Bent u klaar voor de digitale toekomst?

door: Bert Stomphorst op: 29 december 2017

Bent u klaar voor de digitale toekomst?
Hoezo-RGS

In een vorig blog schreef ik over de vraag of het voor accountants- en administratiekantoren nodig is om te veranderen. Op de SnelStart Aangenaam 2017 hebben we niet alleen verteld dat veranderen nodig is om door te ontwikkelen en bij te blijven. We hebben ook handvatten aangereikt om hierbij te helpen.

Van de vorige eeuw naar de toekomst

Vroeger werden administraties met de hand geschreven. Een paar jaar geleden sprak ik nog een boekhouder die dat voor één klant nog deed met de jaarrekening. Maar vooral uit nostalgie. Inmiddels zijn we al vele jaren gewend aan boekhouden op de computer. Maar tijden veranderen en ontwikkelingen gaan door. Waar gaat het naartoe?

Alles wijst erop dat boekhouden (bijna) automatisch wordt. Een boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten. Die feiten zijn het gevolg van gebeurtenissen, zoals een verkoop of inkoop, of een overboeking van geld. En die gebeurtenissen vinden steeds meer digitaal plaats. Een logisch gevolg van die ontwikkeling is dat de rest ook digitaal gaat. Hoe lang zullen we nog facturen in pdf-vorm mailen? In de toekomst komt de factuur direct in de boekhouding van de klant terecht, die hem alleen nog hoeft te controleren. 

Nog een poosje en dan is het tijdperk van ‘de factuur als visitekaartje’ echt voorbij. Bent u, als kantoor en als ondernemer, klaar voor deze digitale toekomst? Hieronder vier pijlers van digitale transformatie die hiervoor van groot belang zijn.

 

1. Betrek uw klanten. Actief!

Uw klant is de baas. En het is altijd verstandig om de baas te betrekken, toch?                                             

 ''Betrek de baas!''

In deze tijd van digitalisering wordt echt menselijk contact waardevoller. Dat lijkt tegenstrijdig, maar mensen willen niet geautomatiseerd worden. Processen kunnen wellicht veel worden geautomatiseerd, maar relaties (nog) niet. Gelukkig maar, blijft de maatschappij toch nog een beetje menselijk!

Veel accountants, boekhouders, fiscalisten en andere financieel adviseurs zien zichzelf als de (financiële) vertrouwenspersoon van hun klant. Maar ziet de klant dat ook zo? Komt het niet (te) veel voor dat het klantcontact zich beperkt tot het overdragen van de ordner met facturen en bonnetjes van het afgelopen kwartaal? Is de ‘vertrouwenspersoon’ op de hoogte van – om maar wat te noemen – plannen voor aanschaf van een nieuwe auto? Daar ligt wel potentiële toegevoegde waarde, om te kunnen adviseren over afschrijving, financiële impact op korte en lange termijn, fiscale mogelijkheden, etc.

 ''Hoeveel weet u nu écht van uw klant?''

Hoe dan ook: het bestaansrecht van een dienstverlenende onderneming is de betrokkenheid van de klant. En betrokkenheid krijg je door contact. Persoonlijk contact, maar ook digitaal contact/inzicht kan hierin helpen. Wat mij betreft is het voor een dienstverlener een must om klanten actief te volgen op social media.

2. Empower uw medewerkers én de ondernemer

Het betrekken van klanten begint bij uw mederwerkers. Die zijn als het ware de banden van de auto, die het contact met de weg vormen. En wat hebben die mensen dan nodig om de klant optimaal te bedienen?

Inspiratie

Wat is de missie van uw bedrijf? Wat belooft u de klant? Is dat in de directiekamer bedacht? Of lééft uw bedrijfsmissie bij alle medewerkers? En kunnen zij die in al hun handelen namens uw bedrijf ook concreet vormgeven?

