerking met partners extra opties die het makkelijker maken om klanten te helpen. De producten van de partners kunnen gekoppeld worden aan je SnelStart-pakket. Dit bespaart veel tijd en maakt kostbaar maatwerk overbodig. Hier vind je een overzicht van alle producten van partners.

In lastige tijden hebben ondernemers meer behoefte aan advies. Jij kunt die adviesrol vervullen. Online samenwerken in SnelStart bespaart je tijd en zorgt voor up-to-date cijfers. Zo kun je nòg betere adviesgesprekken voeren en creëer je ruimte voor meer klanten in de toekomst. Hier lees je meer over online samenwerken met je klanten.

In SnelStart Web koppel je in het pakket Accountant eenvoudig het grootboekschema aan de juiste RGS-codes. Je leest er meer over in dit blog.