''Een pc op elk bureau en in elk huis – Bill Gates''

Hoe actueel is die missie eigenlijk? Microsoft had een duidelijke missie: een pc op elk bureau en in elk huis. Maar die missie bleek niet meer krachtig genoeg om in de top 5 van ’s werelds meest waardevolle bedrijven te blijven (Visual capitalist, 2016). De nieuwe missie hielp om weer terug te komen: ’Bied elke persoon en elke organisatie op aarde de mogelijkheid om meer te bereiken’.

''Bied elke persoon en elke organisatie op aarde de mogelijkheid om meer te bereiken – Satya Nadella''

Het verschil? Van macht – wij, het grote Microsoft, bepalen hoe de wereld eruitziet – naar waarden en mogelijkheden.
Wat maakt uw bedrijf mogelijk? En is dat voor alle medewerkers glashelder.

Goed gereedschap

Naast de juiste inspiratie, moet er natuurlijk ook goed gereedschap zijn. Welk gereedschap is nodig om het werk (uw product optimaal leveren aan uw klanten) zo goed mogelijk te doen? Dat gaat over tastbare zaken, zoals apparatuur. Is het waardevol om via WhatsApp of iets dergelijks te communiceren met klanten? Laat uw medewerkers dat dan niet via hun persoonlijke mobiele nummer doen. Zijn medewerkers veel onderweg? Hebben ze dan de middelen om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen?

''Digitaal werken? Verhuis de archiefkasten naar de cloud!''

En over minder tastbare zaken: Met welke software werkt u? Is informatie op de juiste momenten en plaatsen beschikbaar en toegankelijk? De digitale toekomst is immers ook steeds minder afhankelijk van fysieke aanwezigheid. Als de digitale archiefkast online staat, werkt dat anno nu een stuk makkelijker.

3. Optimaliseer uw processen

Neem drempels weg! Uw klant verwacht hoogwaardige dienstverlening. Daar horen geen drempels en hindernissen bij. 

''Zorg voor een drempelloze samenwerking''

Dus breng de processen in kaart. Voor nieuwe klanten, maar niet in het minst voor bestaande klanten. Hoe willen uw klanten samenwerken? Dat zal niet in alle gevallen gelijk zijn. Waar kunt u aan voldoen en wat kunt u verbeteren?

Zorg dat u en uw medewerkers in de verbeterstand staan. Inspireer ze, zodat ze ‘AAN’ staan voor drempelloos samenwerken met uw klanten. Niet eenmalig, maar continu.

4. De juiste producten

Met betrokken klanten, geïnspireerde medewerkers en een drempelloos proces kun je niet zoveel als er geen product is. Dat voelt als een weg zonder verkeer, of een auto zonder inzittenden/bagage.

Wat levert u aan uw klanten? Iets om bij stil te staan. Welke dienstverlening biedt u als administratie- of accountantskantoor? Is dat ‘het vastleggen van de boekhouding’? Boekhouding gedaan? Een juiste aangifte? Een optimale aangifte? Inzicht? Leerstof?

Wat het ook moge zijn: Wat is de toekomst van dat product? Blijft het bestaansrecht houden? Sommige producten zullen meer of minder geautomatiseerd worden. Andere niet. Belangrijk is dat het product klopt bij de andere drie pijlers. Want een toekomstgerichte organisatie met een vastgeroest product is oude wijn in nieuwe zakken.

Klant – medewerker – proces – product

Het kan niet zonder elkaar. Deze vier pijlers verdienen continu aandacht. 

Met als motto: ‘Elke dag beter!’

Meer over dit onderwerp?


Bert Stomphorst

Door Bert Stomphorst

Bert is Product Owner bij SnelStart. In deze functie zorgt hij ervoor dat de SnelStart software steeds beter wordt. Bert is enthousiast over mooie ontwikkelingen, maar stelt zich altijd scherp om uiteindelijk te gaan voor het allerbeste.

Wat vond u van dit artikel?
Goed verhaal! of Geef een tip of stel een vraag aan Bert Stomphorst.


Volg Bert Stomphorst op social media: